Robotik Süreç Otomasyonu

Aslında “robot”lara genelde üretim bandından aşinayız. Temelde x,y ve hatta z koordinatları ile hedefi belirlenmiş bir noktada&alanda tanımlanmış bir işi tekrar ve tekrar yapmak üzere programlanmış makineler endüstriyel otomasyonda uzun yıllardır mevcut. Hatta bugünlerde fiziksel robotların hoplayan zıplayan ve hatta konuşan versiyonlarını da görmeye başladık. Fakat bu robotlar biraz farklı 😊

Günlük hayatımızda bilgisayar başında çalışanlar olarak, koordinatları ile hedefi belirlenmiş nokta aslında bilgisayar ekranı; yapılacak iş ise klavye ve fare tıklamalarıdır. Bu açıdan baktığımızda; insani fonksiyonlarımızı katmadığımız işlerde Robotik Süreç Otomasyonu (RPA- İngilizce adıyla Robotic Process Automation) bilgisayarların kendi kendine çalışmasını sağlar, yazılım robotları aracılığıyla bu süreçlerimizi otomatikleştirir.

RPA ile temelde iş ve işçi dijitalleştirilmektedir. Mevcut süreçleri artık insanlar değil, sanal robotlar takip eder. Robotlar, her türlü uygulamayı tıpkı bir insanın yapacağı şekilde taklit eder ve şirketlerin otomasyondan kesintisiz olarak 7x24 faydalanmasını sağlar.

Günlük hayatta fonksiyonların altında ekip ve departmanlar halinde çalışırız. Bazılarının gri alanları da olsa, belirlenmiş süreçlerimiz vardır ve bu süreçlerde kullanılacak sistemler de belirlidir. Basit bir örnekle ilerleyelim: Muhasebe departmanı çalışanı bir kişinin, her sabah bilgisayarını açtığında ilk iş ERP programı üzerinden bir rapor indirmesi, excelde bu raporu düzenlemesi ve sonrasında da bazı alıcılara mail atması gerektiği bir süreç hayal edelim. Bu sürecin içinde kullanılan sistemler de haliyle ERP programı, Excel ve Outlook olacaktır.

RPA tam olarak bizim yerimize bu işi yapacak olan dijital asistan görevi görüyor. “Ben bu hammaliye ve angarya işi neden yapıyorum” veya “bir stajyerimiz olsa ve bu işi ona öğretsek” dediğinizde RPA devreye giriyor.

RPA, sizin yerinize uygulamalara giriş yapar, diğer sistemlere bağlanır, verileri kopyalayıp yapıştırır, dosya ve klasörleri taşır, veri tabanlarından okur ve yazar, belgelerden, PDF dosyalarından, e-postalardan ve formlardan yapılandırılmış ve yarı yapılandırılmış içeriği ayıklar ve işler, hesaplamalar yapar, web’ den veri çeker. Çalışanlar ise kazandığı zamanla daha katma değeri yüksek işlerle ilgilenir.

RPA ‘in Faydaları Nelerdir

Verimlilik

Monoton ve tekrar eden işlerinizi düzene koymak, işlerinizi daha verimli bir şekilde yürütmenize yardımcı olmak için kaynaklardan tasarruf etmenize ve daha önemli işlere odaklanmanıza olanak tanır. İşinizi dijital olarak dönüştürmek, çalışanların işlerini ellerinden almak anlamına gelmez. Aksine insan işgücünü artıran manuel işleri ortadan kaldırır ve böylece çalışanlarınız etki yaratacak stratejik çalışmalara odaklanabilirler.

Kolay Kullanım

Kodlama yapmanız gerekmez. RPA çözümleri sürekle-bırak ara yüzü ile birlikte size yardımcı olur ve tekrar kullanılabilen bileşenleri fare ile sürükleyerek iş akışlarınızı kolayca yapılandırabilirsiniz.

Doğruluk

Ağır işleyen görevleri yazılım robotlarına devretmek, iş akışlarınızdaki insan hatalarını ortadan kaldırır. RPA ile birlikte; veri girerken ortaya çıkabilecek yazım hataları, dosyaları yanlış hedefe taşıma, rapor oluşturmak için son tarihin kaçırılması veya insanların yapmaya eğilimli olduğu diğer hatalar konusunda endişelenmenize gerek yoktur. Hata yapmadan veya daha az hata yaparak çalışmak, düzeltme yaparken zaman harcamanın önüne geçer ve maliyeti yüksek olabilecek hataları engelleyerek tasarruf sağlar.

Esneklik

Neredeyse her süreç RPA ile otomatikleştirilebilir. Pahalı donanım değişiklikleri veya geliştirme yapmadan, en esnek RPA çözümleri kullanılarak süreçler, iş uygulamalarına ve iş akışlarına entegre edebilirler.

İyileştirilmiş Müşteri Deneyimi

RPA çözümünün bir diğer önemli faydası müşteri deneyimini nasıl iyileştireceğidir. Hızlı ve doğru işlem yapma, iyileştirilmiş kalite ve en az hata demektir ki bu da müşteri deneyiminde iyileştirme anlamına gelir. Zaman içerisinde bu durum, markanın değerini artırır ve satışların artmasını sağlar.

RPA Hangi Süreçlere Uygundur

Bir şirket RPA kullanmaya karar verdiğinde başlangıç noktası, hangi süreçlerin otomasyondan fayda göreceği konusundaki belirsizliktir. Cevap ise basit; geliştirilmiş, optimize edilmiş veya standartlaştırılmış ve tabii ki tekrar sayısı yüksek süreçlerin önceliklendirilmesi gerekiyor.

Peki en anlamlı sonuçları elde etmek için hangi tür süreçler otomatikleştirilmelidir?

• Tekrar eden ve değişmeyen/rutin
• İnsan hatasına müsait
• Belirli kurallara bağlı olan
• Dijital veriye dayalı
• Yüksek hacimli ve öncelikli
• Standart hale getirilmiş
• Sınırlı karar alma durumu barındıran

Diğer bir ifadeyle, bir iş süreci fazla sayıda insan müdahalesi gerektiriyorsa, elektronik/dijital olmayan veri kaynaklarını barındırıyorsa veya belirli koşullar altında farklı sonuçlar üretiyorsa süreç otomasyonu için uygun bir aday değildir. Robotik süreç otomasyonu, özellikle insan çalışanların zor veya sinir bozucu olarak gördüğü, zaman alıcı ve tekrarlayan iş süreçleri için önemli maliyet tasarrufu ve diğer faydalar sağlayabilir.

Kalıcı başarının temel noktası, süreçlerin işleyiş şeklini tam olarak anlamak ve daha sonra bu bilgileri etkili bir RPA planlaması için kullanmaktır.

Robotik Süreç Otomasyonu ve yapay zeka ile iş birliği yapanlar geleceğin başarılı kişi ve kurumları olacaktır.