สมองมีไว้สำหรับการคิดหาไอเดีย ไม่ใช่มีไว้เพื่อกักเก็บไอเดีย — สรุปข้อคิดจากหนังสือ Building A Second Brain

✨ บทความนี้มีการสปอยเนื้อหาจาก หนังสือ Building A Second Brain เขียนโดย Tiago Forte

“Your mind is for having ideas, not holding them” — Build A Second Brain

หนังสือ Building a Second Brain (BASB) หรือพลังแห่งสมองที่สอง: วิธีจัดระเบียบชีวิตดิจิทัลและปลดล็อกศักยภาพด้านความคิดสร้างสรรค์ เขียนโดย Tiago Forte ผู้ก่อตั้ง Forte Labs แล็บที่เสริมพลังให้ทุกคนสร้างสมองที่สองและเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการใช้ชีวิตให้ productive เป็นผู้ริเริ่มแนวความคิดการสร้างและใช้ประโยชน์จากสมองที่สองให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

อภินันทนาการหนังสือดีๆ จาก SCB TechX Book Club

หนังสือเล่มนี้เหมาะกับใคร

เหมาะกับทุกคนในสมัยนี้ที่เผชิญหน้ากับข้อมูลมหาศาลผ่าน Social Media ทุกช่องทาง, บทความจาก Blog, ไอเดียจากภาพ Pinterest, วิดิโอที่สอนวิธีการต่างๆ จาก Youtube หรือของที่ไม่ใช่ digital อย่างข้อคิดที่ได้จากหนังสือ หรือโปสเตอร์ภาพที่ชอบ หรืออะไรก็ตามที่อยากจะจดจำหรือเก็บบันทึกเอาไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในภายหลัง ไม่ว่าจะใช้เพื่อการทำงาน เรียนหนังสือ หรือโปรเจ็กต์ส่วนตัว

หนังสือพลังแห่งสมองที่สองจะช่วยให้คุณเก็บทุกอย่างที่คุณอยากจะบันทึกไว้ และเรียกใช้ออกมาได้ทันทีเมื่อต้องการใช้ และยังช่วยให้ความรู้ที่คุณมีในด้านใดด้านหนึ่งส่งเสริมความรู้ด้านอื่นๆ อย่างไม่น่าเชื่อ

ทำไมต้องอ่าน

แม้ว่าบางคนมีระบบการจัดการความคิดหรือโน้ตส่วนตัวแล้ว แต่เราเชื่อว่าหลายคนยังคงพบปัญหาที่ไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของโน้ตที่เก็บเอาไว้ หรือยังไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไรกับมันเพื่อให้มีประโยชน์มากขึ้นไปกว่าการให้เรารู้สึกว่าเราได้จดบันทึกเรื่องที่สนใจไว้แล้ว

หนังสือเล่มนี้ได้นำเสนอวิธีการจัดเก็บโน้ตให้ได้ผลและผ่านการพิสูจน์จากผู้เขียนมาแล้วว่าใช้งานได้จริงและทำให้เมื่อเราลงมือทำอะไร เราอาจจะไม่ต้องเริ่มต้นจาก 0 เพราะเรามีข้อมูลเบื้องต้นที่เราเก็บรวบรวมมาตลอดนั้นมาใช้เป็นวัตถุดิบในการเขียนบทความ หรือริเริ่มโปรเจ็กต์ใหม่ๆ ได้

Key takeaways ที่ได้จากหนังสือเล่มนี้

จุดเริ่มต้นของหนังสือเล่มนี้เกิดจากผู้เขียนป่วยเป็นโรคอย่างหนึ่งที่เหมือนมีอะไรอยู่ที่ลำคอจนทำให้ไม่สามารถพูดหรือกินได้ เมื่อเขาไปหาหมอจากหลายโรงพยาบาล หมอก็ไม่ทราบสาเหตุที่แน่ชัดว่าเขาป่วยเป็นโรคอะไร หรือต้องรักษาโรคอย่างไร

เนื่องจากไม่มีใครบอกได้ว่าโรคอะไร เขาจึงเริ่มเก็บข้อมูลทั้งหมดในการรักษาของเขาไม่ว่าจะเป็นประวัติการรักษา ผลการ x-ray เป็นไฟล์ต่างๆ โดยจัดเรียงตามความเชี่ยวชาญของหมอที่เค้าเคยเข้าพบ วันที่ และตามการวินิจฉัยของหมอแต่ละท่าน

