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Trabajo en equipo 2.0
Durante las evaluaciones finales trabajar en grupos siempre es complejo. Pero en la distancia este proceso demanda nuevas estrategias, y no pocos optan por probar entornos o plataformas digitales colaborativas.
Por Mercedes Muñoz
Entre las competencias claves a desarrollar en la etapa universitaria están, sin dudas, las relacionadas con el trabajo en equipo. Aun con las complejidades que conlleva, esta práctica anticipa el desempeño en entornos laborales.
El trabajo colaborativo con frecuencia se caracteriza por reuniones en espacios físicos y debates controversiales a fin de llegar a cualquier acuerdo. Pero… ¿cómo hacer ese proceso más fructífero cuando debemos estudiar a distancia?
Hay que cumplir con plazos de entrega de trabajos y evaluaciones, convenir ideas en equipo, ser productivos y eficientes en estas circunstancias. Sin embargo, más allá del desafío impuesto por el contexto, la experiencia de organizarnos a pesar de la distancia nos prepara para una cultura laboral de redes e hipermovilidad.
Por ende –quejas aparte y en este período de evaluaciones finales– vale activar nuevos espacios o usos en esas plataformas que potencien el desempeño grupal. Más allá de WhatsApp y Telegram que intentan reproducir el intercambio físico, te proponemos herramientas sencillas y poco explotadas entre los estudiantes.
Un factor que media la elección está asociado al consumo de datos, ya sea si se accede desde el móvil o mediante Nauta Hogar. Estas herramientas no deberían suponer un gasto demasiado alto. Aunque siempre queda la opción de estudiar de madrugada y aprovechar la rebaja del 50% para la tarifa de transferencia de datos.
Otra buena idea consiste en listar los contactos de todos, pues una alternativa pudiera ser rescatar la comunicación por teléfono fijo o, en última instancia, acordar encuentros puntuales. La conexión inestable también constituye un problema, pero muchas de las aplicaciones siguientes sortean esa debilidad.
Entornos digitales colaborativos
Para empezar a trabajar coordinados, una buena idea es compartir horarios de estudio. De esa forma, el grupo acuerda las reuniones necesarias, su frecuencia y objetivos. Al establecer calendarios comunes puedes desde usar aplicaciones offline como WeNote para crear cheklists hasta, mediante Google, sincronizar el calendario propio del móvil con los demás miembros.
En el estudio individual puedes emplear las mismas aplicaciones o programar alarmas para cambiar de actividad. También existen herramientas más interactivas como Jiffy o Focus To-Do, diseñadas para organizar mediante un temporizador las tareas pendientes dentro del tiempo que dedicarás a cada una. Aunque como otras de estas herramientas, la principal limitación es que funcionan mejor online.
Igual que delimitamos los horarios es necesario controlar el gasto de datos en segundo plano durante la conexión. Con este fin puedes emplear los llamados cortafuegos como SimpleWall y, si te conectas desde el ordenador, deberías escoger NetLimiter para restringir el tráfico de Internet a lo imprescindible.
Por otro lado, según sugieren las propias plataformas, como estrategia para mantener el compromiso debes dividir los esfuerzos en objetivos fáciles de cumplir a corto plazo. Sobre esa premisa trabaja EverNote. Cada pequeña tarea cumplida podrás tacharla y pasar a la siguiente. Además, facilita la sincronización de dispositivos para quienes conectan su ordenador.
También desde su versión web puedes disfrutar de las funciones de Google Keep e IdeaFlip, un par de gestores de notas para mantener organizado el trabajo. Incluso, si el grupo es más de mapas mentales, la versión gratuita de Mindmeister es ideal para explicar con diagramas las prioridades y fechas de evaluación.
Otro entorno colaborativo con excelentes prestaciones es Trello, solo que se necesita un VPN para acceder. Esta plataforma funciona a base de tableros donde los miembros comentan, suben archivos, asignan etiquetas para indicar el avance de cada tarea, y pueden colaborar en tiempo real. Como alternativa puedes descargar Podio, una aplicación similar que ocupa muy poco espacio.
