Baca 11 Alasan Mengapa Perusahaan Perlu Mengadopsi Fitur E-POD Berikut ini!

Article in English version can be accessed here.

Bagi Anda yang sering menghandle urusan distribusi pasti tidak asing dengan istilah Proof of Delivery (POD). POD adalah dokumen penting sebagai bukti driver telah menyelesaikan tugas pengiriman barang sehingga penagihan pembayaran dapat diajukan kepada customer.

Di era digitalisasi saat ini segala sesuatu dituntut untuk serba cepat, mudah, dan murah. Integrasi dilakukan sehingga informasi dapat diupdate secara real time. Sistem POD terdahulu memiliki berbagai kekurangan, diantaranya: pengiriman dokumen fisik dapat menghabiskan waktu berhari-hari, pendataan manual yang berpotensi menimbulkan kesalahan back office sehingga berujung pada terlambatnya pembayaran.

Masalah-masalah tersebut dapat diselesaikan dengan mengimplementasikan teknologi pada sistem POD menjadi sistem Elektronik POD (E-POD). Driver dapat menyelesaikan tugas secara elektronik dengan cara merekam bukti dokumentasi pengiriman tanda tangan elektronik, foto, dan catatan tambahan melalui perangkat seluler masing-masing. Selain itu, tanggal, waktu dan koordinat GPS secara otomatis tercatat untuk semua kedatangan dan keberangkatan. Visibilitas real-time ini dapat meminimalisir kesalahan pendataan yang dapat menyebabkan penundaan pembayaran dan masalah lainnya.
—
Sebuah survei dari Macola menyatakan bawa otomatisasi dalam proses bisnis akan meningkatkan pendapatan sebesar 77%, produsen yang telah mengotomatisasi proses bisnis mereka biasanya memiliki pendapatan rata-rata lebih besar daripada mereka yang tidak melakukannya. Apakah dengan mengadaptasi sistem E-POD keuntungan bisnis menjadi lebih besar? Simak 11 poin berikut!

1. Menekan biaya pengiriman dan penggunaan kertas

Penggunaan E-POD membuat para stakeholder (driver, customer, admin) tidak perlu lagi mengirimkan dokumen fisik berbentuk kertas sebagai bukti pengiriman. Biaya pengiriman dan pembelian kertas pun dapat ditekan serendah-rendahnya. Selain itu, sistem manual POD biasanya membutuhkan waktu 3 hari kerja untuk memproses pengiriman dokumen, belum lagi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pendataan manual. Menghilangkan proses pencetakan dan pengiriman dokumen artinya mengurangi penggunaan bahan bakar dan kertas dalam kehidupan sehari-hari.

2. Komunikasi terjalin lebih efektif dan efisien

Dengan adanya E-POD customer tidak perlu lagi menelpon berkali-kali untuk memastikan pengiriman barang dilakukan secara aman. Pelacakan dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja, termasuk pengiriman E-POD dapat dilakukan langsung setelah barang diterima. Hal ini tentu juga akan menghemat biaya telpon.

3. Pelacakan secara real time

Pelacakan pengiriman secara real time membuat para stakeholder dapat mengetahui Informasi terkini tentang kondisi di lapangan. Kendala lebih mudah teridentifikasi, dan solusi dapat segera ditemukan. Contohnya apabila driver gagal mengambil muatan karena antrian loading penuh, admin segera bertindak untuk mencari solusi kepada customer yang bersangkutan.

4. Menghilangkan rumitnya birokrasi internal perusahaan

Dalam menjalankan aktivitas bisnis perusahaan, umumnya diterapkan prosedur kebijakan “persetujuan” yang melibatkan berbagai departemen. Birokrasi ini tentu membuat perusahaan semakin lama memproses dokumen. Beda cerita jika menggunakan E-POD, ketika bukti elektronik telah diterima admin, penagihan dapat langsung diproses saat itu juga oleh bagian finance.
Pekerjaan pun semakin mudah, tidak perlu datang ke kantor untuk menerima, mendata, mengembalikan dokumen, dan mengurus birokrasi.

