O Método GTD, de David Allen, é bom?

Acabei de finalizar a leitura do livro A Arte de Fazer Acontecer — O método GTD, escrito por David Allen.

Apesar de ser um guia sobre “produtividade” e “gestão de tempo” acessível a todos, será o livro entrega isso tudo mesmo? E o método, será que funciona?

Bem, eu li o livro e adotei o método GTD durante 3 anos na minha vida. Vou mostrar minha percepção e você decide, tudo bem?

Sumário:

• O que é o método GTD?
• Quem é David Allen, o autor do método GTD?
• Como é o livro A Arte de Fazer Acontecer?
• O método GTD é uma solução mágica?
• O método GTD é bom?
• O método GTD é comprovadamente eficaz?
• Para quem o método GTD pode funcionar?

O que é o Método GTD?

Bem, em primeiro lugar, o termo “GTD” é um acrônimo para “Getting Things Done”. Que em português, podemos traduzir para algo como “fazendo as coisas”.

David Allen, o criador do método, e autor do livro “A arte de fazer acontecer” apresenta como o método chamado GTD pode transformar a rotina das pessoas, gerando produtividade.

Em suma, o método GTD é baseado em cinco grandes etapas para fazer as coisas acontecerem, sendo elas:

• Capturar
• Esclarecer
• Organizar
• Refletir
• Engajar

O autor apresenta minunciosamente cada etapa e apresenta exemplos práticos de como executar cada uma.

David Allen também apresenta situações verdadeiras que mostram como o GTD pode ajudar a organizar a vida, e aumentar a produtividade.

Antes de nos aprofundarmos no método, vamos falar do autor, David Allen.

Quem é David Allen, o autor do método GTD?

Este senhor sorridente é o criador do método GTD. Além disso, é consultar e instrutor de produtividade.

Isto é, ele ministra cursos, treina pessoas, palestra em empresas, fornece entrevistas e gera conteúdo para pessoas que pretendem ser mais produtivas.

Em sua cartela de clientes, encontramos empresas e organizações como o Banco Mundial, a Fundação Ford e a Marinha dos Estados Unidos. É mole?

Seus resultados são tão impactantes que ele fundou uma organização que leva o seu nome, fornecendo treinamentos, materiais de apoio e ferramentas de produtividade. Quase todas, pensadas para o método GTD.

Além disso, David Allen divulga suas visões de mundo e dicas de produtividade em canais como Los Angeles Times, The New York Times, The Wall Street Journal entre outros.

Por fim, David Allen tem mais de 35 anos de experiência atuando como consultor. Isso surpreende, mostrando dois aspectos: a primeira delas é sua longevidade. Manter-se a mais de 35 anos fazendo algo não é pra qualquer um. E segundo, manter-se produtivo, tendo em vista os clientes ao qual atende.

A Arte de Fazer Acontecer — O método GTD — Getting Things Done é uma das principais portas de entrada para o universo de produtividade exposto por David Allen. Por isso, vamos falar um pouco mais sobre seu principal livro.

Como é o livro A Arte de Fazer Acontecer?

Todo o conteúdo do livro é simples e objetivo. Você não encontrará jargões e dicas que só funcionam na teoria que muitos “mestres” da produtividade divulgam por ai.

David Allen apresenta o método GTD de modo extremamente pontual, em pouco mais de 300 páginas. Contando exemplos, situações, ferramentas e desenhos para facilitar a compreensão.

É isso mesmo, Allen literalmente desenha os fluxos do método para nos ajudar a entender o funcionamento. Na imagem abaixo, mostro um exemplo de fluxograma de organização.

David Allen tem mais características que aproximam o leitor do escritor. Uma delas é o de apresentar situações reais sobre como método pode funcionar (ou não).

Isso mesmo. Por exemplo, sabe aquelas tarefas periódicas que precisamos lidar com elas 1 vez no ano (como ir ao dentista ou levar o carro a manutenção).

Será que devemos anotar isso num calendário, numa lista de tarefas, colocar como lembrete no celular ou simplesmente não anotar?

Bem essas e outras situações são expostas, e David Allen comenta sua percepção e experiência do que pode e não funcionar para estes casos.

