5 kérdés, mellyel könyvelőirodád gazdasági teljesítményét egyszerűen értékelheted

Avagy a könyvelő is ….. vállalkozó!

Könyvelőként állandó harcban állsz azért, hogy megfelelő minőségű gazdasági adatokat szolgáltass “idegen” cégekről. Szinte mindent tudsz működésükről, sőt gyakran a Te mentori, tanácsadói tevékenységed az, ami különlegessé teszi ezen vállalkozások működését. De mi a helyzet saját vállalkozásoddal, a könyvelőirodával?

Egy korábbi tanulmány alapján a kis- és közepes könyvelőirodák vezetőinek, tulajdonosainak 52%-a nem képes saját vállalkozásával kapcsolatos döntésekkel rendszeresen foglalkozni, egész egyszerűen azért mert nincs rá ideje.

A cikkben bemutatunk néhány olyan egyszerű és gyors kérdést, melyet akár a nagy hajtásban is időről-időre át lehet gondolni, megválaszolni , így esélyünk nyílik arra, hogy sikeres könyvelőirodát működtessünk.

Elsőkörben nincs szükség nagy fejlesztésekre, rendszerekre. Nevezz ki egy füzetet, vagy egy excel munkalapot az ezzel kapcsolatos gondolataid rendszeres követésére. Később mikor már látod, hogy vállalkozásod sikerének mi a záloga, mely kérdések a fontosak, akkor jöhetnek profibb rendszerek, melyek az adatok összegyűjtésben segíthetnek.

1. Milyen ügyfeleim vannak?

Sikeres könyvelőiroda nem létezik egészséges ügyfélportfólió nélkül.

Ahhoz, hogy megállapítsd milyen “formában” van céged, először nézd meg kiknek szolgáltatsz. Költségek tekintetében egy új ügyfél megszerzése mindig drágább mint egy meglévő megtartása. Érdemes kezdésnek tehát a meglévő ügyfelek gazdasági értékelése.

Indulásnak íme néhány mutató, melyek bevezetésével és időközönkénti rendszeres mérésével gyors áttekintést kaphatsz könyvelőirodád egészségi állapotáról.

• Mekkora a teljes szerződéses havi árbevételed, és hogyan növekszik?
• Mekkora az egy ügyfélre jutó átlagos árbevételed?
• Legnagyobb ügyfeleid hány százalékát jelentik a teljes árbevételednek?
• Mekkora a havi/negyedéves/éves nettó növekedési rátád? (új ügyfelek mínusz elmenő ügyfelek)
• Mennyi ideig marad általában veled egy ügyfél? (hány hónap)
• Melyik ügyfél termeli neked a legtöbb árbevétel arányos profitot?
• Melyik az öt legjobban fizető ügyfeled, melyik az öt legrosszabban fizető ügyfeled?
• Átlagosan mennyi idő alatt fizetik ki az ügyfelek a számláidat?

Érdemes észrevenni, hogy a kérdésekre nincs jó és rossz válasz.A mutatók vizsgálata egy keretrendszert ahhoz, hogy céged stratégiai szemmel vizsgáld majd. Pl:

• Kinek érdemes akár többet adni, kinek kevesebbet, hogyan szegmentáld ügyfeleidet?
• gondolkozz-e mondjuk egy riportolási rendszer bevezetésén nagy ügyfelek lenyűgözösére, vagy inkább költs arra, hogy a könyvelési anyagokat minél gyorsabban dolgozd fel, ha az ügyfeleid jellemzően kicsik, vagy nincs bennük növekedési potenciál, viszont sokan vannak stb.
• helyesen árazol-e?
• satöbbi satöbbi

A mutatók tehát csak kiindulópontok.

2. Mennyire boldogok az ügyfeleid?

Miután megértetted kik az ügyfeleid, érdemes szabályos időközönként azzal is foglalkozni, mennyire elégedettek a szolgáltatással, amit nyújtasz?

Sokan félnek a kérdőívektől. A helyzet az, hogy számos kutatás alapján kimondható, hogy az ügyfelek szívesen töltenek ki kérdőíveket, hiszen már ettől is fontosnak érzik magukat.

