Como fazer uma reunião produtiva
Guia básico para evitar reuniões que poderiam ter sido um e-mail
Eu acredito que todo mundo já saiu de uma reunião improdutiva.
Comentários do tipo “essa reunião poderia ser um e-mail” ou “não sei o que fazer agora” são termômetros de reuniões que não foram bem conduzidas.
Mas, e como evitar esses problemas? Como fazer uma reunião? Como conduzir uma reunião produtiva?
Bem, para ter sucesso ao conduzir uma reunião, tenha em mente os seguintes passos:
- Defina a pauta da reunião
- Avise os participantes importantes e essenciais
- Defina um prazo para todos se preparem
- Defina a organização, estrutura e responsáveis
- Faça um resumo do que foi decidido
- Defina os próximos passos
Definindo a pauta da reunião
Você ficaria assustado com o total de pessoas que entram em um reunião e não sabem do que se trata.
E pior ainda, ficaria ainda mais espantado com o total de pessoas que saem de uma reunião sem saber o que fazer em seguida.
Isso quase sempre acontece por uma falha bem conhecida: não definir uma pauta a ser tratada durante a reunião.
Quando a pauta está ausente a chance das coisas desandarem é muito alta. A chance de ser uma reunião improdutiva é maior ainda.
Definir a pauta, sem sombra de dúvidas, é uma atividade essencial e deve ser algo que toda a reunião deve ter.
Como fazer uma pauta efetiva de reunião?
A maneira mais simples é fazer uma lista com os assuntos que devem ser tratados na reunião.
Não tem muito segredo, o objetivo é ter uma comunicação assertiva e que todos os convidados consigam entender do que se trata.
Por exemplo, vamos supor que uma equipe precisa analisar um novo projeto. Uma pauta não efetiva seria algo como “alinhamento do projeto”. Já uma pauta efetiva seria algo como:
- Apresentação do projeto
- Definição dos marcos principais
- Definição de datas e entregas
- Definição de equipes
Perceba como esta pauta está bem mais organizada que a primeira e rapidamente é possível identificar os temas tratados.
Quem for convidado para esta reunião conseguiria entender do que se trata, e principalmente, começar a pensar no que falar durante o encontro.
Avise os participantes importantes e essenciais
Avisar quem deve participar é um elemento importantíssimo para a condução de uma reunião, seja ela online ou presencial.
Talvez ainda mais relevante que isso é definir quem é importante e quem é essencial.
Primeiro, uma pessoa importante é alguém que tem ampla experiência no que será tratado mas que não está diretamente envolvido no projeto.
Por exemplo, um colaborador que já trabalhou em um projeto similar ao que será construído — mas que não irá atuar no atual projeto — é alguém muito importante.
Mas, ele não é essencial. Isso se deve ao fato dele não estar na equipe do projeto atual, mas a experiência que ele possui é algo a ser considerado.
Segundo, os participantes que são essenciais. Esse deve ser aquele que estará envolvido diretamente no projeto e que deve estar presente.
É essencial escolher os participantes que possuem este perfil para realizar uma reunião produtiva.
Defina um prazo para todos se preparem
Um prelúdio de uma reunião desastrosa ou ruim é aquela realizada no último instante, sem nenhum prazo de preparação.
Mas, atenção! Uma coisa é uma reunião urgente que aconteceu por alguma formalidade do destino e que não podemos nos preparar direito para ela.
Por exemplo, imagine que uma empresa teve um erro crítico em algum de seus sistemas que impede sua operação e precisa encontrar o motivo da falha.
Essa é uma situação que necessita de uma ação rápida e urgente, sem ter aquele prazo de preparação. E que muito provavelmente levará a uma reunião de último instante, sem prazo para se preparar.
Dado tais exceções, as demais reunião precisam ter um tempo para que todos se preparem.
Esse tempo não precisa ser muito reduzido (como algumas horas) e nem muito longo (como algumas semanas).
Deve ser o tempo essencial considerando a complexidade dos temas a serem tratados. Geralmente, o prazo entre 2 dias até 1 semana funciona bem.
