O que estou aprendendo conduzindo algumas dezenas de workshops remotos na pandemia

Durante a pandemia de Covid-19, assistimos e participamos de muitas mudanças na nossa prática de Product Design na Centauro. Contei como essa mudança aconteceu para workshops de facilitação na Centauro e trouxe 4 dicas importantes que aprendi até aqui.

No design de produtos digitais, a prática de workshops de facilitação é importante para fazer com o que processo de criação seja mais inclusivo, multidisciplinar e é uma prática muito importante em atividades em que são necessárias ideações e consensos. Aqui na Centauro, durante esse período de trabalho remoto, estamos desenvolvendo continuamente a habilidade de colaborar remotamente para resolver problemas entre muitas pessoas.

Nesses workshops, nós precisamos criar um ambiente de confiança criativa, em que as pessoas não precisam se preocupar em ter e executar ideias perfeitamente. Abrimos a possibilidade de explorar novos cenários, termos novas ideias e compartilhá-las com outras pessoas, sem medo de sermos julgados ou repreendidos. A ideia de fazer um workshop com profissionais de disciplinas diferentes é garantir um ambiente seguro, principalmente para aquelas pessoas que se julgam não criativas, mas que são fundamentais para o processo de desenvolvimento de produtos e serviços.

Nos workshops presenciais, usávamos um espaço aberto, pensávamos nos materiais de papelaria, nas paredes livres, nas comidas e até numa playlist de lo-fi hip hop para deixar baixinho no fundo.

Muitos desses post-its comprados ainda esperam por nós no escritório. Mas já conseguimos nos virar bem sem eles.

Mas aí aconteceu o ano de 2020…

Desde março, quando começamos a trabalhar de casa, já tive a oportunidade de conduzir dezenas de workshops: retrospectivas, cocriações de programas de pesquisa, construções jornadas de usuários, inceptions para criação de visão de produtos etc, envolvendo designers, pessoas engenheiras, gerentes de produtos, analistas de dados e outros profissionais. Além desses também conduzi workshops de facilitação em projetos que faço como freelancer, nas minhas horas vagas.

Na Centauro, a gente fazia pouquíssimas coisas remotamente antes da pandemia de Covid-19, inclusive processos de pesquisa, que costumávamos utilizar a estrutura de lojas e shoppings. Além disso, porque todo nosso time trabalhava junto no mesmo prédio, ainda não tínhamos bem consolidada a necessidade de se ter uma ferramenta de colaboração remota. Apesar de usarmos muito o Miro desde então, nossos quadros ainda ficavam espalhados em algumas contas grátis soltas, com nossos trabalhos descentralizados.

Acredito que a principal iniciativa que tomamos como empresa nesse período de isolamento foi a de garantir que estamos centralizando nossos trabalhos colaborativos numa ferramenta compartilhada e organizada, no nosso caso, o Miro.

A maior perda de uma colaboração remota, comparada com a presencial, é interação não-verbal

Durante um workshop presencial, conseguimos perceber melhor se o processo não está funcionando como deveria, se precisamos mudar a rota no meio do caminho, pivotar atividades etc. Conseguimos perceber mais facilmente se está acontecendo algum conflito ou se as pessoas estão entediadas. Na colaboração remota, como a única informação que temos é a voz das pessoas e suas setinhas de deslocando no board, não conseguimos perceber, por exemplo, se alguém está entediado ou se está dividindo sua atenção com outros trabalhos, principalmente quando as pessoas ficam com suas câmeras desligadas (o que é legítimo).

Além disso, se torna muito difícil criar um momento de descontração e criatividade que deixe as pessoas fisicamente confortáveis e a vontade.

Na colaboração remota, as pessoas participam de workshops sentadas na mesma cadeira que sentam quando fazem suas outras reuniões, seus trabalhos diários. Muitas vezes na mesma cadeira em que se sentem ansiosas ou passam algum nervoso. Lidar com esse lugar de incômodo é um desafio para quem quer estimular a criatividade.

Se é difícil para nós, designers, para as outras pessoas pode ser muito mais

Enquanto facilitadores, é muito importante que nós pensemos na experiência das pessoas que vão participar desses workshops, levando em consideração que muitas delas podem não saber usar ferramentas de colaboração, podem ter medo de se sentirem julgadas ou até mesmo de não terem um serviço de internet estável o suficiente para ficar algumas horas seguidas com o grupo.