จุดเริ่มจากการรวบรวมข้อมูลและการจัดการให้ใช้ประโยชน์ได้นี้เองเริ่มส่องสว่างเส้นทางการรักษาของเค้าด้วยตัวเขาเอง เขาได้เริ่มใช้ tag ในการจัดการไฟล์และข้อมูลต่างๆ ของเขาจนค้นพบว่าสิ่งที่ทำให้เกิดอาหารต่างๆ สามารถรักษาได้ผ่านการปรับเปลี่ยนการนอน การออกกำลังกาย การกิน การยืดแข็งยืดขา

หลังจากนั้นอาการของเขาก็ดีขึ้นเรื่อยๆ เขาจึงเริ่มศึกษารวมถึงทดลองวิธีการจดบันทึกต่างๆ ด้วยตัวเขาเองเพื่อจัดการข้อมูลเหล่านั้นให้มีประโยชน์มากขึ้น

สมองที่สองคืออะไร

พื้นที่ที่เราบันทึกทุกสิ่งทุกอย่างที่เราสนใจซึ่งบันทึกและจัดการอย่างมีระบบเพื่อเอื้ออำนวยต่อการเรียกใช้ได้ในอนาคต โดยหนังสือเล่มนี้จะเน้นที่การบันทึกแบบ digital เพราะข้อดีคือสามารถใช้งาน tagging, เรียงลำดับ, จัดลำดับความสำคัญ, เคลื่อนย้ายได้สะดวก และเข้าถึงได้ตลอดเวลา

หลายครั้งที่เรารู้สึกเหมือนว่าเราแวดล้อมไปด้วยข้อมูลตลอดเวลา แต่เราก็ยังโหยหาอะไรบางอย่างข้อมูลที่มากขึ้นเรื่อยๆ เพียงเพื่อคิดว่าเราอาจจะได้คำตอบใหม่ๆ ทั้งๆ ที่หากจัดการข้อมูลที่เราเคยรู้หรือเคยอ่านมาดีๆ จะทำให้เราใช้ประโยชน์จากสิ่งเหล่านั้นได้เลย

สมองที่สองทำงานยังไง

สมองที่สองจะทำงานโดยใช้วิธี CODE (Capture, Organize, Distill, Express)

Capture ข้อมูลที่เราสนใจ

กฎเกณฑ์ที่ช่วยให้เรา capture เฉพาะข้อมูลที่น่าจะมีประโยชน์กับเรา คือ ถ้าเราตอบใช่กับคำถามเหล่านี้ ก็ capture ได้เลย

1. สิ่งที่อยากจะเก็บมันสร้างแรงบันดาลใจให้เราหรือเปล่า
2. มีประโยชน์กับเราใช่มั้ย
3. เป็นเรื่องส่วนตัวของเราที่อยากจะจดจำหรือเปล่า
4. เป็นเรื่องตื่นเต้นมั้ย

Organize เพื่อการใช้งานได้เสมอๆ

ใช้เทคนิค PARA ซึ่งเป็นวิธีการจัดการกับข้อมูลที่เราได้บันทึกมา โดยในทีนี้จะใช้ตัวอย่างเป็น folder ในคอมพิวเตอร์ แต่สามารถประยุกต์ใช้กับการจัดการในรูปแบบแฟ้มเอกสาร หรือกล่องความทรงจำสำหรับเก็บงานชิ้นงานศิลปะที่เราสนใจได้ โดย PARA จะจัดแบ่งข้อมูลดังนี้

ตัวอย่างการใช้ PARA Method

1. Projects: โปรเจ็กต์ที่เราสนใจและทำอยู่ในขณะนั้น จะเป็นเรื่องอะไรก็ได้ ด้วยความที่เราเรียกว่าเป็นโปรเจ็กต์ แปลว่า folder นี้จะเกี่ยวข้องกับกิจกรรมใดๆ ที่เรามีเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดที่แน่นอน
2. Areas: สิ่งที่เราสนใจในช่วงเวลาต่างๆ ของชีวิต อาจจะเป็นงานอดิเรก ทักษะที่อยากจะพัฒนา
3. Resources: สิ่งที่จะใช้เป็น ref หรืออ้างอิงถึงในอนาคต เป็นสิ่งที่นอกเหนือจาก Projects และ Areas
4. Archives: สิ่งที่เราทำเสร็จเรียบร้อยแล้วหรือว่ามีเหตุต้องหยุดทำ

