Küçük İşletmeler Neden Muhasebe Yazılımı Kullanmalıdır?
Birçok küçük işletme sahibi ön muhasebeye zaman ayırmak istemez. Sonuç olarak da beyanname tarihleri yaklaştığında sıkışıklık yaşar ve gecikmelerden kaynaklı ceza ödemek zorunda bile kalır.
Piyasada, ön muhasebe kaydı tutmayı kolay ve pratik hale getiren Xero, QuickBooks, Sage, FreeAgent gibi birçok muhasebe yazılımı bulunmaktadır. Ayrıca HubDoc, Dext (eski adıyla ReceiptBank) gibi muhasebeye yardımcı araçlarla günlük giderlerin muhasebeye girişi oldukça kolaylaşmıştır. Böylece kayıtlar düzenli tutulabilmekte ve beyanname tarihlerinde yığılmanın önüne geçilmektedir. Özellikle sınırlı miktarda kaynak ve personel ile faaliyet gösteren küçük işletmeler açısından bu daha da önemlidir.
HMRC’nin 2019’da hayata geçirdiği, KDV başta olmak üzere vergi beyannamelerini dijital ortama taşıma çalışması olarak özetlenebilecek Verginin Dijitalleştirilmesi (Making Tax Digital) çalışması muhasebe yazılımlarının önemini ve doğal olarak bu alanda mevcut seçenekleri daha da artırmıştır.
Ön muhasebe şirketinizin muhasebe ve yasal bildirim/beyan sorumluluklarını karşılamayı kolaylaştıran çok önemli bir adımdır. Ön muhasebeden kasıt satışlarınızın, alışlarınızın, harcamalarınızın ve para transferlerinizin kaydını tutmaktır. Bu kayıtları düzenli olarak tutmanız şirketinizin mali durumunu değerlendirmeniz ve büyümeye yönelik atacağınız adımları planlamanız için çok faydalıdır.
Ön muhasebe aşamasında tutulan kayıtlar kullanılarak şirketin genel durumunu ve mali yapısını gösteren muhasebe kayıtları, tabloları, raporları oluşturulur. Bunlar hem yatırım kararlarının alınmasında hem de şirketin mali performansının hissedarlara, Companies House’a ve HMRC’ye beyan edilmesinde kullanılır ki bu da muhasebe aşamasıdır.
Sadler&Frost müşterilerine ön muhasebe işlemlerinde kullanmaları için Dext (eski adıyla Receipt Bank) uygulamasını, muhasebe işlemleri için ise Xero uygulamasını sunmaktadır. Müşterilerimiz Dext sayesinde giderlerini sadece fotoğraf çekerek ya da email ile gelen faturaları ileterek muhasebeye aktarabilmektedir. Ekibimiz, bu giderleri muhasebeleştirmektedir. Faturalar ise Xero’dan kesilmektedir. Ayrıca, banka hesaplarınızı Xero ile entegre ettiğimiz için, yapılan tüm tahsilat ve giderler, aylık olarak mutabakat yapılmaktadır.
Muhasebe yazılımı kullanmanın avantajları
Ön muhasebe kayıtlarını yazılım kullanarak çevrimiçi/mobil şekilde tutmanın en büyük avantajı şirketinizin mali performansını kolayca görebilmek ve takip edebilmektir. Elbette her şey dijital muhasebe programları kullanmakla bitmiyor. Yine de verileri girmek, doğruluğunu kontrol etmek ve zamanı gelince HMRC’ye (Maliye) vergi beyannameleri göndermek gerekecektir. Sadler&Frost ile çalışmanız halinde tek yapmanız gereken ödeme ve satış belgelerinin resimlerini çekip Dext ve diğer yardımcı yazılımlar sayesinde bize göndermek olacaktır. Geri kalan işleri biz sizin yerinize halledeceğiz.
Muhasebe yazılımlarının diğer bir faydası da KDV konusunda karşımıza çıkmaktadır. Ön muhasebe yazılımlarına düzenli şekilde veri girişi yaptığınız takdirde şirketinizin mali performansını rahatlıkla takip edebileceğinize değinmiştik. Bu da şirketinizin KDV kaydı zorunluluğu doğup doğmadığını daha kolay tespit etmenize olanak sağlar.
Şirketlerin KDV kaydı konusundaki diğer yazılarımızda detaylıca değindiğimiz üzere şirketinizin 12 aylık cirosu 85.000 Sterlin eşiğini geçerse veya 30 günlük dönem içerisinde bu eşiği geçeceğinizi öngörüyorsanız şirketinizin KDV kaydını yapmanız gerekmektedir. Muhasebe yazılımları hem bu eşiğe ne zaman ulaşacağınızı hem de standart KDV oranına mı yoksa sabit KDV oranına mı kayıt olmanızın daha avantajlı olacağı konusunda size bilgi sunar.
Ayrıca İngiliz hükümetinin 2019’da uygulamaya koyduğu Verginin Dijitalleştirilmesi (Making Tax Digital — MTD) projesi kapsamında KDV’ye kaydolan şirketlerin MTD uyumlu muhasebe yazılımları kullanması zorunluluk haline gelmiştir. Dolayısıyla şirketinizin KDV kaydını yaptırırken aynı zamanda bir muhasebe yazılımı da edinmek durumunda kalacaksınız.
Banka mutabakatı küçük işletmeler için önemli bir işlemdir. Tüm banka ekstrelerinizi bankanızdan almanız ve kayıt altına aldığınız gider ve satış faturaları ile eşleştirmeniz gerekecektir. Çevrimiçi ön muhasebe yazılımları bu işlemi de oldukça kolay hale getirir.