Acredito que seja nossa responsabilidade garantir que essas pessoas sintam que passaram por um processo completo e que, ao final daquelas horas juntos, contribuíram para encaminhar ideias com a qual estejamos todos orgulhosos.

Existem muitos conteúdos brilhantes, como esse do NN Group, sobre as vantagens e as principais dicas para se construir um espaço colaborativo de qualidade. Aqui serei pretensioso: deixarei meus aprendizados sobre facilitação de workshops online porque sei que podem ajudar a outros profissionais.

1. Não tente ser perfeccionista

Não se preocupe em impressionar com visuais muito bem elaborados ou tentar resolver cada mínimo detalhe da facilitação para quem você vai precisar fazer. Seu trabalho nunca vai estar perfeito e focar nisso é uma receita certa para a frustração e, a longo prazo, podendo levar níveis altos de estresse. Ser uma pessoa atenta aos detalhes é diferente de tentar ser perfeccionista; e a diferença mora no fato de que nem todos os detalhes merecem ser resolvidos naquele momento.

2. Garanta que todas as pessoas saibam usar a ferramenta de colaboração

Como pessoas facilitadoras, temos fluência nas ferramentas de facilitação remota como o Miro, Mural etc. No entanto, precisamos lembrar que nem sempre as pessoas participantes têm essa mesma fluência e, somado a isso, algumas dessas podem não ficar confortáveis em sinalizar isso no começo do workshop. Assim, vale a pena reservar alguns minutos para garantir que todas as pessoas estejam confortáveis o suficiente para interagir, conhecendo a ferramenta e as suas principais funcionalidades e serem criativas (essa foi uma dica da Cecília).

3. Compartilhe o workshop com as pessoas com antecedência

É importante garantir também que todas as pessoas participantes tenham clareza do que vai ser feito no workshop que vai participar, para que possam se preparar e não serem pegas de surpresa, o que pode deixar as pessoas participantes desconfortáveis. Compartilhe a agenda e os objetivos da facilitação (essa foi uma dica da Aline). Pode fazer sentido reservar 30 minutos alguns dias antes para compartilhar quais atividades serão feitas. Também é possível compartilhar de maneira assíncrona, usando Loom ou alguma outra ferramenta de gravação.

4. Tente se divertir um pouco

Pode parecer impossível, principalmente se você for uma pessoa ansiosa, mas vale a pena tentar enxergar os workshops de design como jogos de tabuleiro, em que você construiu o tabuleiro para que as pessoas joguem. Se você estiver confortável e leve, as pessoas vão sentir e vão ficar também. Esses espaços precisam ser livres de julgamentos entre os participantes e entre a pessoa facilitadora. Se você tiver que fazer um único esforço, se esforce para que todos tenham um tempo prazeroso.

Colaborando remotamente com pessoas de outros times de Tecnologia no Kickoff da nossa Guilda de Analytics na Centauro, durante a pandemia.

Por mais estranho que seja, não deixe de envolver as pessoas no seu trabalho

Vejo que a facilitação de workshops vive no centro do processo de Design, especialmente em empresas de tecnologia. Garantir que haja consenso em torno da solução a ser construída, que seja idealizada a várias mãos e que todas as pessoas envolvidas estejam confiantes e acreditem na solução é fundamental, independente se estamos falando de um produto, um serviço ou uma iniciativa interna do time.

Antes do isolamento social já era um desafio juntarmos algumas pessoas no escritório para colaborar presencialmente; hoje, se tornou um desafio maior pensar em mecanismos que nos façam superar a distância para colaborar com qualidade. Agora, mais do que nunca, entendo que seja fundamental que a pessoa designer consiga facilitar temas para outras pessoas e que novas práticas de facilitação surjam com esses novos desafios.

Gostou do texto? Conta pra gente o que você tem aprendido sobre facilitação de workshops remotamente nesse período!

Estamos com vagas para Product Designer na Centauro. Fala com a gente!

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O dia a dia de quem sua a camisa para criar o ecossistema do esporte.

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Luiz Arthur Nascimento

Written by

Design researcher and research designer. https://luizarthur.com/

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