Distill (กลั่นกรอง/สกัด) เฉพาะข้อมูลที่สำคัญ

“To add knowledge, add things every day. To attend wisdom, remove things every day” — Lao Tzu

ทุกคนคงเคยเผชิญสถานการณ์แบบนี้ เวลาที่เราตั้งใจจะทำโปรเจ็กต์อะไรสักอย่าง เราจะเริ่มจาก research เพื่อให้ได้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ ยิ่งเรา research แล้วค้นพบกับข้อมูลที่น่าสนใจมากเท่าไหร่ เราก็จะยิ่งค้นหามากขึ้นๆ จนเรามีข้อมูลเยอะมากๆ

พอเรามีข้อมูลเยอะมากๆ เวลาที่ใช้ในการรีวิวและทำความเข้าใจข้อมูลนั้นเยอะตามไปอีก จนสุดท้ายจบลงด้วยการที่เราไม่ลงมือทำอะไรกับโปรเจ็กต์อย่างที่ตั้งใจไว้ เพราะข้อมูลเยอะเท่าไหร่ ความพยายามในการจัดการกับข้อมูลเรานั้นก็มากตามจนอาจจะทำไม่ไหว ที่สำคัญก็คือ ยิ่งข้อมูลเยอะ ก็ยิ่งหาอะไรไม่เจอ 😅

งั้น…วิธีที่พอจะจัดการสถานการณ์แบบนี้อาจจะทำได้ คือ หาข้อมูลให้น้อยลง หรือเก็บรวบรวมข้อมูลให้สะดวกนำไปใช้งานได้เลย

ผู้เขียนหนังสือนำเสนอวิธีการไฮไลท์เนื้อหาข้อมูล เรียกว่า Progressive Summarization โดยไฮไลท์เฉพาะ main point ของข้อมูลและไฮไลท์เฉพาะ main point ของ main point

วิธีกลั่นกรองข้อมูลนี้จะช่วยแบ่งข้อมูลเป็นเลเยอร์เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปใช้งาน

(อ้างอิงบทความ User Experience เรื่อง The Negative Impact of Mobile-First Web Design on Desktop จาก NN/g)

ตัวอย่างการใช้ Progressive Summarization

1. Capture notes: รวบรวมข้อมูลจากการ research หรือสิ่งที่ตัวเองคิดได้ในหัว (จะเป็นภาพวาด, ภาพถ่าย, ข้อความ, ข้อมูลเสียงก็ได้) เปรียบเลเยอร์นี้เสมือนการขุด “ดิน”
2. Bolded passages: พอรวบรวมแล้วเน้นตัวหนังสือเป็นตัวหนาสำหรับ main point ที่เราจับใจความได้ ซึ่งจะเปรียบเลเยอร์นี้เหมือนการขุดไปเจอ “น้ำมัน”
3. Highlighted passages: ไฮไลท์เฉพาะข้อความที่น่าสนใจจริงๆ เพราะ main point ที่เราจับใจความได้บางทีก็อาจจะมากจนเกินไป จนทำให้ครั้งต่อไปเราอาจจะหาข้อมูลที่สำคัญจริงๆ ได้ช้า เลเยอร์นี้เทียบเท่ากับขุดไปเจอ “ทอง”
4. Executive summary: สรุปสิ่งที่เราอ่านและตกผลึกออกมาได้ เลเยอร์นี้จะเป็นเหมือนเราเจอ “เพชร”

วิธีนี้ดูเหมือนจะใช้เวลา แต่ผู้เขียนหนังสือแนะนำว่าเมื่อทำบ่อย เราจะชินและใช้เวลาไม่นานมาก ระวังอย่าไฮไลท์มากเกินความจำเป็นและควรไฮไลท์โดยคิดถึงจุดมุ่งหมายของการนำไปใช้ประโยชน์เสมอ

Progressive Method วิธีนี้ไม่ได้ช่วยให้เราจำทุกอย่างได้ แต่จะทำให้เราลืมทุกอย่าง เพื่อไปคิดและประมวลผลสิ่งอื่นๆ ที่สำคัญมากกว่า แต่ข้อมูลที่เราอ่านและตกผลึกมาจะถูกเก็บไว้ในรูปแบบที่เข้าถึงได้ง่ายและพร้อมใช้งานเสมอ

