Wie ihr die Rückkehr ins Office plant
Ein Einblick in verschiedene Methoden
Wir können wieder zurück ins Office. “The new normal” wie es oft in den Nachrichten genannt wird. Doch wie arbeiten wir nun in großen Offices ohne die gesetzlichen Vorgaben zu missachten und somit einen für jeden Mitarbeiter sicheren Arbeitsplatz zu garantieren? Viele Unternehmen sind mit der aktuellen Situation überfordert, da vorher keine flexiblen Arbeitsplatzmodelle wie Desk Sharing oder gar eine Desk Sharing Software genutzt wurden. Deshalb haben wir uns angeschaut, was Unternehmen machen und welche Methoden in dieser kurzen Zeit gefunden wurden.
1. Die Rechnung — wie viele Plätze stehen zur Verfügung
Zuerst einmal müssen wir identifizieren, wie viele Mitarbeiter ins Büro können, um eine optimale Auslastung zu garantieren.
Rechnet nach den Bestimmungen eures Landes oder Bundeslandes aus, wie viele Mitarbeiter ins Office kommen können — die meisten Länder haben eine Abstandsregel von 1,5m bis 2m. Schaut daher, dass diese bei den Sitzplätzen gewährleistet ist. Außerdem entwickeln einige Unternehmen weitere Maßnahmen wie Trennwände, wenn man ein Großraumbüro hat, um dort die Ansteckungsgefahr zu senken. Nachdem wir nun die Anzahl der Plätze haben, die belegt werden können, geht es weiter.
Welche Probleme können auftauchen?
Wenn sich herausstellt, dass aufgrund der neuen Regelungen nur 50% der Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, stellt sich die Frage:
Wer darf nun ins Office und wer nicht?
Hier muss man ein System für die Mitarbeiter anbieten, denn was wir alle verhindern wollen ist, dass Mitarbeiter vor einem zu “vollen” oder “leeren” Büro stehen, denn dies führt nur zu Frust. Also gehen wir mal auf einige Methoden ein.
2. Welche Methoden gibt es? Worauf sollte man achten?
Für Mitarbeiter ist es wichtig zu wissen, wer im Büro ist. Meetings oder Zusammenarbeiten können somit effizienter geplant werden. Dadurch kann sich flexibel, je nach Bedarf auch auf ein Remote Meeting vorbereitet werden.
Außerdem natürlich, ob Sie ins Office kommen können oder nicht. Bei größeren Büros, für die eine Verteilung der Mitarbeiter über das ganze Büro notwendig ist, ist es wichtig zu wissen, wo man sitzt. Eine Übersicht der Plätze und wer diesen besetzt, würde hier helfen.
Wir könnten nun ewig weitere Faktoren aufzählen, auf die es ankommt, aber wir beschränken uns erstmal auf die wichtigsten.
Alternierend
Dieses System beruht darauf, dass sich Teams/Gruppen oder andere Einteilungen aufteilen und abwechselnd ins Büro kommen. Zum Beispiel sagt man einfach, dass die Teams, die bereits zusammensitzen in Tischgruppen, sich darauf einigen, nur zu 50% ins Office zu kommen, sodass gleichzeitig nur 50% der Tischgruppe besetzt sind.
Vorteile: Einfache Einführung und die Verantwortung liegt bei den Teams sich zu organisieren.
Nachteile: Teams werden aufgeteilt und dies könnte der Produktivität schaden, wenn einige Teammitglieder remote sind und somit Informationen verloren gehen. Außerdem könnte die Organisation ein Hindernis für Teams sein.
Excel Sheet
Einige Unternehmen haben eine maximale Anzahl an Plätzen im Büro, wo die User sich darauf einbuchen können. Dies geschieht bei größeren Büros anhand von Excel Listen, welche geteilt werden mit den anderen oder im schlimmsten Fall auch mit einer E-Mail Verteilerliste, welche hochgezählt wird bis zur maximalen Anzahl.
Vorteile: Jeder ist mit den Systemen wie Excel und E-Mail Verteiler vertraut, somit ist auch hier eine einfache Einführung gewährleistet.
Nachteile: Durch die First-come-First-Serve Regelung könnten einige Mitarbeiter übergangen werden, außerdem kann es schnell unübersichtlich werden, gerade wenn man nicht seine Tischnummer kennt und seien wir ehrlich: keiner kennt diese kryptischen Bezeichnungen. Oder können Sie etwas damit anfangen auf 3.15.51 zu sitzen am Dienstag?
Desk Sharing Software
Da gerade größere Büros große Menschenmengen vermeiden, aber kein Excel Sheet Chaos wollen, lohnt es sich ein Blick auf professionelle Anbieter zu werfen in diesem Bereich. Mit Desk Sharing Software Anbieter treten wir in einen erfahrenen Kreis, wo die Software genau für diese flexiblen Arbeitsweisen gedacht ist. Die meisten Softwareanbietern bieten eine Übersicht, welche Mitarbeiter sich im Office befinden und welcher Platz noch frei ist. Außerdem hat man ein einfaches Monitoring und kann die Rückverfolgung sehr einfach gestalten, falls es zu einer Infektion kommen sollte.
Vorteile: Desk Sharing Software ist genau für diesen Use Case gebaut. Flexible Verteilung von Plätzen, Übersicht wer im Office ist, Suche nach Personen und Monitoring.
Nachteile: Auch hier haben wir natürlich einige Nachteile, wie den Kostenfaktor und eine Voraussetzung dass die Mitarbeiter das System schnell adaptieren.
Im Endeffekt kann man nicht sagen, dass es eine Lösung für alle gibt. Für viele reicht das Alternieren bei den Tischgruppen oder ein Excel Sheet schon aus, dort gelangt man aber schnell an seine Grenzen. Wer ohnehin schon überlegt hat flexibles Arbeiten einzuführen, kann die Chance nun nutzen und eine Desk Sharing Software einführen. Neben den Problemen die wir mit der aktuellen Zeit haben können schon neue Arbeitsweisen erprobt werden und somit die ersten Kostenersparnisse in naher Zukunft gefahren werden durch Mieteinsparungen beispielsweise.
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