Reminder! โปรด Label E-mail ก่อนการส่งออกทุกครั้ง
เชื่อว่าเพื่อน ๆ หลายคนน่าจะเคยได้รับ E-mail แจ้งเตือนด้วย Subject ข้างบน เนื่องมาจากนโยบายใหม่ ที่ต้องการให้พนักงานทำการ Label E-mail ให้เรียบร้อยก่อนส่งออกทุกครั้ง
แต่ด้วยโปรแกรม Outlook ที่เราใช้กันอยู่นั้น Label ไม่ได้ถูกกำหนดให้เป็นข้อมูลที่จำเป็นต้องใส่ทุกครั้ง ดังนั้นเราจึงสามารถส่ง E-mail ออกไปได้ แม้จะลืมกำหนด Label มารู้ตัวอีกทีก็ตอนที่ได้รับ E-mail แจ้งเตือนนั่นแหละ
แล้วเราจะทำอย่างไรกันดี ถึงจะไม่ลืม Label E-mail
เขียนกระดาษแปะไว้บนแป้นพิมพ์เพื่อเตือนความจำเลยดีไหม :D
หรือจะดีกว่าไหม หากเราสามารถกำหนดข้อความแจ้งเตือนบนโปรแกรม Outlook ในแบบของเราเอง เพื่อให้เราตรวจสอบ Label อีกทีก่อนส่ง E-mail ออกทุกครั้ง ดังตัวอย่างข้อความแจ้งเตือนเวลาที่เราไม่ได้ใส่ E-mail ผู้รับ ในช่อง To/Cc/Bcc ก็จะมี Pop-up ขึ้นมาแจ้งเตือนเราแบบนี้
หรือข้อความแจ้งเตือนเวลาเราลืมใส่ Subject แบบนี้
ถ้าเพื่อน ๆ สนใจ สามารถทำตาม 3 ขั้นตอนด้านล่างนี้ได้เลยครับ
1 - เปิดใช้งาน Developer mode บนโปรแกรม Outlook
- ไปที่ File แล้วเลือก Options
- ไปที่ Customize Ribbon แล้วเลือก Developer
- กดปุ่ม OK
2 - เขียน Script เพื่อแสดงข้อความแจ้งเตือน
- ไปที่ Developer Ribbon ที่เราเปิดใช้งานในขั้นตอนแรก
- เลือก Visual Basic หรือใช้ปุ่มลัดบนคีย์บอร์ด กด Alt + F11
- Double click ThisOutlookSession ในหน้าต่าง Project ทางด้านซ้าย
- จากนั้นทำการคัดลอก script ด้านล่างไปวางในหน้าต่างขวามือ
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim Msg As String
' ท่านสามารถแก้ไขข้อความแจ้งเตือนในเครื่องหมาย " " ได้ตามที่ต้องการ
Msg = "ท่านได้ Label E-mail ตาม Data Classification Standard แล้วหรือยัง?"
' หากเลือก No ให้ทำการยกเลิกการส่ง E-mail
If MsgBox(Msg, vbYesNo + vbExclamation, "Reminder") = vbNo Then
Cancel = True
End If
End Sub
- กดปุ่ม Save หรือใช้ปุ่มลัดบนคีย์บอร์ด กด Ctrl + S
3 - สร้าง Digital Certificate
เพื่อให้โปรแกรม Outlook สามารถใช้งาน script ที่เราสร้างไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า เราจะทำการสร้าง Digital Certificate โดยมีขั้นตอนดังนี้
- ไปที่ C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16
- Double click SELFCERT.exe เพื่อทำการสร้าง Digital Certificate
- ตั้งชื่อให้กับ Digital Certificate เช่น outlook-email-confirmation
- กดปุ่ม OK
- กลับไปที่หน้าต่าง Visual Basic
- ไปที่ Tools เลือก Digital Signature…
- กดปุ่ม Choose
- จะมีหน้าต่าง Windows Security ขึ้นมา สังเกตดูจะเป็นชื่อที่เราสร้างไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า
- กดปุ่ม OK
- กดปุ่ม OK
เพียงเท่านี้ก็เสร็จสิ้นในส่วนของการตั้งค่า จากนี้เราจะมาลองทดสอบกัน
ทดสอบส่ง E-mail
- ไปที่ New Email ใส่ E-mail ผู้รับ และ Subject หลังจากนั้นกด Send เพื่อส่ง E-mail
- จะมีข้อความแจ้งเตือนตามที่เราได้ตั้งค่าไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า เพื่อให้เราตรวจทานว่าเราได้ทำการ Label E-mail แล้วหรือไม่
- หากเราได้ Label เรียบร้อยแล้วก็กดปุ่ม Yes เพื่อส่ง E-mail ออก
- หรือหากยัง Label ไม่เรียบร้อยให้กดปุ่ม No เพื่อทำการ Label ให้เรียบร้อย แล้วส่งใหม่อีกครั้ง
หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับเพื่อน ๆ หลังจากนี้ทุกคนคงจะไม่ลืมที่จะ Label E-mail ก่อนส่งออกกันแล้วนะครับ
Reference: How to Get a Prompt Before Sending Emails in Outlook