Express ประโยชน์นำไปใช้งานได้ในโอกาสต่างๆ

ข้อมูลที่เรา Capture, Organize, และ Distill เก็บไว้ทีละเล็กทีละน้อยเรียกว่า Intermediate Packet ที่พร้อมให้เราเรียกนำไปใช้ได้ทันที

การที่เราเก็บข้อมูลเล็กผสมน้อยไปในแต่ละครั้ง จะทำให้เรามีโอกาสประสบความสำเร็จในโปรเจ็กต์หรือสิ่งที่เราตั้งใจจะทำมากขึ้น เพราะเมื่อเรามีทุกอย่างเพียงพอแล้วสำหรับการเริ่มโปรเจ็กต์ จะทำให้เรารู้สึกว่าเราสามารถทำมันได้ไม่ยาก ซึ่งจะตรงข้ามกับการลงมือหาข้อมูลภายในไม่กี่วันเพื่อจะทำโปรเจ็กต์ให้สำเร็จในแบบไม่กี่อึดใจ แบบนี้จะเหนื่อยมากกว่าเพราะลงพลังกายพลังใจอย่างมากไปในรวดเดียว (แถมมีแนวโน้มไม่เสร็จอีกต่างหาก)

ลงมือทำกันดีกว่า

โดยปกติแล้วเวลาที่เราทำโปรเจ็กต์ใดๆ จะมีกระบวนการแบ่งเป็น 2 กระบวนการ

Image from https://fortelabs.com/blog/just-in-time-pm-8-divergence-and-convergence/

• Divergence: ช่วงเริ่มต้นหาข้อมูล ไม่สามารถแพลนอะไรได้ เป็นช่วงเวลาของการสงสัยและหาคำตอบ ใช้เวลากับไอเดียฟุ้งเฟ้อ
• Convergence: ช่วงเวลาสรุปผลและแพลน หาความเป็นไปได้ที่ทำให้โปรเจ็กต์สำเร็จจากข้อมูลที่มีอยู่

ถ้าใช้หลักการ CODE ประกอบเข้าไปกับกระบวนการทำโปรเจ็กต์แล้ว จะเปรียบได้ดังนี้

• Divergence = Capture และ Organize
• Convergence = Distill และ Express

การที่เราเข้าใจกระบวนการในลักษณะนี้จะทำให้เราเข้าใจว่า ณ ตอนนี้เรากำลังอยู่ในขั้นตอนไหนของโปรเจ็กต์หรือสิ่งที่เราอยากจะทำ เพื่อที่ว่าหากเราอยู่ในช่วง Divergence เราสามารถฟุ้งไอเดียได้เต็มที่ หาข้อมูลเท่าที่อยากจะค้นหา แต่ถ้าเราอยู่ในช่วง Convergence เราต้องเริ่มสรุปผลและวางแผนงานว่าจะทำอย่างไร

เราคงเคยเผชิญกับสถานการณ์ เช่น ตอนที่เรากำลังสรุปข้อมูลและจะวางแผน เราก็กลับไปหาข้อมูลอีก เพราะเราไม่มั่นใจข้อมูลที่มีอยู่ หรือเราลืมเนื้อหาที่จำเป็นต่อโปรเจ็กต์ของเราไปแล้ว เราอาจจะกลับไปกลับมาอยู่หลายที จนสุดท้ายเราก็ไม่สามารถทำโปรเจ็กต์ให้สำเร็จไปได้

ฟังแล้วก็ยังดูยากอยู่ดี?

โปรเจ็กต์ใดๆ นั้นจะทำให้สำเร็จได้ ไม่ใช่สิ่งที่ลงมือทำแล้วจะสำเร็จเลย แต่ใช้เวลาและการประกอบร่างของสิ่งต่างๆ มากมาย

1. ไอเดียต่างๆ ก็เหมือนเกาะเล็กๆ หลายเกาะ

Photo by Hendrik Morkel on Unsplash

บางไอเดียอาจจะอยู่ๆ ผุดขึ้นมาแบบไม่มีเหตุผล หรืออาจจะเกิดจากความชอบ หรืออาจจะเป็นสิ่งที่น่าสนใจดี หลายๆ ไอเดียผุดขึ้นมาโดยอาจจะไม่ได้เชื่อมโยงกันเหมือนหมู่เกาะต่างๆ ในภาพด้านบนนี้