Isso, inclusive, nos leva ao próximo tópico a ser comentado.

Como o método GTD funciona?

O método GTD funciona com base no uso de listas e com a tese de que seu cérebro não deve ser um depósito de ações a serem feitas.

Sobre as listas, este conceito é bem simples. Você deve usar listas para organizar a sua vida e tudo que envolve suas decisões.

Projetos, sonhos, tarefas (sejam elas regulares ou irregulares), compromissos de última hora, viagens, compras e tudo que envolver alguma tomada de decisão.

Para tirar essas tarefas do papel, o método GTD propõem 5 etapas:

• Capturar: salvar em uma lista mestra qualquer input que receber;
• Esclarecer: analisar o propósito de cada item daquela lista ao menos 1x por dia, se vale a pena prosseguir ou se devemos deixar aquele item de lado;
• Organizar: decidir para aonde este item vai. Para a lista de tarefas do dia? Para lista de tarefas mensais? Para lista de referência?
• Refletir: qual a próxima ação do item? Mandar um e-mail? Marcar uma reunião? Procurar um mecânico?
• Engajar: executar o item selecionado conforme a melhor hora possível

O gerenciamento das listas é pessoal. Pode ser feito em arquivos físicos, ou digitais. Eu, por exemplo, uso o Trello. Mas há quem use o Excel ou até mesmo folha de sulfite e caderno.

Tudo isso mostra a praticidade do método GTD. Mas, além disso, ele trabalha com outra premissa interessante, que é a de não sobrecarregar o cérebro.

Você tem o costume de anotar coisas mentalmente? Salvar na sua cabeça que precisa responder um e-mail ou telefonar para alguém?

Bem, pare com isso agora mesmo! É o que o método GTD propõem. Nosso cérebro é incrível e faz coisas impressionantes, mas ele não é um bom guardador de tarefas.

Devemos usar o potencial do nosso cérebro para processar as coisas e não ficar lembrando do que comprar no mercado!

Por isso o método GTD é sobre produtividade. Você alivia muito a carga e o esforço que você gasta memorizando coisas, para resolvê-las. Incrível, não é mesmo?

O método GTD é uma solução mágica?

Em todo o livro, David Allen é bem objetivo e mostra que o método GTD é uma solução que precisa ser adotada para dar resultados.

Se for praticada, pode gerar ganhos enormes de produtividade e gestão. Mas, não é uma técnica que resolverá todos os seus problemas em apenas algumas horas.

Nada de soluções ou suposições de que você será produtivo em 1 dia. David Allen nos lembra sobre a necessidade de manter as listas atualizadas e fazer ritos, como por exemplo, revisá-las diariamente.

O livro é uma solução fantástica dos mais de 35 anos de pesquisa e experiência de David Allen, por isso, foi projetado levando em conta a rotina das pessoas.

Você não encontrará conselhos, apenas, mas sim um sistema completo de gestão de tempo e tarefas.

Por isso e por muitas outras que eu digo que ele não é uma solução mágica, é uma mágica que trás solução.

O método GTD é bom?

Não!

Ele é excelente!

O método é incrível e eu mesmo faço uso dele há pelo menos 3 anos. Com os conselhos de David Allen consegui organizar minha vida pessoal, profissional e acadêmica.

Com a leitura do livro A Arte de Fazer Acontecer consegui aprimorar mais o uso do GTD e propor melhorias a minha rotina.

Mais do que falar sobre mim, conheci pessoas que usaram o método e viram suas vidas transformadas.

Por exemplo, uma colega de trabalho gerenciou uma equipe de desenvolvedores e 3 projetos de software. E deu conta de tudo isso usando o esquema de listas proposto no livro de David Allen.

Outra amiga mudou-se de país recentemente. Organizou sua vida gerenciando os prazos (vistos, compromissos, documentos) fazendo o uso do método GTD.

Por fim, gosto de pensar que uma coisa é ler dicas de produtividade de quem nem arruma o quarto direito. Outra coisa, é ler uma obra de quem dedicou a vida toda para aprimorar um método de gestão.

