Robots de software en los Servicios de Personas y Organización de Repsol: compartiendo nuestra experiencia

Repsol Digital
Aug 2 · 4 min read

Muchas de las operaciones y servicios de Recursos Humanos son susceptibles de ser robotizadas, parcial o totalmente, especialmente aquellas tareas más repetitivas que forman parte de procesos de gestión sencilla y donde no se requiere intervención humana para aportar criterios subjetivos en su ejecución. La premisa es clara: ¿y si los robots mejorasen nuestra vida profesional, también en el ámbito de los Recursos Humanos? Te contamos nuestra experiencia desde las personas que han ayudado a definir estas nuevas formas de trabajo.

Los robots que hemos desarrollado hasta la fecha para nuestros Servicios de Personas y Organización de Repsol realizan las siguientes acciones:

Conectan gestiones entre distintas bases de datos, traspasando datos de unas a otras, y activando distintas acciones en cada una de ellas. Por ejemplo, cruzan información, detectan lo que se debe cambiar, graban en los sistemas necesarios, etc.

Envían y responden correos electrónicos al empleado, que ni siquiera es consciente de que existe un robot detrás de ese proceso.

Gestionan puntos de alerta pre-establecidos. Por ejemplo, cuando el monto destinado a un beneficio se ha alcanzado. Así controlan además el techo de gasto de cada proceso. En este sentido pueden tener también carácter preventivo.

Detectan errores en procesos que requieren de intervención humana para analizarlos y corregirlos. Sirven, además, de punto de aprendizaje para las personas, al permitir identificar dónde se ha producido el error y la causa.

Después de unos meses viviendo la experiencia de construir robots en algunos de nuestros procesos junto con la ayuda de nuestro Hub de RPA (Robotic Process Automation), nos gustaría compartir algunas de las lecciones aprendidas en este camino:

1. Escoge el proceso adecuado

No todo proceso de Recursos Humanos es robotizable, o en ocasiones, no todas las tareas de ese proceso lo son, al menos hoy por hoy, y según nuestra experiencia. Lo son los procesos estándar, con tareas repetitivas y con un volumen de operaciones significativo.

Es importante también que sea un proceso estable, es decir, sobre el que se pueden prever pocos cambios a futuro o que estos sean mínimos a la hora de implementarlos a medio plazo.

2. Mide lo que vas a ganar

¿Cuál es tu retorno de la inversión si empiezas a apoyarte en robots? Quizás tu equipo se puede liberar de cargas de trabajo internas para dedicarse a tareas de mayor valor, o puede ser que el robot permita reducir costes de proveedores externos, o incluso no produciéndose ninguno de los efectos anteriores, el objetivo puede ser conseguir que los procesos se realicen en un tiempo ostensiblemente menor y, por tanto, que aumente la experiencia y satisfacción del empleado o de los clientes internos.

Desde Repsol, en los robots ya realizados por nuestro equipo de Servicios de Personas y Organización y el Hub de RPA, hemos reducido costes externos, liberado tiempo del equipo para dedicarlo a proyectos como construcción de diferentes robots u otros proyectos digitales que tenemos en curso, y hemos mejorado procesos, donde el lead time de operación se ha reducido hasta en un 90% en algunos casos.

3. Haz que el proceso gane en eficiencia

Antes de robotizar el proceso, el área funcional, que conoce paso a paso dicho proceso, debe construir la mejor versión del mismo. Esto significa simplificarlo, reducir pasos, replantearse aprobaciones o cualquier punto que no sea necesario y que lo dilate innecesariamente. Al tener que hacer este análisis, que en algunos casos hemos compartido con áreas como Relaciones Laborales, surgen operaciones mucho más eficientes.

Cuando se visualice el nuevo proceso, deberá quedar claro, además, si hay puntos mixtos de intervención de robots e intervención humana en distintos puntos. También se tendrá que definir la frecuencia con la que cada robot va a actuar, que será la que sea necesaria en cada proceso (diaria, semanal, etc.).

Es necesario, por último, tener en cuenta desde el inicio los diferentes sistemas con los que debe interactuar el robot, dado que las pruebas de preproducción se deben acometer en todos ellos (nuestro cuarto robot, por ejemplo, ha conectado Workday, Firma Digital y SAP).

Esta fase es quizás la que requiere mayor tiempo y esfuerzo para que el robot funcione del modo más eficiente posible desde los primeros meses y para evitar posteriores retrabajos o evolutivos.

4. ¿Y después?

Una vez construido el robot, entramos en la fase en la que el área funcional monitoriza cómo comienza a operar, seguimiento de incidencias etc. Es una fase que nuestro Hub de RPA estima aproximadamente en 2 meses. Cuanto mejor se haga el seguimiento en esta fase, menor dedicación posterior habrá del área funcional a la monitorización del proceso.

Por ejemplo, una vez estabilizado el proceso, nuestro segundo robot ha logrado que la supervisión humana sea de media hora al mes.

Para concluir, la robotización de procesos forma ya parte de la realidad en nuestros Servicios de Personas y Organización, una realidad incipiente y progresiva, que continuaremos automatizando junto con el Hub de RPA en próximos meses y donde los distintos proyectos de digitalización que tenemos en curso se irán conectando. Otro próximo hito lo protagoniza un chatbot de atención al empleado, que atenderá la consulta del empleado sobre un préstamo y cuando el empleado decida solicitar dicho préstamo, el chatbot se sincronizará automáticamente con el robot que gestiona dicho beneficio social.

Como ves, nuestro entorno de trabajo es ya un verdadero entorno híbrido conformado por lo mejor de las personas y los robots.

Conoce más sobre nuestra transformación digital en #RepsolDigital.

* Este artículo está escrito en nombre de todas las personas del equipo de Servicios de Personas y Organización que, junto con el Hub de RPA de Repsol, son los protagonistas de esta verdadera transformación. A todos ellos, nuestro reconocimiento y gratitud, por su esfuerzo, pasión y dedicación.

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