Die 4 wichtigsten Voraussetzungen für Desk Sharing
Wie man die besten Voraussetzungen für Desk Sharing schafft
Das Management hat die Einführung von Desk Sharing beschlossen, die Aufgabe wurde an das Office Management übergeben und nun soll ein Projektplan ausgearbeitet werden. Oft werden Office Manager mit dieser Aufgabe beauftragt, die zusätzlich zu deren alltäglichen Routinen bewältigt werden soll. Bevor nun ein detaillierter Ausrollplan erarbeitet wird, helfen wir euch dabei, die 4 größten Voraussetzungen zu identifizieren und eure Manager im initialen Kickoff Meeting zu beeindrucken.
1. Clean Desk Policy
Die Clean Desk Policy ist nicht nur ein schön anzuhörender Anglizismus, sondern ein Grundpfeiler des erfolgreichen Desk Sharing. Die Policy bedeutet nichts anderes als seinen Platz sauber und ordentlich zu hinterlassen, ganz nach dem Prinzip — Use it, Clean it, Repeat it.
Jeder von uns kennt den Platz des Sitznachbarns mit alten verschimmelten Kaffeetassen, Brotkrümeln in der Tastatur und Dosenpfand auf dem Tisch: sitzen möchte da niemand gerne. Das Gute an der Clean Desk Policy: man kann sie ganz unabhängig von der Desk Sharing Einführung etablieren und so das Personal ganz langsam an die Umstellung gewöhnen.
Um dies zu fördern, sollten genügend Plätze zum Verzehr von größeren Mahlzeiten sichergestellt werden, d.h. genügend gemütliche Kaffeeecken, kleine Küchen oder Kantine bereitstellen. Nicht zu vernachlässigen ist trotzdem ein regelmäßiges Putzen der Büroräume durch externe Dienstleister oder inhouse Anstellungen.
2. Die richtige Einteilung
Saubere Plätze allein reichen nicht aus, jeder Mitarbeiter hat für seine Arbeit einen anderen Anspruch an seinen Arbeitsplatz. So benötigen einige einen großen Bildschirm für ihre Arbeit, manche aber zwei, auch muss sichergestellt werden, dass jeder Arbeitsplatz mit jedem Gerät kompatibel ist. Man kennt die Apple Jünger im Unternehmen, welche sich jeglicher Norm entziehen. Nun sollte nicht jeder Arbeitsplatz zwangsläufig mit zwei Bildschirmen, einem Headset und der neuesten Telefonanlage ausgestattet werden. Stattdessen nimmt man eine intelligente Aufteilung der Arbeitsplätze nach Unternehmensteilen oder Aufgaben vor.
So kann man Telefoniezonen einrichte für Sales Manager, die viel mit Ihren Kunden telefonieren müssen, und eine Zone für die Business Intelligence Abteilung, wo alle Plätze mit zwei Bildschirmen ausgestattet sind.
Eine sinnvolle Unterteilung des Arbeitsraumes erleichtert die Einrichtung der Sitzplätze und fördert die Arbeit. Denn zum Telefonieren geht man in die Telefonbox, zum stillen Arbeiten in die Ruhezone und für das gemeinsame Besprechen der Präsentation in den Gruppenarbeitsraum oder kennt ihr diese Menschen, die unheimlich laut in der Bibliothek anfangen zu reden. So erlaubt es Desk Sharing, sich für die konzentrierte Arbeit am Vormittag in die Ruhezone zu setzen, nach dem Mittagessen in die Besprechungsräume für die gemeinsame Erarbeitung des Workshops und am Nachmittag in die Telefonzone für einige Calls mit den Kollegen im Home Office.
3. Stauraum
Jetzt haben wir den Mitarbeitern gesagt, dass man den Platz sauber hinterlassen soll und in der Ruhezone nicht das Gespräch mit Oma führen muss, aber was machen wir mit unseren Akten und weiteren persönlichen Gegenständen, die Mitarbeiter oft an Ihrem Arbeitsplatz bunkern? Wir kennen es alle: die peinliche Kaffeetasse des Sitznachbarns oder die Office Jacke für die Frostbeulen, wo kommt jetzt all das Zeug hin?
Durch persönliche Aufbewahrungsmöglichkeiten! Die AXA macht es vor mit eigenen Spinden und Rollcontainern. Jeder Mitarbeiter hat dort die Möglichkeit, die persönlichen Utensilien aufzubewahren und hat jederzeit Zugriff auf diese hat. Beachtet daher bei der Einrichtung genügend Platz für Stauraum.
4. Technik
Es ist Fakt, dass ohne eine funktionierende IT-Infrastruktur kein Desk Sharing möglich ist. Wie sieht es mit den Telefonanlagen aus, kann ich mich dort an anderen Arbeitsplätzen anmelden? Ist überall eine LAN-Verbindung möglich? Diese und viele weitere Fragen stellen sich im Laufe des Prozesses. Sichern Sie sich frühzeitig durch zentralisierte und einfach Prozesse ab. Binden Sie Ihren IT-Administrator früh in den Prozess ein und ersparen sich viele Probleme. Sonst hören wir am Ende von der IT, dies kam in der Anforderungsanalyse nicht vor.
Nun haben wir eine gute Grundlage und Denkanstöße, was man alles beachten muss, bevor man in die Implementierung von Desk Sharing übergeht. Vergesst dennoch nicht, dass die Beachtung all dieser Elemente keinen 100-prozentigen Erfolg sichert. Viele vergessen während der Einführung von Desk Sharing, auch in den Change Management Prozess zu investieren.
Eine umfassende Kommunikation mit den Vorteilen von Desk Sharing reicht dazu nicht aus. Man muss sich intensiv mit den Mitarbeitern auseinandersetzen und ihnen die Ängste des “Arbeitsplatzverlust” nehmen. Entdecken Sie die richtige Methode für sich, um Desk Sharing einzuführen. Ob Pilotierung in einzelnen Abteilung oder Big Bang Implementierung des Systems ist ganz auf die persönlichen Einstellungen Ihres Unternehmens abzustimmen. Große wie kleine Unternehmen haben erfolgreiches Desk Sharing vorgemacht. Ermöglichen auch Sie Ihren Mitarbeitern ein besseres Arbeiten.
Über Sedeo
Sedeo ist eine moderne Software-as-a-Service Software, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Arbeitsplätze zu digitalisieren und für ihre Mitarbeiter von überall aus buchbar zu machen.
Durch eine grafische Übersicht über freie Arbeitsplätze, Räume und andere Ressourcen, schaffen Unternehmen mit Sedeo eine deutliche Zeitersparnis bei der Arbeitsplatzsuche. Eine intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht, dass jeder Mitarbeiter ohne zeitaufwendige Schulung Sedeo problemlos nutzen kann. Dadurch minimiert Sedeo das Change Management auf ein Minimum.
Besuchen Sie sedeo.net, um mehr über Sedeo zu erfahren und eine kostenlose Testphase zu beginnen.
