5 kérdés, mellyel könyvelőirodád gazdasági teljesítményét egyszerűen értékelheted

Avagy a könyvelő is ….. vállalkozó!

Egy könyvelőiroda állandó harcban áll azért, hogy megfelelő minőségű gazdasági adatokat szolgáltasson nap mint nap “idegen” cégekről. Egy könyvelő szinte mindent tud más cégek működéséről, néha tanácsokat is ad a vállalkozóknak, hogyan működjenek sikeresen.

Vajon mi a helyzet a könyvelő saját vállalkozásával, a könyvelőirodával?

Egy nemrég készült tanulmány szerint a kis- és közepes könyvelőirodák vezetőinek, tulajdonosainak 52%-a nem képes saját vállalkozásával kapcsolatos döntésekkel rendszeresen foglalkozni, egész egyszerűen azért mert nincs rá ideje.

A cikkben bemutatunk néhány olyan egyszerű és gyors kérdést, melyet akár a nagy hajtásban is időről-időre át lehet gondolni, megválaszolni , így esélyünk nyílik arra, hogy sikeres könyvelőirodát működtessünk.

1. Milyen ügyfeleim vannak?

Sikeres könyvelőiroda nem létezik egészséges ügyfélportfólió nélkül.

Ahhoz, hogy megállapítsd milyen “formában” van céged, először nézd meg kiknek szolgáltatsz.

Költségek tekintetében egy új ügyfél megszerzése mindig drágább mint egy meglévő megtartása. Érdemes kezdésnek tehát a meglévő ügyfelek gazdasági értékelése.

Indulásnak íme néhány mutató, melyek bevezetésével és időközönkénti rendszeres mérésével gyors áttekintést kaphatsz könyvelőirodád egészségi állapotáról.

Mekkora a teljes szerződéses havi árbevételed, és hogyan növekszik?
Mekkora az egy ügyfélre jutó átlagos árbevételed?
Legnagyobb ügyfeleid hány százalékát jelentik a teljes árbevételednek?
Mekkora a havi/negyedéves/éves nettó növekedési rátád? (új ügyfelek mínusz elmenő ügyfelek)
Mennyi ideig marad általában veled egy ügyfél? (hány hónap)
Melyik ügyfél termeli neked a legtöbb árbevétel arányos profitot?
Melyik az öt legjobban fizető ügyfeled, melyik az öt legrosszabban fizető ügyfeled?
Átlagosan mennyi idő alatt fizetik ki az ügyfelek a számláidat?

Érdemes észrevenni, hogy a kérdésekre nincs jó és rossz válasz.

A mutatók vizsgálata egy keretrendszert ahhoz, hogy céged stratégiai szemmel tudd vizsgálni.

Kinek érdemes akár többet adni, kinek kevesebbet, gondolkozz-e mondjuk egy riportolási rendszer bevezetésén, vagy inkább költs arra, hogy a könyvelési anyagokat minél gyorsabban dolgozd fel, ha az ügyfeleid jellemzően kicsik, vagy nincs bennük növekedési potenciál, viszont sokan vannak stb.

A mutatók tehát csak kiindulópontok.

2. Mennyire boldogok az ügyfeleid?

Miután megértetted kik az ügyfeleid, — legalábbis gazdasági szempontból — érdemes szabályos időközönként azzal is foglalkozni, mennyire elégedettek a szolgáltatással, amit nyújtasz?

Sokan félnek a kérdőívektől. A helyzet az, hogy számos kutatás alapján kimondható, hogy az ügyfelek szívesen töltenek ki kérdőíveket, hiszen már ettől is fontosnak érzik magukat.

De ami talán ennél is fontosabb, hogy ilyenkor koncentráltan szembesülsz a jóval és a rosszal egyaránt, ami elősegíti a sikeres döntéshozatalt. Amikor nap mint nap hallasz rossz dolgokat, azok kijavítását ugyan elhatározod, de másnap el is felejted a következő jó vagy rossz élménynél.

Azonban ha a visszacsatolásból rendszeres “rituálét” csinálsz, akkor a döntéshozatalod is hatékonyabb lesz.

3. Hogyan szerzel új ügyfeleket?

Ha már túl vagy azon, hogy megértetted mekkora értéket képviselnek cégedben a meglévő ügyfelek és hogyan érzik magukat, tudd meg, honnan származnak az újak?

