Peut-on optimiser les équipes d’UX design ?

A l’heure où toutes les entreprises commencent à comprendre l’interêt d’une équipe UX/UI (en mode agence intégrée ou en feature teams), capable de répondre rapidement aux enjeux projets, en proximité avec le Marketing, l’IT ou le métier, peu savent réellement comment s’y prendre.

Avant toute chose, je dois vous prévenir : une équipe UX a comme caractéristiques d’être unique et spécifique à son entreprise. Donc il n’y a pas de recette toute prête à appliquer. Mais on peut par contre favoriser l’émergence d’une équipe qui fonctionne de façon fluide avec son environnement : voici quelques pistes qui pourraient vous aider à y voir plus clair.

Faire de l’UX une priorité

Ca peut sembler logique, mais il arrive souvent que les équipes design pas encore matures sur le sujet UX, se concentrent sur la production. C’est à dire répondre aux enjeux immédiats : créer les interfaces dans l’urgence, sans prendre du recul sur le brief initial, sans se mettre à la place de l’utilisateur, sans mettre en place une méthodologie permettant de voir plus loin que le pixel de la maquette.

Une philosophie d’entreprise

Plus qu’une présentation, un véritable échange — Presentation by Anton Fritsler

Il est important d’évaluer la maturité de l’entreprise sur l’UX avant toute chose. Une équipe UX travaille sur des sujets divers et critiques, et toute l’entreprise doit en prendre connaissance, en comprendre les enjeux et en voir la progression. Elle communique avec l’ensemble des acteurs, elle a besoin d’être soutenue et vue comme un allié et non un frein. La démarche d’amélioration UX ne doit pas être la propriété de quelques personnes mais une philosophie partagée et une vision commune.

Communiquer les réussites

La meilleure façon d’engager une réelle dynamique dans l’entreprise est de démontrer (preuves à l’appui) la capacité de l’équipe à influencer positivement les produits, à améliorer les expériences, et à répondre aux objectifs fixés. Si la communication est efficace, les nouveaux interlocuteurs seront convaincus d’avance de la nécessité de la démarche et vous accueilleront logiquement à bras ouverts. N’hésitez donc pas à investir du temps et de l’énergie pour mettre en forme la communication autour des projets lancés, en expliquant la démarche, les obstacles, le bilan d’expérience…

Communiquer sur les petites victoires — Achievement Reward Card by Jayla Wang

Créer une bulle

Pour que ce groupe d’individus fonctionne avec l’entreprise, il faut au préalable qu’on leur laisse le temps (et la place) de se construire, de choisir leurs outils et de trouver leur bonne dynamique de groupe.

Favoriser l’équipe et les relations humaines

Ca peut paraître évident, mais c’est parfois un aspect qui passe à la trappe.

Hi5 by Ryan Putnam

Bien sûr un café avec toute l’équipe le lundi matin aide à la cohésion. Mais ça n’est pas suffisant. L’équipe doit avoir du temps pour échanger sa veille technologique ou graphique. Être autonome sur la création de ces moments privilégiés (peu importe le format : meetup, afterwork, …) où chacun apporte ses idées. Et aussi créer des sessions où chacun apporte un aperçu de son travail en cours et comment il compte résoudre la problématique initiale. Histoire d’avoir des critiques (constructives) et un oeil neuf sur son travail.

Un espace dédié : le design corner

C’est le quartier général des UX. Il comporte autant de tableaux blancs que possible. Les post-its envahissent les murs et les fenêtres.

Plus concrètement, c’est une pièce ou un pan de mur où les UX peuvent construire, dessiner et se réunir pour collaborer sur des projets. Du mobilier modulable est un gros plus. Ca n’est donc pas une salle pour les réunions, c’est une salle pour les projets. Elle ne devrait même pas pouvoir être réservée…

Un design corner pourrait très bien avoir cette allure — Formation UX par Usabilis

L’idée est d’afficher :

  • les personas primaires et secondaires du produit,
  • la charte graphique digitale (pour l’avoir sous les yeux)
  • la charte ergonomique décrivant les principes de navigation et d’interaction,
  • une carte de l’expérience des utilisateurs (points de contacts, actions, ressentis…)
  • l’avancée du projet
  • des photos de licornes (un peu de fun ne fait pas de mal…)

Si évidemment un de ces entrants manque, il est toujours temps de le créer…

Ce qui est important doit se voir. En plus de favoriser la réflexion UX, cette salle sert de showroom et permet à n’importe qui passant à proximité de voir sur quelles problématiques l’équipe travaille et de voir le niveau d’avancement.

