Itseohjautuvuutta tukevat käytänteet Open Knowledge Finlandissa

Open Knowledge Finland ry on vuonna 2012 perustettu järjestö, joka pyrkii edesauttamaan reilun ja avoimen digitaalisen yhteiskunnan syntyä avoimen tietämyksen ja avoimen yhteistyön avulla.

Järjestön arvomaailmaan on alusta alkaen kuulunut järjestökentältä ja muutenkin kansalaisyhteiskunnasta tuttu tasavertaisuuden ja hajautetun toiminnan periaatteet, vaikka formaalit yhdistyslain mukaiset rakenteet yhdistyksellä. Tämän myötä toiminnassa korostunut itseohjautuvuus on siis ollut osa yhdistyksen toimintaa, ja tämä on huomioitu esimerkiksi Filosofian Akatemian Frank Martelan ja Karoliina Jarenkon toimittamassa Itseohjautuvuus — Miten organisoitua tulevaisuudessa? -kirjassa.

Vaikka Open Knowledge Finland on itseohjautuvuutta tukevilla arvoilla saanut merkittäviä tuloksia, kuten esimerkiksi nyttemmin omaksi globaaliksi yhdistyksekseen muuttuneen MyData-liikkeen käynnistäminen, itseohjautuvuus ei ole ollut täysin mutkatonta. Tästä syystä lähdimme kehittämään yhdistyksessä ymmärrystä itseohjautuvuutta tukevista käytänteistä.

Kirjoitimme vajaa vuosi sitten blogikirjoituksen otsikolla Sosiaaliset ja teknologiset käytänteet verkostoajan organisaatioissa verkosto-organisoitumisesta ja mainituista yhdistyksen itseohjautuvuutta tukevista käytänteistä, joista on lyhyt kertaus seuraavassa.

Teknologiaa ja sosiaalisia verkostoja hyödyntävät verkosto-organisaatiot edellyttävät uusia, avoimempia yhteistyön muotoja, joissa Facebookin, Slackin, Google Driven, Loomion ja muiden kaltaisten teknologisten työvälineiden rinnalla on sosiaalisia käytänteitä, jotka mahdollistavat verkostomaisen, hajautetun, jaettuun toimijuuteen perustuvan yhteistyön.
Olemme Open Knowledge Finlandissa edistäneet avoimuuden arvoa teknologian avulla yhdistyksen perustamisesta alkaen vuodesta 2012. Henkilötietoja lukuunottamatta budjettimme, päätöksentekomme, verkostomme sekä tiimimme kommunikaatio, yhteistyövälineemme ja dokumenttimme ovat olleet kenen tahansa avoimesti tarkasteltavissa. Osallistuminen toimintaamme on pyritty näiden avulla tekemään mahdollisimman helpoksi.
Open Knowledge Finlandissa käytössä olevat yhteistyösovellukset.
Olemme kuitenkin huomanneet, että tietämystä koskevan avoimuuden rinnalla kaipaamme sosiaalisia käytänteitä, jotka voisivat auttaa meitä olemaan tehokkaita yhteistyön tekemisessä jaetun toimijuuden avulla. Tätä varten haluamme ruokkia ResponsiveOrg Finland -verkoston toimintaa. Sosiaalisia toimintatapoja, jotka perustuvat ihmisiin luotamiseen, osallisuuteen ja hajautettuun vastuuseen voi hakea esimerkiksi Sosiokratia 3.0:sta, Holakratiasta, Management 3.0:sta tai pitämällä silmät auki minkä vain tarkoitusta palvelevan läheteen suhteen. Pyrimme edistämään yksittäisten toimintatapojen leviämistä yhteisössämme Open Collaboration in OKFI kanban-taulun avulla, joka löytyy osoittesta:
http://okf.fi/opencollab
Open Collaboration in OKFI kanban-taulu: http://okf.fi/opencollab

Missä ollaan tänä päivänä?

Open Collaboration in OKFI kanban-taulun tavoitteena oli edistää itseohjautuvuutta tukevien käytänteiden oppimista järjestöyhteisössä. Open Knowledge Finland toimii pääosin pienien, toisistaan erillisten tiimien varassa ja tästä syystä käytänteiden levittäminen ei ole kovin nopeaa. Yhdistyksen hallituksella on käytössä joitain, projektitiimeissä toisenlaisia ja joissain meetupeissa käytetään toisenlaisia juttuja.

Rounds

Laajimmalle levinneet käytänteet ovat rounds (puhekierros) ja päätöksenteon käsimerkit. Sosiokratiasta tuttu rounds perustuu siihen, että jokainen kokoukseen tai tilaisuuteen osallistuva pääsee vuorollaan ääneen vähintään tilaisuuden alussa (check-in) ja mahdollisesti tilaisuuden lopussa (check-out). Roundsin tavoitteena on virittää kaikki osallistujat yhteiseen tilaan sekä mahdollistamalla oman kokemuksen jakamisen ja kuulluksi tulemisen että saamaan kaikki kuuntelemaan toisiaan. Roundseja tehdään joko niin, että jokainen puhuu vuorollaan tai niin, että edellinen puhuja siirtää puheenvuoron valitsemalleen seuraavalle henkilölle.

Aloituskierros, check-in round. Lähde: http://okf.fi/resporg-daretolearn

Päätöksenteon käsimerkit

Toinen yleisessä käytössä oleva käytänne on sosiokratiasta peräisin olevat päätöksenteon käsimerkit. Siinä missä kokouksissa äänekkäimmät ovat äänessä ja kuvittelemme ääneen sanottujen asioiden perusteella, että olemme kaikki samaa mieltä, näin ei yleensä ole. Päätöksenteon käsimerkit, jotka toimivat eräänlaisena päätöksenteon hetkellä joukkoistettuna kivi-paperi-sakset -pelinä, auttavat kaikkia tuomaan omat ajatuksensa esille.

Jos henkilö on samaa mieltä päätösesityksen kanssa hän nostaa peukun pystyyn (consent). Jos puolestaan ei ole esitystä vastaan, mutta jos siihen liittyy jotain, mikä vielä arveluttaa (concern), henkilö laittaa käden suoraksi kämmen alaspäin. Näissä tilanteissa henkilölle tarjotaan tilaisuus jakaa ajatuksensa koko joukolle, mutta ehdotus voi silti mennä läpi tai sitten sitä voidaan uudistaa jollain tavalla. Erityisin seikka päätöksenteon käsimerkeissä on se, että se pyrkii tuomaan positiivisesti esiin päätösesitystä koskevan vastustuksen (objection). Yleensä meillä on taipumus mukautua enemmistön mielipiteisiin, mutta tällöin paljon viisautta vaihtoehtoisista tavoista ajatella tai toimia saattaa jäädä väliin. Käden esittäminen suorana kämmen ylöspäin onkin sosiokratiassa “vastustuksen lahja”, jonka tavoitteena on pysäyttää muut miettiämään seikkoja, jotka ovat yhteiselle pyrkimykselle haitallisia tai sellaisia, joita yksittäinen henkilö ei voi mitenkään hyväksyä. Vastustus toimii myös palautteena päätösesityksen uudistamiselle.

Päätöksenteon käsimerkit. Lähde: http://okf.fi/resporg-daretolearn

Tärkeää näissä käsimerkeissä on se, että kyseessä ei ole äänestys, jossa enemmistön mielipide voittaa, vaan kaikille sopivan päätösesityksen tuottaminen. Siinä missä poliittinen, äänestykseen perustuva päättäminen voi tuottaa polarisaatiota, kaikille hyväksyttävissä oleva päätös on parhaimmillaan hyvin inklusiivinen erilaisillekin näkemyksille.

Siinä missä itselle mieluisin vaihtoehto tai preferenssi (preference) rajaa paljon päätöksenteon avaruutta, kaikille hyväksyttävissä oleva päätös avaa paljon enemmän vaihtoehtoja päätösesitykselle. Suostumukseen perustuva päätöksenteko pyrkii tukemaan erilaisia näkökulmia yhdistelevien päätösten luomista.

Suostumukseen perustuva hyväksyttävissä oleva päätös. Lähde: http://okf.fi/resporg-daretolearn

Siinä missä hajautuneisuus on ollut haasteena käytänteiden laajalle levittämiselle Open Knowledge Finland ry:ssä, pitkään yhdessä ja tiiviisti toiminut MyData-tiimi on kehittänyt yhteistoimintaansa tietoisesti eteenpäin ja on paljon edellä muuta yhdistystä. Kenties avaamme MyData-tiimin itseohjautuvaa toimintaa ja sen tueksi kehitettyjä käytänteitä lisää jossain vaiheessa.

Retrospektiivit

Retrospektiivit ovat MyData-tiimin tapa oppia yhdessä ja he tekevät niitä lähes kuukausittain. Muuten Open Knowledge Finlandissa retrospektiivejä tehdään yleensä projektin päätteeksi.

Retrospektiivit eroavat perinteisestä oppimisesta siinä, että ne pyrkivät luomaan psykologisesti turvallisen tilan, jossa voidaan käsitellä vaikeitakin aiheita sekä virheitä ilman niihin usein liittyvää syyttelyä. Näiden tavoitteena on edistää tiimin yhteistä tekemistä eikä kiinnittää huomiota yksiöiden epäonnistumisiin.

Retrospektiivit ovat rakentavia, sillä vaikka ne pyrkivät arvioimaan mennyttä toimintaa, ne pyrkivät formuloimaan epäonnistumisista ja onnistumisista oppeja, joita käytetään tiimin työssä tulevaisuudessa.

Open Knowledge Finlandissa käytämme yleensä vähintään Retrospective Starfish -menetelmää fasilitoimaan oppimista koskevaa keskustelua.

Retrospective Starfish on yksi retrospektiivin muoto. Lähde: http://okf.fi/resporg-daretolearn

Saippuakuplaorganisaatio ja piirit

Siinä missä Open Knowledge Finland ry:n toiminnan hajautuneisuus on ollut haaste käytänteiden levittämiselle, siinäkin piilee mahdollisuus kehittää uudenlaisia tapoja organisoitua, jotka eivät perustu pitkäaikaiseen ja staattiseen sitoutumiseen, vaan dynaamiseen, aikarajojen avulla tapahtuvaan organisoitumiseen. Sosiokratiassa on ns. Building Organizations -käytänteiden sarja, joka tähtää vallan ja vastuun delegoimiseen, joka muodostaa siinä organisoitumisen perustan.

Tutkimme parhaillaan näitä sen suhteen, että voisivatko ne tarjota mahdollisuuksia tuottaa hajautettuun vapaaehtoistoimintaan soveltuvan saippuakuplaorganisaation. Saippuakuplan ajatus on perustaa tiimi tai rooli, joka toimii hetken vastuutettuna tekemään jonkin määritellyn asian ja lakkaa, kun tämä on valmis tai siihen liittyvä tavoite on saavutettu.

Saippuakuplaorganisaatio toimii staattisen organisaation rinnalla dynaamisesti.

Sosiokratian tapa kehittää organisaatioita rakentuu roundsienkin taustalla oleviin piireihin, jotka koostuvat keskenään periaatteessa vertaisista toimijoista, jotka pyrkivät yhdessä tekemään suostumukseen perustuvia kaikkia tyydyttäviä päätöksiä. Näitä piirejä voi olla organisaatioissa useita ja Open Knowledge Finland ry:n uudessa hallituksessa on innostuttu Holakratiasta, joka on periaatteessa avoimessa käytössä olevan sosiokratian lisensoitu versio, mutta on sosiokratiaa hieman rakenteisempi ja hierarkkisempi. Siinä missä sosiokratiassa voi olla monenlaisia organisaatiorakenteita, holakratiassa organisaatio on lähtökohtaisesti hierarkkinen ja kaikki piirit ovat vähintään alisteisia hallitukselle.

Sosiokratian potentiaalisia organisaatiorakenteita. Lähde: https://sociocracy30.org/resources/#se-illustrations

Holakratia-innostuksen myötä olemme perustaneet Glassfrog-sovellukseen version yhdistyksen organisaatiosta, joka voisi tarjota läpinäkyvyyttä, miltä saippuakuplaorganisaatio näyttää kulloisellakin hetkellä ja tarjota välineen tehdä organisoitumista koskevia päätöksiä. Käytämme myös Loomiota yhdistyksen päätöksenteossa ja parhaillaan mietimme, miten sitä voisi käyttää rinnan Glassfrogin kanssa.

Open Knowledge Finland ry:n piirit Glassfrogissa. Lähde: https://app.glassfrog.com/organizations/16183/

Lopuksi

Itseohjautuvuus pyrkii vastaamaan maailmaan ja konteksteihin, joissa mikään ei ole valmista ja jossa yhteistoiminnallinen, jatkuva oppiminen on onnistumisen ehto eikä niinkään tarkkaan ennakkoon määritellyt suljetut prosessit ja roolit.

Vaikka olemme Open Knowledge Finland ry:ssä toimineet itseohjautuvasti jo vuosia, ilman sitä tukevia käytänteitä olemme onnistumisista huolimatta myös epäonnistuneet monissa asioissa. Tästä huolimatta me olemme täällä kaikki sekä yksilöinä että yhteisöinä oppimassa. Juuri tällä on kytkeytyneissä, kompleksisissa ja muuttuvissa konteksteissa enemmän arvoa kuin näennäisesti rajatussa kontekstissa tehokkaalla ja kontrolloivalla hallinnalla. Katsotaan missä olemme ensi vuonna oppimispoluillamme.


http://responsiveorg.fi

ResponsiveOrg Finland invites you to explore and promote practices by which teams and organizations can be better at responsiveness to changes, people, futures and operating as a network.

Join in:

Facebook: https://www.facebook.com/groups/ResponsiveOrgFI/
Twitter: https://twitter.com/ResponsiveOrgFI
WWW: http://responsiveorg.fi

#responsiveorgfi on the OKFI Slack: https://okfi.slack.com/messages/C63E7JM1C/

#opencollaboration on the OKFI Slack: https://okfi.slack.com/messages/C41151NLX/

Click here for a Slack invite: https://okfi-slack.herokuapp.com/

Contact:

@mikaelseppala
@OKFFI