Como adequamos nossos processos na pandemia?

A pandemia trouxe muita tristeza para todo o mundo, mas também nos ensinou a viver e trabalhar de forma diferente, e não foi nada fácil. Muitos negócios tiveram que adaptar-se totalmente a esta nova forma de ver o mundo e nós não ficamos de fora dessa. Por isso hoje viemos compartilhar as alterações que realizamos no decorrer da quarentena em alguns de nossos processos que utilizamos até o presente momento, desta forma seguimos com nossas atividades mantendo respeito às leis e prezando pela vida de nossos clientes e membros.

Iremos apresentar as alterações por área e esperamos que esta experiência traga também informações relevantes que possam ajudar outros negócios a utilizar essas novas práticas e manterem suas atividades fortes e seguras.

Projetos

Esta é a área responsável por criar nossos produtos, onde anteriormente as atividades eram realizadas parte presencial e parte à distância, sendo após as pandemias readequadas e feitas as reuniões todas remotas. Observamos um aumento na frequência das reuniões de análise das etapas do projeto, para um acompanhamento mais aproximado, prezando pela qualidade do projeto e o repasse de feedbacks visando sanar eventuais dificuldades no processo de desenvolvimento.

Comercial

Nesta área tivemos que alterar o processo de reuniões com os clientes, antes também existiam tanto de forma remota como presencial. Com a pandemia, tornamos todas as reuniões remotas, onde buscamos aliar a disponibilidade do pessoal do setor com a do cliente. É priorizada a disponibilidade de horários do cliente, para desta forma mostrarmos que, mesmo a distância, ficamos a inteira disposição e seguimos dispostos a atender com excelência.

Administração Financeira

-Registro de documentos: Por sermos uma empresa Júnior federada, precisamos de algumas documentações registradas em cartório, a exemplo de nossa ata de eleição e termos de posse de novos diretores. Porém, diante do cenário de pandemia, os cartórios sofreram com o excesso de atividades, sobretudo de solicitações de obituários, o que nos impediu de efetuar o registro de nossos documentos. A solução que buscamos foi digitalizar e nos reorganizar junto aos membros para executar as atividades de registro de documentação, quando possível, de forma segura e organizada para todos.

-Documentos Internos: Seguindo nossa legislação de empresa Júnior, temos alguns documentos que precisam ser entregues pelos membros, como por exemplo: termos de voluntariados, termos de desligamento e atas de assembleia. Esses documentos precisam ser entregues assinados, porém em virtude das atividades da empresa passarem a ser remotas, a entrega desses documentos precisou se adequar e passou a ser realizada de forma digital.

Gestão de Pessoas

Esta foi a área que sofreu maiores impactos em nossa EJ. Iniciando pelo processo seletivo que teve que ser todo repensado desde sua divulgação, que antes era realizado parte nas redes sociais e parte por cartazes pela universidade, como também em todo processo de forma geral.

Fizemos alterações no cronograma, onde anteriormente devido as aulas nossos encontros das etapas do processo seletivo eram realizados aos sábados por ser um dia sem aulas a todos da universidade. Após a suspensão aulas, alteramos a realização das atividades para dias de semana respeitando, é claro, a disponibilidade apresentada pelos participantes do processo seletivo. Desta forma conseguimos otimizar o tempo de duração das atividades no processo.

Também precisamos repensar o processo tendo em vista que antes utilizávamos dinâmica de grupo para conhecer melhor os participantes. Devido a impossibilidade de encontro com os participantes, transferimos este processo de conhecimento para as etapas de treinee geral e específico, onde foram propostas atividades para medir não só o conhecimento técnico dos candidatos como também sua interação com a equipe.

Outro ponto importante da área foi a integração do time onde os momentos presenciais, reuniões gerais, eventos internos da EJ e com a Federação de Empresas Juniores passaram a ser remotos, com o auxílio deplataformas digitais como o Google Meet, Zoom e Discord.

Estas mudanças retiraram os novos membros das fases iniciais de convívio direto com os demais e execução de atividades dentro da sede da empresa. Porém percebemos de forma geral, como fator positivo, a criação da cultura do ambiente remoto para otimização a execução das atividades e melhoria na comunicação, tornando-a assertiva e direta.

Marketing

Por fim o setor de marketing precisou adaptar toda divulgação do processo seletivo, que antes era parte física com os cartazes, para digital através das redes sociais da Seed.

Também houve uma reorganização do setor afim de melhorar a comunicação com o cliente, através de planejamento e execução de ações nas redes sociais com maior frequência para desta forma fortalecer a marca e continuar presente na vida de nossos clientes e pessoas que acompanham nosso trabalho através de nossas redes sociais.

O setor também apostou em reuniões remotas em conjunto com a equipe de comercial e projetos afim de propor soluções para melhor apresentar nossos produtos e desenvolver estratégias de marketing de conteúdo para atrair melhor os clientes.

Conclusão:

De forma geral a Seed a Bit precisou se adequar a pandemia, alteramos nossos processos que antes eram desempenhados de forma parcialmente remota e passaram a ser exclusivamente remotas. A vivência dos membros foi alterada perdendo a convivência presencial em que os membros poderiam dividir espaços físicos. As reuniões gerais presenciais foram suspensas, visto que esses eram momentos onde eram realizados dinâmicas e descontração além de abordar aspectos das diversas áreas da empresa e gerar integração entre o time. Porém a diretoria geral em conjunto com gestão de pessoas tem criado estratégias de integração dos membros à distância em breve traremos mais informações sobre isso.

Todas essas mudanças foram planejadas e executadas contando com todo apoio em engajamento do time para isso foi necessário não só esforços da diretoria mas também contamos a colaboração e empenho de todos, é muito importante frisar a importância de cada membro. Deixamos aqui nossas práticas, esperamos inspirar e ajudar outros negócios a fortalecerem. Sabemos que isso tudo vai passar e seremos mais fortes.

Por Karina Santos (Analista de Marketing da Seed a Bit Tecnologia)