De zoektocht naar het optimale rooster

Hans Wanningen
Dec 7, 2018 · 5 min read

Projectleider Roosteren-nieuwe stijl Richard Lens is druk met het klaarstomen van de hele HAN voor een nieuwe manier van roosteren. Respect. Want hoe stel je in vredesnaam 36.000 kritische roosterconsumenten tevreden?

Wat dreef jou om dit project op je te nemen?
‘Na elf jaar werken in het onderwijs was het voor mij een regelrechte eyeopener om meer zicht te krijgen op alle ondersteunende processen, vaak achter de schermen. Zijn die processen niet op orde, zo werd me helder, dan kun je al je onderwijsambities direct al op je buik schrijven. Voor mij werd ook zonneklaar: zonder een goed geolied roosterproces is modern, flexibel onderwijs totaal ondenkbaar.’

‘De “luxe” van werken of denken in gescheiden werelden kan niemand zich meer permitteren. Gelukkig maar’

Waar schort het aan bij de huidige manier van roosteren?
‘Procesmatig en ICT-technisch is het bestaande roosterproces aan vernieuwing toe. Maar minstens zo belangrijk: roosteren is nu nog te zeer ingericht op een voorspelbare, redelijk stabiele onderwijsomgeving. Ooit was dat de norm. Die tijd is echter voorgoed voorbij. De nieuwe realiteit vraagt grote flexibiliteit. Cruciaal is dan trefzekere, tijdige afstemming tussen de mensen in het onderwijs en in de ondersteuning. We hebben elkaar echt meer dan ooit nodig. De “luxe” van werken of denken in gescheiden werelden kan niemand zich meer permitteren. Gelukkig maar.
Onze keuze om toekomstig in Xedule te gaan roosteren, is onder meer gebaseerd op goede ervaringen bij andere hogescholen, maar ook al binnen de HAN zelf, bij HAN Sport en Bewegen.’

Welke etappes kent dit project?
‘Eerst is de Faculteit Economie en Management aan de beurt. Vanaf 2020 gaan de andere drie faculteiten over op roosteren met Xedule. Daarbij trekken we natuurlijk lering uit de ervaringen bij de FEM. Tegelijk proberen we recht te doen aan de aanzienlijke verschillen tussen de betrokken faculteiten. Dat is ook de hoofdreden waarom we niet in één keer de overstap kunnen maken. De verwachting is dat na een derde, optimalisatiefase roosteren-nieuwe stijl in 2023 overal aan de HAN een feit is en we er volledig de vruchten van zullen plukken.’

Richard Lens (foto: Ralph Schmitz)

Hoe ziet het roosterproces aan de HAN er na dit project uit?
‘Het systeem biedt geavanceerdere opties en is meer dan nu ingericht op flexibel onderwijs. Het rooster houdt meer rekening met wensen van studenten, is tijdig beschikbaar en stabieler, zodat studenten beter in staat zijn hun studie- en overige activiteiten te plannen. Roosters moeten daarbij uiteraard rekening houden met wat voor docenten werkbaar is. Iedereen zal tegelijkertijd snappen dat het allemaal wel betaalbaar en organiseerbaar moet blijven.’

‘Waar mogelijk krijgen studenten meerdere keuzes, dus meerdere leerroutes voorgeschoteld’

Wat hebben studenten aan ‘roosteren-nieuwe stijl’?
‘De student hoeft niet langer zijn weg te zoeken in een veelheid aan systemen. Toekomstig zullen studenten veel makkelijker en sneller weten: “Dit staat vandaag op mijn lesprogramma. Vandaag heb ik les in deze lokalen, zo dicht mogelijk bij elkaar in de buurt.” Waar mogelijk krijgen ze ook meerdere keuzes, dus meerdere leerroutes voorgeschoteld. Het is dan aan hen om te bepalen met welke route ze het beste uit de voeten kunnen.
Verder wil je als student natuurlijk je rooster op elk gewenst moment kunnen inzien, overal en op elk device. Je rooster dient sowieso tijdig beschikbaar en stabiel te zijn, zodat je weet waar je aan toe bent. Zo gebruiksvriendelijk moet het straks allemaal werken, dat stellen we ons ten doel.’

Hebben docenten ook reden om er blij van te worden?
‘Ja, je probeert met het roosteren te ondersteunen dat hun workload een evenwichtiger spreiding krijgt. Door een intensievere samenwerking en geavanceerdere roostertechnieken ontstaat ruimte voor meer variatie in het onderwijsaanbod. Zonder dat dit meer werkdruk oplevert voor docenten of ten koste gaat van de efficiency. Meer dan nu kunnen zij straks in hun team zelf bepalen hoe ieders expertise optimaal tot inzet komt.’

Krijgen studenten ook een stem en inbreng in je project?
‘We betrekken studenten erbij door te werken met op interviews gebaseerde persona’s, die zo realistisch mogelijk recht doen aan hun situatie en studiebehoeftes. Bij docenten doen we dit overigens net zo. Wij zijn bovendien bij de FEM in gesprek over de inzet van studenten. Zij gaan een onderzoek doen naar wat studenten en docenten zich precies voorstellen bij “tijdige en stabiele roosters”. Verder gaat een afstudeerder een onderwijslogistiek referentiemodel ontwikkelen. Daarmee brengen we nog scherper in beeld waar we het eigenlijk over hebben bij een rooster dat een optimum moet zijn van studeerbaar, doceerbaar, organiseerbaar en betaalbaar. Die termen blijven zo geen lege hulzen, maar krijgen daadwerkelijk vlees op de botten. Bij dat model hoort een scan. Hiermee wordt per faculteit uitgedokterd hoe het roosteren op een nóg hoger plan kan worden gebracht.’

‘We hebben geen toverstafje. Wat niet kan, kan niet’

Lastig aan roosteren lijkt me dat je het nooit iedereen naar de zin kunt maken, toch?
‘Studenten staan centraal, maar als er maar één of twee docenten bepaalde expertise in huis hebben, dan kan niet elke studentwens zomaar worden waargemaakt. We hebben geen toverstafje. Wat niet kan, kan niet. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld een laboratorium. Als dat bezet is, dan zul je even een uurtje moeten wachten, want aan een ander, wel beschikbaar leslokaal heb je dan waarschijnlijk niets.
De kunst is steeds om bijtijds duidelijkheid te verschaffen over mogelijkheden én onmogelijkheden; studenten hebben daar dan echt wel begrip voor. Zolang ze maar erop kunnen vertrouwen dat we alles in het werk stellen om hen optimaal van dienst te zijn. Dat is waar het bij roosteren-nieuwe stijl in essentie om draait, die zoektocht naar het optimum.’

De Programmalijn Ondersteuning van de HAN vormt de kapstok voor een geheel aan onderling samenhangende projecten, waaronder het project Roosteren- nieuwe stijl. HAN-studenten en -medewerkers kunnen meer over dit project lezen op Insite.

sambyhan

SAM is het online journalistieke medium van de HAN voor studenten en professionals

Hans Wanningen

Written by

sambyhan

sambyhan

SAM is het online journalistieke medium van de HAN voor studenten en professionals

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade