Araç ve Yol Giderlerini Şirket Masrafı olarak nasıl giderleştirirsiniz?
Şirket faaliyetleri için özel aracınızla yaptığınız yolculukları, gider olarak göstermek Birleşik Krallık vergi sisteminde oldukça kolaydır. Özellikle faaliyete yeni başlayan şirketlerin çoğunda şirket aracı olmadığını düşünürsek, şirket direktörünün kendi özel aracıyla yapacağı yolculukları şirkete masraf olarak göstermesi önemlidir. Ancak bunu yakıt fişi ile değil, katedilen mesafe yöntemiyle yapması gerekmektedir. Böylece hem kişisel aracınızla tükettiğiniz yakıt ve yaptığınız yol masrafını şirketten kolaylıkla tahsil edebilir hem de şirkete gider göstererek Kurumlar Vergisini azaltabilirsiniz.
Dikkat etmeniz gereken temel nokta bu seyahatlerin sadece şirket faaliyetleri için gerçekleştirilmiş olmasıdır. Kişisel yolculuklarınız bu kapsama girmemektedir.
Bu yazıda şirket faaliyetleri amacıyla yapılan seyahatlerin nasıl giderleştirileceğini, HMRC’nin bu gideri nasıl hesapladığını ve katedilen mesafelerin kaydının nasıl tutulacağını ele alacağız.
İş seyahatlerinin kaydı nasıl tutulur?
İlk olarak, kullandığınız araç şirkete ait bir araç olmadığı sürece, yakıt fişlerini şirket gideri olarak kullanamazsınız. Bunun yerine, HMRC (Maliye) tarafından Şirket Direktörü ve çalışanlarına yapılan mesafe beyan etme hakkı verilmiştir.
Yeni kurulan şirketlerde genellikle gelir elde edilmeden harcamalarda bulunulmaya başlandığı düşünülürse, önemli harcama kalemlerinden birisi iş seyahatleridir. Şirkete bir araç satın alana kadar “kişisel” araç kullanıldığı için yapılan seyahatler için şirketten ödeme alınabilmelidir. HMRC bu konuda oldukça kolay bir yöntemle, mil başına masraf yazılmasını önermekte ve beyan usülü yapmaktadır. Kısacası, yapılması gereken şey sadece, “yolculuğun yapıldığı tarih”, “yolculuğun nereden nereye yapıldığı” ve “katedilen mesafe” bilgilerini not etmektir. Bu bilgiler resmi olarak HMRC’ye bildirilmese de şirket kayıtlarında tutulması, yaşanabilecek bir HMRC (Maliye) incelemesinde önemi daha iyi anlaşılacaktır.
Kendiniz bir tablo hazırlayıp, her yolculukta bir satır ekleyerek arşiv tutabilir, otomatik mesafe takip eden bir yazılım kullanabilirsiniz. Sadler&Frost olarak çok sık yolculuk yapmayan müşterilerimize sunduğumuz şablona yolculuklarını yazıp Dext’e masraf olarak göndermelerini öneriyor ve giderleştiriyoruz. İşi gereği sürekli yolculuk halinde olan ve farklı noktalar arasında mesafe kateden müşterilerimize ise MileIQ entegre ederek yol giderlerinin otomatik muhasebeleşmesini sağlıyoruz.
Kişisel Araçla Katedilen Mesafe için Talep Edilecek Tutar Ne Kadardır?
HMRC (Maliye), iş seyahatlerinde kişisel araçla katedilen mesafelere ödeme yapılırken, aşağıdaki tabloya göre hesaplama yapılır:
Ulaşım AracıYıllık 10.000 Mile KadarYıllık 10.000 Milden Sonraki KısımAraba/Kamyonet0,45£0,25£Motosiklet0,24£0,24£Bisiklet0,20£0,20£
https://www.gov.uk/expenses-and-benefits-business-travel-mileage/rules-for-tax
