Die 3 entscheidendsten Faktoren für die Wahl Ihrer Desk Sharing Software

Was sollte Desk Sharing Software leisten?

Die Ansprüche an einen Arbeitsplatz sind heutzutage nicht mehr dieselben wie noch vor 2, 5 oder gar 10 Jahren. Arbeitsgebiete wie Projektarbeiten, Außendienst oder Beratung finden heute oftmals nicht am eigenen Arbeitsplatz, sondern auch in Besprechungsräumen, beim Kunden oder zu Hause statt. Somit bleiben Büroflächen oftmals völlig ungenutzt. Da die Gebäudekosten neben den Gehältern der zweithöchste Kostenpunkt eines Unternehmens sind, bleiben Unternehmen oft auf diesen Kosten hängen.

Im Umkehrschluss ergibt sich für Unternehmen durch Desksharing ein enormes Einsparungspotenzial. Anstatt für einen Mitarbeiter einen Sitzplatz anzubringen, folgen auf jeden Arbeitsplatz bis zu 1,4 Mitarbeiter. Das Konzept eines „flexiblen“ Arbeitsplatzes gegenüber eines „fixen“ kann jedoch auch organisatorischen Aufwand mit sich bringen. Wenn Mitarbeiter in größeren Büros sich erst einmal langwierig ihren Arbeitsplatz suchen sollen, kostet das Nerven, Zeit und damit auch Geld.

Ein Großteil der Unternehmen, bei denen Desk Sharing im Einsatz ist, nutzen Software Lösungen, um dieses zu unterstützen. Oft ist es jedoch schwer für Unternehmen abzuschätzen, was man für Anforderungen an eine solche Lösung stellen sollte. Aufgrund der individuellen Strukturen und Arbeitsprozesse befinden sich Unternehmen oft auf der Suche nach der „eierlegenden Wollmilchsau“, welche schier nicht existiert.

Die folgenden drei Faktoren haben sich als Kernelemente einer erfolgsversprechenden Desk Sharing Software Implementierung erwiesen.

• Intuitive Benutzbarkeit
• Nahtlose Integration in Ihren Alltag
• Einfaches Onboarding

1. Intuitive Benutzbarkeit

Um das Change Management auf ein Minimum zu reduzieren, sollte eine intuitive Benutzbarkeit durch das Desk Sharing unterstützende System gewährleistet sein. Das letzte womit sich ein Mitarbeiter beschäftigen möchte, ist ein weiteres Tool, welches ihn von seine Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Möchte der Nutzer einen Arbeitsplatz finden so sollte sich dieser Prozess kürzer und nicht länger als vor der Einführung der Software gestalten.

2. Nahtlose Integration in Ihren Alltag

Je größer das Unternehmen ist, desto umfangreicher ist die Systemlandschaft, in der die verschiedenen Systeme innerhalb eines Unternehmens miteinander interagieren. Desk Sharing einzuführen ist in sich bereits eine komplexe Aufgabe. Desk Sharing mit einer Software zu unterstützen sollte den Prozess vereinfachen und keine zusätzlichen Hürden kreieren. Deshalb sollte ein Desk Sharing System eine Grundausrüstung an Schnittstellen und Integrationen (z.B. mit Outlook Kalender) anbieten, um somit eine einfache Anbindung an den Alltag des Mitarbeiters zu gewährleisten.

3. Einfaches Onboarding

Weil Desk Sharing Software oft mit visuellen Elementen, bspw. Raumplänen, Bildern von Arbeitsplätzen etc. arbeitet, können Onboarding Prozesse eine lange Vorlaufzeit mit sich bringen. Da es jedoch maßgeblich ist, dem Mitarbeiter zu visualisieren, wo und vor allem zu welchem Zeitpunkt eine Ressource frei ist, sollte Ihre Software Lösung einen einfachen Onboarding Prozess gewährleisten, unabhängig davon ob Sie eine Cloud oder On-Premises Lösung bevorzugen.

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