Por su parte, la versión web de Slack ofrece un sistema de mensajería en tiempo real donde se incluyen varios medios de comunicación en el mismo sitio como Twitter, Google Drive y Dropbox. Puedes priorizar los proyectos más urgentes y, además, agregar, colores o stickers para diferenciarlos.
Tal vez para algunos parezca innecesario ante la existencia de los grupos de WhatsApp para el intercambio de mensajes. No obstante, el objetivo de esta plataforma es precisamente encontrar un entorno distante de los espacios de ocio para evitar distracciones. Así logran diferenciar el sitio para debatir temas triviales que unifiquen al grupo, de otro donde tomar acuerdos importantes.
Por último, establecer un repositorio organizado y común con la documentación del trabajo resulta más efectivo que intercambiar de forma constante archivos adjuntos en aplicaciones de mensajería. Con Mega o Google Drive, donde puedes crear carpetas compartidas según el equipo y almacenar hasta 15 GB en la nube.
Los archivos permanecerán allí hasta ser eliminados manualmente y resulta especialmente útil para Word, Excel, Power Point o Google Docs. al compartir el enlace de ese archivo en la nube y autorizar su edición, los miembros del equipo serán capaces de modificarlo incluso al mismo tiempo. Todos tendrán acceso al historial de cambios y solo deberán subirlo una vez.
Por otra parte, para formatos pesados como fotos y videos, la herramienta ideal es WeTransfer. De forma segura almacena por un tiempo determinado los archivos y ofrece un enlace para que otros los descarguen. Se agradece su rapidez, sobre todo cuando la conexión no es constante. Desde la web, nos permite transferir hasta 2GB sin necesidad de registrarse.
Más allá de las pantallas
Estas plataformas y las habilidades blandas sobre la gestión de tus tiempos y la comunicación no son suficientes. Se deben incorporar otras competencias, vinculadas a las relaciones interpersonales, el razonamiento crítico o la aceptación de perspectivas diversas. Se trata de pensar juntos como utilizar las herramientas.
El concepto 2.0, más que lo digital, aboga por la participación activa de todos los integrantes del equipo. Se deben distribuir roles e identificar quién puede ayudar a los otros a realizar tareas en este contexto hipermedial, para que ningún miembro se sienta aislado. Otro elemento significativo será la forma de llegar a consenso.
En entornos virtuales, fácilmente los mensajes escritos se malinterpretan o perciben en tono áspero. Esto se puede evitar si las personas eligen agregar emojis y stickes a sus explicaciones. Además de no abandonar la reunión antes del tiempo acordado o sin explicación previa.
Otra sugerencia es –para cada debate importante– recurrir a una palabra clave, que después puedas buscar en el chat. Asimismo, para las lluvias de ideas alguien podría encargarse de apuntar los acuerdos y reenviar ese mensaje al final.
Aún así pueden surgir conflictos y superarlos nos estará preparando para una tendencia cada vez más usual en el mundo. Nos referimos a aquellas personas dedicadas al trabajo remoto; algo muy habitual entre los emprendedores o quienes encuentran su espacio laboral en la web, por vivir distantes del entorno físico.
Sin embargo, un factor adicional para trabajar en equipo desde estas plataformas, es la motivación. En este momento de evaluaciones, tal vez ese sea el mayor impulso; pero con perspectiva de futuro no estaría errado potenciar, desde la academia, la búsqueda de nuevas facilidades para el trabajo colaborativo en red.
Incluso, esta práctica podría facilitar el desarrollo de clases o el rescate, remodelación y uso efectivo de los tan poco explotados entornos virtuales de aprendizaje de nuestras facultades. Un tema del que surgen ideas e interrogantes para otro texto-debate desde Petabyte en la revista Alma Mater.
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