Ou ainda, instruiu a Marinha dos Estados Unidos sobre isso.

O método GTD é comprovadamente eficaz?

Sim, e não sou somente eu quem falo isso.

Existem diversos pesquisadores que já analisaram a eficácia do método na rotina de profissionais no mundo todo.

David Allen traz exemplos de pesquisas científicas nos capítulos finais do livro, mostrando os resultados. Mas, se preferir, apresento algumas logo abaixo:

• de Sá, Mariana Alvim, et al. “O método Getting Things Done (GTD) e as ferramentas de gerenciamento de tempo e produtividade.” Navus-Revista de Gestão e Tecnologia 8.1 (2017): 72–87.
• Fagundes, Eduardo da Silveira. “O uso de ferramentas de produtividade na educação: aprendendo o dobro na metade do tempo.” Química Licenciatura-Tubarão (2017).
• Heylighen, Francis, and Clément Vidal. “Getting things done: the science behind stress-free productivity.” Long Range Planning 41.6 (2008): 585–605.

Vale lembrar que estes são estudos publicados e revisados por especialistas da área. Ou seja, houve um método científico comprovado para expor os resultados.

Em todos os estudos que vi, mencionam a eficácia do método e os ganhos de rotina que os participantes relatam.

O método GTD funciona?

O método GTD funciona super bem se você aplicar os conceitos corretamente.

Como comentei, o método GTD foi cientificamente comprovado como eficaz e pode ajudar as pessoas a serem mais produtivas.

No entanto, ler o livro não te tornará no mesmo instante um mestre em produtividade e gestão do tempo.

Apesar de simples e objetivo, o método GTD deve ser aplicado fielmente, usando as premissas do uso de listas e de deixar seu cérebro como sendo um tomador de decisão, e não um “cabide de coisas”.

Além disso, o método GTD pode ser otimizado com o cenário de cada pessoa. Existem pessoas que preferem gerenciar diversas listas (e-mails a responder, compromissos do dia, lista de compras…).

Outras, no entanto, preferem centralizar tudo em uma única lista (caixa de entrada). Por isso, é essencial conhecer seu perfil, fazer testes e aplicar o GTD todo o dia, buscando otimizá-lo para o seu contexto.

Bem, falando nisso, eu descobri que o livro está sendo vendido na Amazon com um desconto de 40% na versão física (o preço era R$ 49,90 e está saindo por R$ 29,90).

Na versão digital é ainda mais barato, apenas R$ 26,91

Mas, se preferir, você consegue ter acesso gratuito a amostra que conta com cerca de 50 páginas!

Eu recomendo fortemente a aquisição para entender como o método funciona e entender sua aplicação. Comprei o meu exemplar e não me arrependo.

Para quem o método GTD pode funcionar?

Bem, veja se você está em algum destes cenários:

• Sua caixa de e-mails está uma bagunça
• Você esqueceu alguma tarefa na última semana
• Sente sua cabeça pesada e fica frustrado com a sua produtividade
• Gostaria de ter mais tempo em casa, com a família ou amigos
• Tem vontade de que o dia dure mais tempo para conseguir dar conta

Bem, caso você se encaixe em uma ou mais dessas categorias, recomendo fazer uso do GTD e ler A Arte de Fazer Acontecer.

O método funciona para todo mundo! Independente da sua idade, profissão ou experiência. Não precisa ter medo, não é algo difícil de aplicar e entender.

A linguagem do autor é totalmente acessível, nos faz pensar que estamos conversando com um amigo do que lendo um astro da produtividade.

Além disso, é recheada de frases que revisitam a necessidade de organizar bem o nosso tempo, como a que eu mostro a seguir.

Se você precisa usar para organizar seus estudos, o GTD é uma excelente dica. Caso você precise organizar suas tarefas profissionais, melhor ainda!

Agora, se você precisa conciliar tarefas diárias, estudos, trabalho e vida pessoal, o GTD é uma ferramenta obrigatória. O método é adaptável e pode resolver todas essas questões.

Agora, cabe você tomar a sua decisão. Se ainda quer viver algumas das frustrações ou se quer mudar para melhor.

Como dizem, a decisão é sua.