5. Meningkatkan produktivitas

Teknologi diciptakan untuk meringankan pekerjaan manusia. Dengan adanya teknologi sebuah pekerjaan dapat diselesaikan lebih mudah dan cepat. Waktu, pikiran, dan tenaga dapat dimanfaatkan untuk melakukan berbagai pekerjaan sekaligus. Dengan menggunakan E-POD driver dapat mengirim barang lebih banyak daripada sekedar mengirim dokumen POD ke kantor. Staf administrasi pun dapat menyelesaikan pekerjaan lain daripada harus melakukan input data manual.

6. Mempermudah pembuatan laporan untuk perbaikan berkelanjutan

Sebuah perusahaan umumnya selalu melakukan perbaikan berkelanjutan. Perbaikan dapat dilakukan dengan melakukan analisis terlebih dahulu. Analisis perbaikan dapat dilakukan secara tepat hanya jika memiliki pelaporan data yang valid.
Melalui E-POD, semua data pengiriman dapat terekam dan terstruktur dengan meminimalisir kesalahan tanpa repot memasukan data satu persatu. Laporan dapat diperoleh secara lebih sederhana dengan satu “click”. Analisis tren dan identifikasi masalah dapat diperoleh sewaktu-waktu melalui penarikan data yang akan ditampilkan di dashboard.

7. Memudahkan koordinasi antar departemen

E-POD dapat diintegrasikan dengan sistem bisnis perusahaan sehingga memberikan data valid yang berguna untuk meningkatkan performa setiap departemen sehingga masing-masing dapat berkolaborasi untuk performa bisnis perusahaan yang lebih baik.

8. Meningkatkan keamanan

Dengan E-POD, customer dapat melakukan pelacakan pengiriman sampai benar-benar yakin barang telah diterima di waktu yang tepat atau orang yang tepat. Keamanan dapat ditingkatkan dengan meminimalisir pemalsuan dokumen melalui pengiriman bukti foto dan tanda tangan digital. Selain itu dokumen dengan tanda tangan digital juga lebih terjaga kerahasiaannya, tidak mudah hilang atau rusak.

9. Meminimalisir kecurangan dan penipuan

Bukti pengiriman dapat mencegah potensi kecurangan dan penipuan. Jika terjadi perselisihan antara customer dan driver, E-POD dapat memberikan bukti faktual dan aktual sehingga dapat menunjukkan letak kesalahan dan melindungi pihak yang tidak bersalah dari tuduhan kecurangan. Salah satu bukti elektronik adalah foto driver mengantarkan barang ke tujuan.

10. Perhitungan lebih akurat

E-POD membantu perusahaan meningkatkan keakuratan informasi pengiriman dan pengembalian barang. Data-data dalam E-POD seperti: jumlah muatan, titik bongkar muat, identitas customer dan driver akan terekam dalam sebuah software sehingga akumulasi laporan dapat tercatat secara lebih akurat dan meminimalisir adanya kesalahan.

11. Memperkuat cashflow perusahaan

Sudah menjadi rahasia umum jika bisnis logistik membutuhkan biaya modal yang cukup besar. Customer umumnya melakukan kewajiban pembayaran secara tempo, misalnya 30 hari setelah invoice diterima. Namun driver selalu meminta uang jalan di depan untuk membeli bensin, toll, dan makanan minuman selama di perjalanan. Selisih waktu antara pembayaran customer dengan biaya uang jalan membuat perusahaan dituntut untuk bisa mengatur cash flow dengan baik.

Dengan adanya E-POD perusahaan dapat memperkuat cash flow.
Bukti pengiriman yang diterima secara cepat akan mempermudah departemen Finance untuk melakukan generate invoice dan melakukan penagihan kepada customer.

Nah itu dia 11 poin mengapa E-POD akan memberikan manfaat bagi bisnis logistik Anda! E-POD dapat meningkatkan keunggulan kompetitif di era yang serba cepat ini. Perusahaan pun dapat memberdayakan sumber daya untuk meraup untung lebih banyak, memaksimalkan waktu untuk melakukan hal-hal yang lebih penting, dan menekan biaya-biaya yang tidak perlu.

Jika Anda masih memiliki pertanyaan tentang E-POD dan belum terlalu yakin akan implikasi untuk kemajuan bisnis Anda, segera kirim pertanyaan ke SaaS@ritase.com