Esse tempo pode ser otimizado considerando a participação voluntária das pessoas, como por exemplo, apontar ideias de pauta ou dúvidas que surgiram.
Defina a organização, estrutura e responsáveis
Cada reunião pede uma dinâmica e isso pode levar a variadas organizações e estruturas de seu desenvolvimento, bem como os responsáveis.
No entanto, é essencial considerar o que todos devem saber e levar para uma reunião e quem deve fazer o que. Vou falar disso separadamente a seguir:
Organização de uma reunião
A organização de uma reunião ao qual me refiro aqui é simplesmente o que todos os que estão presentes devem saber.
Dúvidas básicas devem ser respondidas, como o que é necessário levar para reunião? Qual a duração? Qual a pauta? Quem estará presente?
Para evitar problemas dessa natureza é essencial explicar a quem estará presente o local em que essas respostas estão disponíveis.
Quase sempre o sistema usado já possui a infraestrutura essencial para resolver todas esses problemas.
Vou usar como exemplo o Google Meet. Ao cadastrar uma nova reunião existe um espaço para preencher a descrição, os participantes, os horários e os arquivos (anexos).
Faz sentido usar todos esses recursos e deixar tudo presente de modo fácil e acessível para quem vai participar.
“Organizar uma reunião” é isso.
Estrutura de uma reunião
Uma reunião quase sempre tem um conjunto de assuntos a serem tratados, nem sempre isso ocorre em blocos lógicos de um tema para outro.
Ou seja, uma dúvida pode levar a um comentário que pode transformar completamente o rumo da reunião.
Por isso, é essencial organizar qual a estrutura a ser seguida. Particularmente, acho que é uma iniciativa interessante deixar os minutos iniciais para dúvidas.
Isso quebra o gelo inicial e deixa todos na mesma página. Logo em seguida, apresentar os itens por importância e relevância.
E, ao final, fazer um resumo das tomas de decisão.
Responsáveis de uma reunião
Tão importante quanto as dicas que mencionei é definir quem deve fazer o que em uma reunião.
Geralmente, é bom ter alguém que vai liderar a conversa, definindo os temas e a condução. Outro participante que deve estar presente é quem vai anotar o que vem sendo dito. Acredite, essa pessoal é essencial.
Outros responsáveis podem surgir, como por exemplo, quem irá apresentar os gráficos ou quem irá apresentar o relatório. Todavia, isso tudo deve ser definido com os participantes.
Faça um resumo do que foi decidido
Uma dica de ouro para quem deseja reuniões produtivas, é ao final da conversa, apresentar um resumo do que foi dito.
Por isso, ter alguém anotado o que foi decidido é essencial para uma reunião produtiva.
Esse resumo deve apresentar, em linhas gerais, as tomadas de decisão e fazer uma revisão se todos estão de acordo com os pontos expostos.
É muito comum em uma reunião os assuntos migrarem e nem sempre todos entendem o que foi acordado.
Por isso, o papel de anotar e resumir o que foi dito é tão importante. Essa ação irá possibilitar que todos que estejam presentes entendam e revisitem os principais pontos.
Defina os próximos passos
Acho que todo já saiu de uma reunião tentando descobrir qual seria o próximo passo, não é mesmo?
Não é nada legal e chega a ser frustrante participar de reuniões assim... Nas quais ao finalizar o encontro ninguém sabe ao certo o que fazer.
Por isso mesmo, após resumir os pontos principais (apresentados no tópico anterior), o responsável pela reunião deve definir o que irá ser feito.
Definir um passo a passo simples de ação já ajudará (e muito) a todos que estão presentes a se orientarem.
O que funciona muito bem é decidir quem irá fazer o que. Expor nomes e datas são ações que podem gerar bons resultados.
Além do mais, com essa simples ação existe maior possibilidade de todos saírem da conversa convencidos de que a reunião foi produtiva.
Caso você tenha interesse em fazer mais reuniões produtivas, recomendo fortemente o livro do Reinaldo Polito. Nele, há um manual de como conduzir reuniões, além de como falar bem em público.
