¿Cómo asignar Leads aleatorios a un equipo de ventas?

Aunque parezca raro, Salesforce al día de hoy no tiene de forma estándar una manera de asignar Leads (Prospectos, Candidatos, Clientes Potenciales) de manera aleatoria a un equipo de ejecutivos que acto seguido comienzan a trabajarlos. Lo que Salesforce propone es asignarlos por medio de reglas de automatización (o manualmente) a un usuario, o bien a una cola que es un “repositorio” de usuarios que se encuentran disponibles para tomarlos y trabajarlos.

La asignación de Leads por medio de la función “Lead Assignment Rule” solo considera usuarios y colas como dije anteriormente, pero muchas veces en medio del proceso de implementación el cliente pregunta si es posible asignarlo de manera aleatoria, de forma que cuando llega un Lead se asigne al ejecutivo 1, y luego cuando llega otro lead, se asigne al ejecutivo 2 y así sucesivamente hasta dar la vuelta y volver al ejecutivo 1 otra vez. Cómo no existe una función Pre Configurada hay que buscar alternativas y una de ellas tiene que ver con una solución propuesta por Salesforce en que necesitamos crear algunos campos y luego una regla de asignación para así enviar los Leads a los vendedores.

Esta asignación usa la lógica del “Round Robin” que significa que se asigna cada nuevo Lead a un usuario diferente hasta que se hayan recorrido todos luego de lo cual el ciclo se repite.

Por ejemplo, digamos que tenemos tres usuarios:

• Lead 1 se asigna a usuario 1
• Lead 2 se asigna a usuario 2
• Lead 3 se asigna a usuario 3, luego se repite el ciclo
• Lead 4 se asigna a usuario 1
• Lead 5 se asigna a usuario 2
• Lead 6 se asigna a usuario 3, luego se repite el ciclo.

¿Entonces, cómo hacemos?

Cree un campo de numeración automática para proporcionar a cada nuevo Lead un Id. exclusivo.

1. Abra Configuración.
2. Busque Gestor de objetos y ábralo.
3. Haga clic en Prospecto.
4. Haga clic en Campos y relaciones.
5. Haga clic en Nuevo.
6. Seleccione Numeración automática y haga clic en Siguiente.
7. Asigne a su campo el nombre Número de prospecto.
8. En Formato de visualización, ingrese {0}.
9. En Formato de inicio, ingrese 1.
10. Seleccione la casilla para Establecer este campo como el identificador de registro único desde un sistema externo y haga clic en Siguiente.
11. Proporcione permiso de usuario a las personas correctas y haga clic en Siguiente.

12. Anule la selección de todos los cuadros Formato de página y haga clic en Guardar y nuevo.

Cree un campo de formula para indicar al sistema que debe asignar cada nuevo Lead al siguiente usuario en orden.

1. Seleccione Fórmula y haga clic en Siguiente.
2. Asigne un nombre a su campo. Por ejemplo: Round Robin.
3. Seleccione Número.
4. En el menú desplegable Decimales, seleccione 0 y haga clic en Siguiente.
5. Seleccione Fórmula avanzada.

Pegue esta fórmula: MOD(VALUE({!Lead_Number__c}),3)+1. Hay dos cosas a tener en cuenta: 1) La frase Lead_Number extrae el nombre del campo que creó en la sección anterior. Si le diste un nombre diferente, asegúrese de actualizarlo en la fórmula. 2) Sustituya el número 3 con el número de usuarios que desea en su rotación de round robin.

1. Haga clic en Siguiente.
2. Proporcione permiso de usuario a las personas correctas y haga clic en Siguiente.
3. Anule la selección de todos los cuadros Formato de página y haga clic en Guardar.

Crear una regla de asignación de Leads para asegurarse de que los prospectos están asignados por igual entre usuarios

1. En Configuración, busque Reglas de asignación de prospectos y ábralas.
2. Haga clic en Nuevo.
3. Asigne a su regla el nombre Regla de asignación Round Robin, y haga clic en Guardar.
4. Haga clic para abrir Regla de asignación Round Robin.
5. En la sección Entradas de regla, haga clic en Nuevo.
6. En Orden de clasificación, ingrese 1.
7. Establezca los criterios de regla seleccionando Round Robin en la lista desplegable Campo, Es igual a en la lista desplegable Operador y 1 en la campo Valor.
8. Seleccione el usuario al que se aplica esta regla.
9. Opcionalmente, seleccione una plantilla de email para indicar al usuario que se le asignó la regla.
10. Repita los pasos del 5 al 9 para cada usuario en su rotación round robin. Proporcione a cada usuario en su organización un número. Cada vez que agregue un usuario a la rotación round robin, cambie el orden de clasificación y el número igual a de round robin al número del usuario.

Permitir Asignación de Leads Round Robin para Leads creados manualmente.

1. En Configuración, haga clic en Gestor de objetos.

Haga clic en Prospecto.

1. Haga clic en Formatos de página.
2. Abra Formatos de prospectos.
3. Haga clic en Propiedades de formato.
4. Junto a la casilla de verificación Asignación de prospectos, seleccione el cuadro para Mostrar en la página de modificación y haga clic en De acuerdo.
5. Guarde sus cambios.