No termines tus retrospectivas con un plan de acción

- “Entonces, solo para que estemos claros, estamos quedando que nuestra acción de mejora para este Sprint es utilizar un token en la Daily para indicar quien tiene la palabra” — ScrumMaster

- “Si, tal cual!” — Equipo

(Siguiente Retrospectiva)

- “Bueno, iniciemos la retrospectiva revisando si cumplimos con la acción de mejora” — ScrumMaster

- “Usamos el token en todas las Dailys! :D” — Juan

- “Si! Cumplimos y estamos mejorando! :)” — Lucía

De forma muy simplificada me he encontrado con muchos equipos que manejan y evalúan sus acciones de mejora de esta manera.

A simple vista podríamos pensar que este diálogo es de un equipo que mejora continuamente ya que se compromete a un plan de acción y los cumple. Sin embargo, muchos de esos equipos me mencionan que sienten que no mejoran o que las retrospectivas no los están ayudando.

Entonces, ¿qué puede estar pasando?

Muchas cosas! Pero un patrón común que encuentro es que los equipos le dan mucho énfasis al cumplimiento del plan de acción, entonces revisan si ejecutaron el plan y en función de ello determinan su mejora.

y ¿Qué tiene de raro esto?

Imagínense que somos Amazon.com y encontramos que muchos de nuestros clientes están abandonando en la pantalla de descripción del producto. Luego de un análisis nos percatamos que una posible razón es la posición del botón de “Añadir al carrito” así que determinamos que vamos a cambiar un poco la interfaz, en particular, la posición de ese botón.

Hasta ahí todo bien…

Luego, implementamos el cambio de posición y nos juntamos para evaluar si hemos mejorado.

- “Bueno, iniciemos la reunión revisando si cumplimos el cambio” — Amazon.com CEO

- “Ya cambiamos la posición del botón! :D” — Juan

- “Si! Cumplimos y estamos mejorando! :)” — Lucía

[…]

- “¿Qué? ¡Un momento! ¿Cómo es sabemos que estamos mejorando? ¿Solo porque cambiamos el botón? ¿Acaso hay menos clientes abandonando la pantalla?” — Tú

Para muchos la primera conversación del post es un diálogo normal, sin embargo en la segunda, claramente la afirmación de Lucía genera cuestionamientos.

Ahí es dónde veo un problema con el enfoque de los planes de acción, y la razón por la cual muchos equipos los cumplen pero sienten que no mejoran.

Cuando estamos en la búsqueda continua de la mejora se generan muchas ideas que están asociadas a los insights que generamos y dado que rara vez nos encontramos en un contexto simple, no tenemos una situación de “acción -> reacción” (ejecuto la acción -> mejora). Por lo tanto, no podemos suponer que al ejecutar el plan, ya estamos mejorando.

Ok, entonces la pregunta del millón ¿Qué puedo hacer?

Muchas cosas! Pero te puedo recomendar un pequeño cambio: “Dejemos de generar planes de acción y generemos experimentos!”

Para mi, en este contexto, un experimento implica:

• En la planeación: Hipótesis y Resultado esperado
• En la revisión: Impactos y Aprendizajes

Entonces, al experimentar pueden ocurrir dos cosas: (1) Que tengamos éxito en el experimento y consigamos el impacto esperado o (2) que no tengamos éxito y amplifiquemos nuestro aprendizaje para nuestro próximo experimento.

De esta forma siempre estarás o mejorando o aprendiendo cómo mejorar las cosas, y ambas son necesarias para que uno realmente sienta que está mejorando continuamente.

Tip final:

Si ya usas el acrónimo SMART para tus accionables, te invito a que definas experimentos SMART-E (eSpecífico, Medible, Alcanzable, Relevante, Timeboxeado y con una Expectativa de impacto)

Bonus Track:

Si quieres conocer más sobre este enfoque de experimentación y mejora, te recomiendo darle una mirada al Improvement Kata. Aquí puedes revisar un video corto explicativo y acá una guía de referencia rápida.