ซึ่งหากเรา Capture และ Organize ด้วย PARA เราคงได้ใช้ไอเดียต่างๆ ที่อุตส่าห์ปิ๊งขึ้นมาได้สักวันแน่ๆ

2. ต่อยอดความสำเร็จของเมื่อวานในวันนี้ (Use yesterday’s momentum today) ด้วยเทคนิค Hemingway’s bridge

Hemingway’s bridge คือ ก่อนที่เราจะจบงานในแต่ละวัน ให้เราเขียนไอเดียว่าสิ่งต่อไปที่จะทำคืออะไร ความคืบหน้างานในปัจจุบัน หากจบงานวันนี้ไปอะไรบ้างที่เราน่าจะลืมแน่ๆ สิ่งที่ตั้งใจจะทำในวันพรุ่งนี้หรือครั้งถัดไป

เมื่อเรามีเกาะไอเดียต่างๆ ของเราแล้ว เราใช้เทคนิค Hemingway’s bridge ในการเชื่อมโยงไอเดียต่างๆ ว่าไอเดียของเราจะสามารถต่อยอดหรือเชื่อมโยงกันได้ยังไงบ้าง อาจจะไม่ต้องถูก 100% แต่เขียนสิ่งที่คิดได้ในวันนี้วันที่เรารวบรวมและตกผลึกสาระสำคัญเสร็จ เพื่อที่วันหน้าเราจะได้ไม่ต้องมานั่งเค้นนึกถึงมันอีกที

3. ส่งออกชิ้นงานเล็กๆ ที่เป็นรูปเป็นร่าง

ปัญหาของเราทุกคนคือเราไม่มีเวลา เราคงไม่สามารถทำโปรเจ็กต์ใหญ่ๆ ได้ภายในอึดใจเดียว แต่การที่เรามีไอเดียเล็กน้อยและเชื่อมโยงมันอยู่ตลอดเวลา ทำให้เราสามารถทดลองปล่อยของออกมาได้แทนที่จะลงมือทำในครั้งเดียวซึ่งไม่รู้ว่าเราจะมีเวลามากขนาดนั้นเมื่อไหร่ และไม่รู้ว่าข้อมูลที่หามาจะได้ใช้ประโยชน์เมื่อไหร่ (ส่วนใหญ่มักถูกทิ้งหรือแช่ในโฟลเดอร์) อย่างน้อยการได้ปล่อยของอะไรออกมาบ้าง แม้เพียงเล็กน้อย ก็ทำให้โปรเจ็กต์เป็นรูปเป็นร่างและมีแนวโน้มทำสำเร็จมากกว่า!

ก่อนจากกัน

Image from https://food.unl.edu/article/use-mise-en-place-make-meal-preparation-easier

อยากชวนมารู้จักสิ่งที่เรียกว่า “Mise en Place” (Pronounce: MEEZ ahn plahs, มีส-อาน-พลาส์) ภาษาฝรั่งเศสหมายถึงวิธีที่เชฟใช้ในการทำอาหารในแต่ละวันโดยการเตรียมวัตถุดิบและอุปกรณ์ทุกอย่างให้พร้อมและหยิบใช้งานได้ตลอดเวลา เมื่อหยิบมาใช้แล้ว หรือวัตถุดิบลดลงไป ก็ทำความสะอาดหรือจัดหาและทำให้พร้อมใช้งานได้เหมือนเดิม

เชฟก็เป็นอาชีพที่ใช้เวลาในการทำอาหารเช่นกัน หากเชฟไม่ทยอยเตรียมวัตถุดิบและเครื่องมือเครื่องใช้ในการทำอาหารเอาไว้ เมื่อลูกค้ามาถึงร้านและเชฟมัวแต่จัดหาวัตถุดิบและไปควานหาอุปกรณ์มาใช้ ก็คงไม่ทันการ เช่นเดียวกับการทำโปรเจ็กต์ของเรา วัตถุดิบหลายอย่างต้องใช้เวลาในการเตรียมและทำให้พร้อมใช้งาน แต่เมื่อเราเตรียมมันอย่างดีแล้ว การนำไปใช้งานนั้นก็สะดวกรวดเร็วและดูทำให้สำเร็จได้ในทันที

มาเริ่มจดโน้ตด้วย PARA กันเถอะ!