Soyons rigides sur les workflows et ouverts pour les changer

Un des gros risques à priori de cette équipe est de se noyer sous les demandes diverses et variées venant de toutes parts. Non priorisées, les projets cruciaux se mélangent aux demandes mineures. Non qualifiés, les briefs incomplets ou incorrects font perdre du temps. Mal réceptionnées, les demandes peuvent se perdre dans le trou noir d’une boîte mail.

Un workflow idéal reste toujours à construire… — UI/UX design process par Kit8

Il est essentiel de faire converger toutes les demandes sur un backlog commun pour ensuite laisser l’équipe en autonomie se les approprier. Le workflow est à adapter pour prendre en compte les étapes de validations et l’avancée de la demande.

Parce que, ne l’oublions pas, la phrase la plus mortelle est la suivante.

On a toujours fait comme ça.

Même si ça a marché jusqu’à présent, rien ne dit que cela continuera à fonctionner à l’avenir. Ou qu’il n’existe pas une meilleure méthode. Dans ce workflow de conception, tout le monde est légitime pour relever les irritants et apporter des réponses opérationnelles. Sachez tendre l’oreille.

Le pair design

Nos amis les développeurs le font depuis bien longtemps. Dans ce mode de fonctionnement, l’un écrit du code (le conducteur) quand l’autre (le navigateur) analyse chaque ligne qui est écrite. Et les rôles changent au bout de 15 minutes.

Même si le design et le développement sont deux choses différentes, cette méthode peut apporter plusieurs bénéfices inattendus. Premièrement, un binôme de ce type permet de rester concentré à la tâche et d’éviter les distractions. Deuxièmement, le conducteur explique en temps réel ce qu’il fait et le navigateur peut valider en continu la bonne direction prise. Enfin, ce moment d’échange permet aussi de mieux prendre connaissance du produit et permet de s’engager ensemble sur le sujet.

S’engager ensemble sur le même sujet — Helping Hands by Justas Galaburda

Deux têtes valent mieux qu’une. Appliqué au bon sujet, cette méthode permet de générer des idées plus solides et de façon plus rapide que si le designer avait été seul.

Rangé et ordonné : trouver la bonne méthode de nommage et s’y tenir n’est pas toujours facile

Les bests practices

Un ensemble de règles de bonne conduite de design, de nommage et de nomenclature des fichiers permet à l’équipe une fluidité dans les échanges. Elle permet de facilement switcher d’un designer à un autre, et de trouver rapidement les fichiers et ressources nécessaires.

Pour aller plus loin, l’équipe peut se créer un “design system”, pour assurer une cohérence entre toutes les interfaces et parcours qui seront produits. Plus approfondi qu’une charte graphique, c’est un ensemble d’outils, de schémas, et de documentations permettant à des designers d’utiliser les mêmes ressources et de travailler sur un socle commun.

Teams by Markus Magnusson

Changer d’état d’esprit

Ca va peut-être paraître évident à certains, mais j’ai vu de nombreuses fois des équipes tourner en rond sur des hypothèses, faire tout et son contraire parce qu’ils n’avaient pas les clés indispensables pour aller de l’avant, construire efficacement et contourner les obstacles.

Sortir de la pensée le designer = son travail

Les designers ont une tendance naturelle, innée, hérité sûrement de leur côté d’artiste à assimiler les maquettes et les projet qu’on leur confie de manière générale, comme une mission personnelle et divine que seuls eux peuvent remplir.

A priori, ça a du bon : ils sont passionnés et défendent avec conviction les maquettes produites. Mais garder cette croyance est dangereuse : avec cette vision, aucune critique des autres designers, chefs de projet ou business owner n’est écoutée ou acceptée puisqu’elle remet directement en question les choix apportés. C’est le fameux “ Quand tu vas chez le dentiste, tu lui dis pas comment faut faire, tu lui fais confiance. Et bien là c’est pareil, tu nous fais confiance !” de Octave dans 99 francs.

Être obstiné n’est pas une qualité — Hate Dressing Up! by Alfrey Davilla

Dangereux donc, puisque cette pensée mène à une obstination aveugle qui mène droit dans le mur. Il faut donc immédiatement remplacer cette pensée par l’écoute active, le recueil du feedback. Tout retour (constructif) est à priori intéressant.

Tester souvent, tester vraiment

Pour aller encore plus loin, le designer doit être demandeur de ces retours. Dans l’idée, tout parcours ou interface nouvelle et importante devrait être testée. Pour dé-risquer, écarter les risques potentiels d’une erreur ergonomique/ux ou de cas à la marge qui n’auraient pas été pensés.

S’inspirer de Space X à notre échelle, c’est déjà faire décoller des fusées — Bust Your Business by Aleksandar Savic

La méthode traditionnelle de test est efficace et permet avec quelques utilisateurs de construire un processus itératif pertinent.

Il arrive souvent que les deadlines et le budget rendent la démarche inapplicable. Mais ça n’empêche pas d’utiliser une version allegée, appellée le guerilla test. On crée un prototype, on définit les hypothèses que l’on souhaite valider, un scénario de test, quelques collègues et c’est parti. Mais un guérilla test peut se passer, comme son nom l’indique presque, dans la rue (ou même dans un Starbucks).

Get shit done.

Pour améliorer des interfaces, il faut déjà qu’elles soient construites. Pour améliorer un parcours, il faut qu’il soit conçu.

A l’oral, il est plutôt difficile pour deux personnes d’être en phase et de visualiser la même chose sur un sujet complexe. C’est en général à ce moment là qu’il faut saisir ce feutre sur la table et poser le sujet sur papier (car vous êtes dans votre design corner et il y en a dans tous les coins). Le paperboard permettant à l’ensemble des participants de se projeter et de construire plutôt que de parler (et en plus, c’est plus visuel qu’un compte-rendu de réunion!).

De manière plus générale, et ça peut sembler contre-intuitif, l’idée à retenir est d’avancer sur le projet même si toutes les informations ne sont pas réunies ou encore vagues. C’est ignorer ce que l’on ne sait pas pour se concentrer sur ce qui est faisable dès maintenant. C’est avancer autant que l’on peut jusqu’à être bloqué ou devoir changer de priorité. C’est aussi faire tout de suite les tâches qui ne prennent que deux minutes pour s’en débarrasser.

Le droit à l’erreur

Faire les choses vite et tester si ça marche aboutit souvent à se rendre compte que l’on a fait des erreurs. Mais c’est justement une bonne chose puisque ces erreurs ont été identifiées très tôt (et avant d’êtres envoyées sur les serveurs de prod, c’est mieux)!

Est-ce que les erreurs sont définitives ? Pour ce cactus, certainement… — Flash Message by Maggi Voong
“Soit je gagne, soit j’apprends.” — Mandela

Même si ça peut froisser certaines oreilles, les erreurs sont nécessaires. C’est la réalité qui se confronte aux idées préconçues. C’est la somme des erreurs qui permet de mieux comprendre l’utilisateur et le produit. Peu importe s’il y a au départ énormément d’erreurs, ce qui compte c’est de les identifier et de diminuer la fréquence d’apparition de celles-ci.

Conclusion

S’adapter et être optimiste, la recette du succès ? — Happy Happy Pizza Joy! by Mario Jacome

Si vous avez lu jusqu’ici, félicitations, car vous vous posez de vraies questions pour construire ou améliorer votre équipe de designers et d’UX.

N’oubliez pas que chaque team est spécifique et qu’elle reste un groupe d’individus qui ont besoin de conditions de travail favorisant la créativité, un workflow efficace, d’être écoutés et reconnus en tant que communauté d’expertise. Rien n’est figé, et l’équipe doit avoir cette capacité à s’adapter, à prendre du recul et à évoluer pour un jour atteindre la champion’s league!

Pour aller plus loin …