仕事上の連絡をLINEでする?冗談じゃないよ。

もはや日本人にとってのコミュニケーションのインフラと言えるほど普及した無料通信アプリLINE(ライン)が先月日米同時上場を果たしました。

投資家にとってLINEの魅力はいうまでもないその膨大な利用者数です。日本や台湾やタイはいずれもトップシェア、インドネシアでは2位グループから首位をうかがいます。国内では5000万人を超すユーザーを持ち、MAU(月に1回以上利用しているアクティブユーザー)でみると、LINEは2016年3月末時点で2億1800万人に達します。そのなか、仕事の連絡に使われる人も多くなっているようです。

しかし、仕事でLINEを利用して本当に適切ですか?

プライベート用に作られたLINEはビジネスで利用するのは実に多くな欠点があります。

プライベートと仕事をきっちり使い分けないと

想像してみましょう。親和性の高い家族、恋人と会話を弾んている時、上司からの仕事依頼のメッセージが出てくるとか、せっかくの休暇なのに、友だちに旅行地の写真を送ったとたん、同僚からの仕事連絡が出てくるとか、そういう場合が少なくないでしょう。そして、敬語とためくちのスイッチ切り替えも困ります。それだけではない、LINEでスタンプを使って返信するのはよくありますが、年上の上司相手にスタンプを送ったら、「失礼」や「誤解」を生みかねないです。さらに、宛先を間違えて送信することもあると思います。笑って済ませられる内容ならいいですが、会社の批判、部下に対する愚痴を書いたりすると、取り返しのつかないことに発展する可能性もあります。

さらに、ウォンテッドリーが発表した『コミュニケーションツール利用に関する意識調査 2015』によると

LINEのようなコミュニケーションアプリで仕事上のコミュニケーションをすることに対して「とても抵抗がある」と「やや抵抗がある」が計43.4%との結果に。その理由を尋ねたところ、「プライベートな利用がメインだから」が61.9%と1位になりました。
仕事の履歴をちゃんと残せないといけない

仕事上の連絡は時間、数字、企画案などの大事な情報が含めています。日々の仕事はそれらの情報を振り返ることも多いです。そして、ビジネスでの連絡で大切なのは、責任の所在を明らかにすることです。これは会話に良く出てくる、この前あなたはこう言った、いやそんな事言っていない。ということは仕事をやっていく上で大きな問題です。それはメールが今でもLINEみたいなコミュニケーションアプリに完全に代わられない最大の原因です。

LINEのようなチャット形式はフローな情報なので、時間が経って新たな情報が上乗せされるとドンドンと古い情報は流れていってしまいます。しかも、一定量を超えると過去の記録は失くなってしまいます。よって重要な内容はLineでやり取りすべきではありません。

本当に必要なニーズは?

LINE 2015年10–2016年3月期の媒体資料によると、LINEを利用するユーザーの4割が会社員です。その原因といたしましたは、メールという既存のツールにはない長所がチャットにはあるからです。メールをチャットみたいな形で使用するなら、受信箱がどうなるか言わなくても想像できます。

要するに、「責任の所在を明らかにする」ビジネスメールと「素早く便利に連絡ができる」チャットの結合が大切です。さらに、予定の管理、チームの協同、ファイルの保存と共有などの機能を加えれば、仕事の連絡に取って適切かつ強力なツールになるでしょう。