Гайд по софту для удаленного офиса от команды Rocketech

По данным опроса Stack Overflow, 65% разработчиков, выбирая уйти или остаться в компании, ставят гибкие условия труда (возможность самостоятельно выбирать рабочие часы и работать удаленно) превыше всего — даже зарплаты и возможностей обучения.

Наша компания обеспечивает полный цикл R&D и полностью перешла на удаленный режим работы еще в 2018 году, задолго до начала пандемии. Сегодня в распределенной команде Rocketech более 90 человек, которые живут на разных континентах и работают удаленно.

В течение пяти лет мы использовали разные инструменты, проверяли гипотезы и допускали ошибки. Нельзя сказать, что к удаленке можно полностью подготовиться, а процессы для распределенной команды настроить заранее. Все пять лет в ремоут-формате мы внедряем и тестируем инструменты, софт, процессы для управления удаленным офисом. Такая своеобразная сансара, идея которой в том, чтобы найти баланс между затратами для компании и возможностями для распределенной команды.

На основе своего пятилетнего опыта мы построили систему взаимодействия, работы и коммуникации в распределенной команде и создали этот гайд, чтобы показать, как это работает у нас. Гайд будет полезен тем, кто находится в начале пути создания распределенной команды, и тем, кто ломает голову, как прокачать удаленку.

Система инструментов и каналов коммуникации у нас представляет собой единое пространство для работы, общения, в том числе и неформального, и хранения информации. Весь софт можно условно разделить на несколько групп.

Правило №1: Все должно быть интуитивно понятно даже новичку.

Общение

• Discord — корпоративное пространство для звонков и видеовстреч, центральная часть офиса Rocketech. Здесь 5 общих переговорок с доступом для всех и 2 гостевые. Еще одна переговорка выполняет функцию офисной кухни, где люди встречаются на кофе или обмениваются парой слов пока ждут у кофемашины.

У каждой — свое название. Так, переговорная №4 — это Сингапур, в честь страны, в которой была зарегистрирована компания.

Для рабочих встреч — любая комната, кухня — для неформального общения, совместных обедов и кофе-брейков.

События в Украине сильно повлияли на использование Discord. Большая часть команды Rocketech — украинцы, поэтому многие корпоративные активности сейчас не проводятся.

• Slack — корпоративный мессенджер для звонков, обмена новостями и сообщениями. Здесь есть три группы чатов.

• Zoom Room, Google Meet, Skype, Telegram — для общения с партнерами и заказчиками.

Правило №2: Не плодить бесконечные чаты, доски и т.п.

Пояснение к правилу: Как бы сложно не было, его важно выполнять. Мы поняли это на своем опыте. Поэтому за количеством и актуальностью чатов следит специально выделенный человек.

Информация

• Confluence — корпоративное пространство для хранения информации и документации. Система интуитивно понятная и user-friendly.

Под каждый проект создается свой спейс, где хранится вся документация. Архивируем, когда работа по проекту заканчивается. На момент подготовки текста было около 20 активных спейсов.

Есть “вечнозеленые” спейсы, один из таких — путеводитель по жизни компании Rocketech Employee Handbook. Здесь находится вся информация по внутренним процессам, профили сотрудников, инструкции по работе с внутренним софтом и корпоративным инструментами, основные политики компании. Отдельный спейс посвящен культурному коду компании: истории, миссии, ценностям и т.д.

Отдельная часть Handbook — внутренний корпоративный блог. Раньше здесь были интервью с командой, новости про компанию и т.д. Сейчас повестка изменилась: мы ведем хронику событий в Украине, рассказывает про работу в новых условиях. Форматы прежние, тема другая.

В спейсе Review Notes храним договоренности с Performance Review и других встреч с сотрудниками (у каждого есть доступ к страницам со своей информацией). Все данные — в безлимитном хранилище.

Пользуемся тарифом Premium, информацию по содержанию и стоимости можно найти здесь https://www.atlassian.com/software/confluence/pricing

Главная сложность работы с Confluence — настроить роли доступа и правильно ограничить его в случае необходимости.

• Google Drive — облачный сервис, где храним лого компании и брендбук. Некоторые сотрудники используют его для хранения рабочих документов.

Управление проектами и работа над ними

• Primetric — dashboard, который позволяет планировать загрузку членов команды и распределять их по конкретным проектам.

Под каждый проект (на стадии Discovery в том числе) создается отдельная страница, где собраны описание, даты начала и завершения каждого этапа, команда.

Мы пользуемся тарифом Enterprise, цена договорная. Больше по тарифам можно узнать здесь https://www.primetric.com/pricing

Важно: По функционалу Primetric не пересекается с Confluence, поэтому исключить из цепочки один или другой не получится.

• Miro — online-dashboard для совместной работы над проектами. С его помощью мы проводим командные сессии, на которых устраиваем брейншторминг и тестируем идеи, scrum-мастера используют для проведения ретроспектив.
• Jira — инструмент для постановки и трекинга задач в проектах и планирования спринтов. Имеет большие возможности для кастомизации.

Так, у нас на площадке реализована Human Resource Information System (HRIS): рекрутинг и HR организуют свою работу, ведут базы данных кандидатов и сотрудников. С помощью Corezoid и Zapier настроены кастомные автоматизации. Например, когда меняется статус сотрудника система создает и удаляет страницы в Confluence, задачи в Jira, рассылает уведомления в Slack, рассылает invites в наши системы или закрывает доступ к ним.

• Hubstaff — таймтрекер, которые фиксирует рабочее время. Используем только для учета и анализа времени, поэтому скрины заблюрены.

Hubstaff синхронизирован с Jira: чтобы задача появилась в таймтрекере, ее нужно создать на доске Kanban. Это занимает несколько минут, но экономит время на заполнении вручную отчетов в excel каждый месяц.

Сотрудник выбирает проект и задачу в таймтрекере, запускает его и начинает работать. Используя информацию по отработанному времени команде начисляют зарплату 2 раза в месяц.

Планирование

• Календарь Google — стандартный планировщик встреч

Обратная связь

• Feedback Google Forms — основной инструмент для обратной связи.

Используем, когда нужно прописать отдельные моменты. В целом стараемся не формализовать фидбэк и часто просто проговариваем его.

• Опросники в Slack

Используем, чтобы оперативно получить обратную связь: узнать, когда удобнее провести Meeting или какие материалы для блога сейчас актуальны.

Тимбилдинг

• Donut Slack Bot — приложение для укрепления корпоративной культуры и построения неформальных связей в распределенной команде.

Бесплатный период — три месяца, дальше придется платить около $6 тыс. в год. Много опций, мы использовали “Кулер с водой” и “Кофе с фаундером”.

Если команда выросла с 0 до 50 человек и бюджет позволяет, Donut заменит event-менеджера и нескольких менеджеров по работе с персоналом.

Сейчас не пользуемся ботом, написали своего с аналогичными функциями.

Команда работает асинхронно, поэтому доступ ко всем перечисленным каналам и инструментам открыт круглосуточно. Есть созвоны с фиксированным временем, на которых все участники должны быть обязательно. Время митинга и продолжительность указываются в календаре Google, а темы для обсуждения — в Jira.

Этого списка достаточно, чтобы наладить продуктивную работу распределенной или удаленной команды.