Vezethetsz például egyszerű de rendezett adatbázisokat arról, hogy az emberek honnan értesülnek rólad, miként szereznek tudomást az irodáról.

Ezek a kimutatások nagyon jól jönnek majd akkor, amikor lesz arra időd, (vagy rá leszel kényszerítve), hogy új ügyfeleket szerezz.

A sok-sok feljegyzésből kialakul benned is egy kép arról, miért választanak téged. Ez az információ nagyon fontos lehet akkor, amikor egy weboldalt csinálsz, Facebook profilt hozol létre, hírleveleket küldsz ki vagy egyszerűen egy tárgyaláson vagy, ahol éppen egy új ügyféllel tárgyalsz.

4. Követed a trendeket? Képes vagy a megújulásra?

Könyvelőként soha nem kérdés, hogy a “jogszabályok naprakész ismerete” elengedhetetlen, az ezzel kapcsolatos tudás megszerzése pedig az egyik legfontosabb prioritás.

Minden könyvelő folyamatosan képzi magát, konferenciákra jár és csiszolja adózási és számviteli tudását. De cégvezetőként, az iroda működéséért és a növekedésért felelős vezetőként vajon nem kellene ugyanezt tenni technológiai kérdésekben?

Egy sikeres cégvezetőnek fontos, hogy tisztában legyen a szektorban végbemenő technológia újításokkal, az azokban rejlő lehetőségekkel.

Fontos tehát, hogy szolgáltatásaid modernizáld, az eljárásokat újragondold, a versenytársak hasonló törekvéseit kövesd, esetleg a trendeket, újításokat Te magad diktáld.

Az ügyfeleknek sokkal ritkábban fontos az, hogy a legokosabb legyél, mint amennyiszer az, hogy a leggyorsabb és legpontosabb.

Időről időre gondold át, mennyit tettél egy évben azért, hogy irodád egy modern könyvelőiroda legyen? Véghez vitted-e azokat a beruházásokat, melyeket elterveztél? Ha a válasz nem, akkor mi volt az oka, hogy elbuktak ezek a projektek, és hogy érd el a jövőben, hogy ilyen ne történjen meg.

A modernizálás óriási lehetőség az irodai működés hatékonyságának növeléséhez -azaz költségcsökkentéshez- , és új termékek kialakításához, azaz bevételed növekedéséhez.

5. A munkahelyi klíma

Modernizációs törekvések, cégnövekedés nincs csapat nélkül. A fenti módszerek rendszeres alkalmazása valószínűleg már ad valamilyen képet arról, hogy munkatársaid valóban dolgoznak-e, vagy csak elfoglaltak.

Így ha ezen a kérdésen túl vagy érdemes azzal foglalkozni, hogyan érzik magukat az irodában.

A könyvelés hamar kiégéshez vezet. Sokszor nagyon értékes munkavállalók a jobb jövő reményében elhagyják irodád, és valójában semmit nem tesznek, csak elfogadják a következő helyen azt, amit nálad nem sikerült.

Apró munkahelyi kérdőívekkel, klímakutatással hamarabb észreveheted azokat a jeleket, melyek a kiégést jelzik előre és időben elébe mehetsz azoknak a munkavállalói végleges döntéseknek, mely egyikőtöknek sem előnyösek.

Néhány eszköz a fentiek megvalósításához

  • Kérdőívek készítéséhez tökéletes és sokáig ingyenes megoldás pl. a SurveyMonkey, de GoogleForms is tökéletes
  • Szerződéseid nyilvántartására és ügyfelekkel kapcsolatos mutatók vizsgálatához (Árbevétel, Átlagos árbevétel, növekedés, Aktív/megszűnt szerződések, várható vevő élettartam stb) tökéletes eszköz a R!PORT portfólió funkciója, amely ingyenes. Erről itt olvashatsz többet. Ha veszed a fáradságot, hogy ide rögzítsd az adatokat akkor ráadásul automatikusan tudsz számlákat is kiállítani a Billingóból, erről többet itt olvashatsz.
  • Egyszerű adatbázisok létrehozásához, melyben rögzítheted, honnan halottak rólad, használj nyugodtan excelt.