Sobre as diferentes agendas no mercado de trabalho

Essa é uma resenha construída com base nos argumentos do texto de Paul Graham, de nome Maker’s Schedule, Manager’s Schedule. O autor faz uma abordagem bacana da diferença das agendas e do próprio cotidiano de gerentes e de funcionários em geral. A tradução para “makers”, nesse caso, torna-se bem ampla, dado que ele conta a sua própria experiência como programador, e cita outras funções como escritores, por exemplo. Para esse tipo de funcionários, segundo ele, as reuniões custam um preço diferente, e em geral, mais caro.

Primeiro, ele apresenta a agenda dos gerentes, é dividida todo o dia em intervalo de horas. Pode-se bloquear uma série de horas para uma simples tarefa se for preciso, mas normalmente, você pode trocar o que está fazendo a cada hora. É a agenda do comando, do controle. É atualmente como a maioria das ferramentas de agenda dispostas na internet se permitem apresentar.

Já a agenda dos demais funcionários, ou melhor, o cotidiano deles, usualmente é dividida em referência aos turnos do dia. Teoricamente, não se pode escrever ou programar em unidade de uma hora. Esse é basicamente o tempo para se começar alguma coisa.

Por isso, reuniões para estas agendas, são um completo desastre. Uma simples reunião, pode dividir o período da tarde em 2 pedaços pequenos para realizar qualquer outra atividade. Somado ao fato de que é necessário se lembrar da reunião e preparar-se para ela. Para um gerente, é mais simples. Tem sempre alguma coisa começando na próxima hora, e, portanto, estão sendo se lembrando, e preparados.

Para gerentes, as reuniões são os padrões no seu dia a dia. Para funcionários, ter uma reunião é como se fosse uma exceção. Isso altera completamente o modo como estão trabalhando. Acaba que uma reunião afeta de modo cascata o dia inteiro. Se o funcionário sabe que tem uma reunião na parte da tarde, pega as tarefas mais ambiciosas para o turno da manhã, e esses trabalhos ambiciosos por si só são mais difíceis, e obrigam a trabalhar mais no limite da capacidade. Isso trabalhando em função de prazos e deadlines, onde existe a demanda a ser entregue, e a reunião não mudaria essas datas.

Ambas agendas funcionam muito bem. O choque acontece quando elas se encontram. Mas não existe certo ou errado. Como então, que os criadores de startups gerenciam a própria agenda? No início, trabalha-se como um funcionário comum, mas o mercado obriga você a ter uma agenda de gerente. A saída está no “horário comercial”. As reuniões aconteciam fora do horário comercial e, portanto, não interrompiam nada. Outra saída para startups é um novo particionamento do dia. Fazer as atividades no turno da noite, até algumas horas da madrugada, dormir até mais tarde, e no turno da tarde, exercer uma agenda de gerente, onde o mercado obriga isso.

Um fato que ocorre quando se adota uma agenda de gerente, são as reuniões especulativas. Você pode encontrar com alguma pessoa, apenas para saber como andam as coisas, e marcar outra reunião, ou conhecer outras pessoas. Você sempre consegue encaixar algum horário. Essas reuniões especulativas geraram a expressão “tomar um café”, e é um horário que só ocorre nas agendas de gerente, que conseguem conciliar esse tempo a qualquer etapa do dia. Esse tipo de reunião custaria demais na agenda de funcionários. Dessa forma, eles enfrentam dois desafios: ou rejeitam essas reuniões, e perdem oportunidades ou ficam parecendo que estão ofendendo, ou vão a essas reuniões e perdem pelo menos uma parte do dia para tal. Nenhuma das duas são boas. (Confesso que fiquei surpreso ao saber que essa cultura do “cafézinho” acontece fora do Brasil.)

Por isso tudo, não é que os funcionários comuns evitam reuniões sem razão. A questão é que para eles, isso tem um preço maior do que aos gerentes, e é necessário entender isso para ajudar ambos os lados, conciliando as agendas e evitando os atritos que podem surgir. Para momentos de turbulência, prazos apertados e necessidade de comunicação, esse texto serve para sugerir melhorias para ajudar iniciantes e experientes na gestão de pessoas e de tempo.

Um insight para vendas que este texto pode favorecer, é compreender para quem você está pretendendo vender, e se comunicar, e pensar em uma forma de conciliar-se com a agenda dele. Talvez, o seu prospect possa ser um dono de empresa muito pequena, que atravessa períodos em que é preciso colocar mais a mão na massa. Talvez valha a pena marcar as reuniões no início do dia, ou após o horário comercial, facilitando para ele. Isso pode representar uma chance menor de ele falhar no compromisso, ou até mesmo de já recusar a reunião.

E aí? Você se encaixa em qual tipo de agenda? Vamos marcar um cafézinho, ou isso seria muito custoso pra você? Comenta aí embaixo o que achou.