Novas Regras de Comunicação num Mundo Virtual

Oito ideias para tornar as suas reuniões remotas mais produtivas, eficazes e, sim, até mesmo divertidas.

Por Matt McCue Header imagem de Matteo Farinella

Pense nos contactos que teve hoje: Quantos foram feitos com pessoas fora do seu escritório, seja por vídeo chat, e-mail, ou plataformas de mensagens? Cada vez mais as nossas comunicações de trabalho estão a ter lugar virtualmente.

Embora possamos comunicar com qualquer pessoa no planeta, aparentemente a qualquer momento, geralmente são conversas pouco produtivas e por vezes aborrecidas (se formos honestos…). Pior do que aborrecidas, as comunicações virtuais levam frequentemente a mal-entendidos porque nos privam do conhecimento emocional que nos ajuda a compreender o contexto, escreve Nick Morgan no seu novo livro “Can You Hear Me? How to Connect with People in a Virtual World.”

No livro, Morgan, um teórico da comunicação e coach, aborda os erros que cometemos quando comunicamos virtualmente e fornece estratégias para gerar conversas mais produtivas e eficazes. Considere as ideias de Morgan abaixo como as novas regras para comunicar num mundo virtual.

1. Meça a temperatura emocional do grupo

“Comece uma comunicação virtual enviando um dos vários emojis, ou símbolos, previamente combinados com a sua equipa, para indicar o seu estado emocional no início da comunicação”, escreve Morgan. “Faça com que toda a equipa comece a conversa desta forma”. Isto permitir-lhe-á avaliar o estado emocional do seu grupo e dar-lhe-á uma melhor compreensão das suas palavras e ações.

2. Exprima-se

“Aumente os seus próprios esforços para ser emocionalmente transparente e autêntico. Precisamente porque o mundo online é emocionalmente menos óbvio… tens de ser mais claro na tua própria mente sobre o que pretendes, o que esperas, e o que necessitas”.

3. Atribuir um MC (mestre de cerimónias) para reuniões regulares

“O grupo não pode funcionar sozinho sem o equivalente virtual da linguagem corporal. Precisa de alguém que se encarregue de garantir que cada pessoa fala e que todos estão envolvidos”.

4. 4. Programar reuniões com a duração adequada

“Alguma vez colocou uma conferência telefónica em modo mudo enquanto verificava o Facebook? Então porque continua a agendar reuniões com horas de duração e espera que as pessoas se mantenham concentradas durante todo o tempo.” Já agora, gosta de cozinhar, jardinar, ver televisão, tocar trombone a um volume extremamente elevado, ou outros passatempos do género? Faz estes passatempos por vezes enquanto está sem som numa conferência telefónica? Se sim, acabe com esse hábito.

5. Partilhe momentos de não trabalho

Aqueles que trabalham juntos em escritórios utilizam frequentemente refeições como forma de se relacionarem com colegas fora das suas funções habituais, enquanto aqueles que trabalham remotamente não têm essa oportunidade. Por isso, experimente as suas próprias formas de estabelecer ligações emocionais para além do trabalho, como por exemplo, filmar uma mensagem de aniversário para um colega no seu dia de anos.

6. Dê a todos um papel nas chamadas

“Que todos liderem, treinem e sejam os peritos para o resto da equipa”. Partilhe os holofotes, envolva todos e veja as ligações ficarem cada vez mais fortes”. A divisão dos papéis conduz, em última análise, a um maior investimento na reunião.

7. Não ultrapasse dez minutos em qualquer formato sem uma pausa

Uma chamada sem pausas é como um e-mail interminável e as pessoas vão fazer um “zone out” em algum momento. “As pausas permitirão que as pessoas se voltem a envolver. Ofereça uma mudança de ritmo”.

8. Nunca envie um “e-mail tijolo” no último momento

Sabe do que Morgan está a falar, certo? Aqueles e-mails que chegam 10 minutos antes de uma reunião e têm uma lista de 37 itens que precisam ser completados até o início da reunião. “Eu adoro”, disse nenhum colega. “Mostra que se preocupa muito pouco com a opinião ou perspetiva deles”, enfatiza Morgan. Em vez disso, dê a todos uma tarefa razoável e um tempo adequado para se prepararem para as reuniões”.

Traduzido do original New Rules of Communicating in a Virtual World.