De ami talán ennél is fontosabb, hogy ilyenkor koncentráltan szembesülsz a jóval és a rosszal egyaránt, ami elősegíti a sikeres döntéshozatalt. Amikor nap mint nap hallasz rossz dolgokat, azok kijavítását ugyan elhatározod, de másnap el is felejted a következő jó vagy rossz élménynél.

Azonban ha a visszacsatolásból rendszeres “rituálét” csinálsz, akkor a döntéshozatalod is hatékonyabb lesz.

3. Hogyan szerzel új ügyfeleket?

Ha már túl vagy azon, hogy megértetted mekkora értéket képviselnek cégedben a meglévő ügyfelek és hogyan érzik magukat, tudd meg, honnan származnak az újak?

Vezethetsz például egyszerű de rendezett adatbázisokat arról, hogy az emberek honnan értesülnek rólad, miként szereznek tudomást az irodáról.

Ezek a kimutatások nagyon jól jönnek majd akkor, amikor lesz arra időd, (vagy rá leszel kényszerítve), hogy új ügyfeleket szerezz.

A sok-sok feljegyzésből kialakul benned is egy kép arról, miért választanak téged. Ez az információ nagyon fontos lehet akkor, amikor egy weboldalt csinálsz, Facebook profilt hozol létre, hírleveleket küldsz ki vagy egyszerűen egy tárgyaláson vagy, ahol éppen egy új ügyféllel tárgyalsz.

4. Követed a trendeket? Képes vagy a megújulásra?

Könyvelőként soha nem kérdés, hogy a “jogszabályok naprakész ismerete” elengedhetetlen, az ezzel kapcsolatos tudás megszerzése pedig az egyik legfontosabb prioritás.

Minden könyvelő folyamatosan képzi magát, konferenciákra jár és csiszolja adózási és számviteli tudását. De cégvezetőként, az iroda működéséért és a növekedésért felelős vezetőként vajon nem kellene ugyanezt tenni technológiai kérdésekben?

Egy sikeres cégvezetőnek fontos, hogy tisztában legyen a szektorban végbemenő technológia újításokkal, az azokban rejlő lehetőségekkel.

Fontos tehát, hogy szolgáltatásaid modernizáld, az eljárásokat újragondold, a versenytársak hasonló törekvéseit kövesd, esetleg a trendeket, újításokat Te magad diktáld.

Az ügyfeleknek sokkal ritkábban fontos az, hogy a legokosabb legyél, mint amennyiszer az, hogy a leggyorsabb és legpontosabb.

Időről időre gondold át, mennyit tettél egy évben azért, hogy irodád egy modern könyvelőiroda legyen? Véghez vitted-e azokat a beruházásokat, melyeket elterveztél?

Ha a válasz nem, akkor írd le mi volt az oka, hogy elbuktak ezek a projektek, és hogy érd el a jövőben, hogy ilyen ne történjen meg.

A modernizálás óriási lehetőség az irodai működés hatékonyságának növeléséhez -azaz költségcsökkentéshez- , és új termékek kialakításához, azaz bevételed növekedéséhez.

5. A munkahelyi klíma

Modernizációs törekvések, cégnövekedés nincs csapat nélkül. A fenti módszerek rendszeres alkalmazása valószínűleg már ad valamilyen képet arról, hogy munkatársaid valóban dolgoznak-e, vagy csak elfoglaltak.

Így ha ezen a kérdésen túl vagy érdemes azzal foglalkozni, hogyan érzik magukat az irodában.

A könyvelés hamar kiégéshez vezet. Sokszor nagyon értékes munkavállalók a jobb jövő reményében elhagyják irodád, és valójában semmit nem tesznek, csak elfogadják a következő helyen azt, amit nálad nem sikerült.

Apró munkahelyi kérdőívekkel, klímakutatással hamarabb észreveheted azokat a jeleket, melyek a kiégést jelzik előre és időben elébe mehetsz azoknak a munkavállalói végleges döntéseknek, mely egyikőtöknek sem előnyösek.

Összefoglalás

5 olyan kérdés csoportot adtunk, melynek rendszeres gyors és szisztematikus vizsgálatával fontos lépést tettél saját vállalkozásod sikereinek mérésében is. Ha a kezdő lépéseket megtetted, — azaz, valahogy beillesztetted fenti területek vizsgálatát a működésedbe — már órási előnyben vagy sok más könyvelőirodához képest.

Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk. Itt tudsz feliratkozni hírlevelelünkre.