Bastidores: Células

É difícil organizar um evento grande em 20 pessoas, aqui está uma das práticas que utilizamos pra facilitar isso.

Foto de Igor Ovsyannykov, do unsplash.com

Organizar um evento de uma semana de duração não é fácil, principalmente com um time de cerca de vinte pessoas. Talvez você pense: “moleza! quanto mais pessoas, menos trabalho pra cada um”, certo?

Errado: assim como nove mulheres não fazem um bebê em um mês ou dobrar o número de desenvolvedores de software não diminui o tempo de desenvolvimento pela metade, um time de 20 pessoas pode ter problemas em se organizar produtivamente.

Nas reuniões da organização da Semana da Tecnologia, por exemplo, encontramos os seguintes problemas:

• Nem todas as 20 pessoas estão presentes nas reuniões
• Chegar a consensos sobre cada um dos detalhes e decisões leva mais tempo
• Nem todo mundo consegue opinar efetivamente
• As reuniões tendem a ser demoradas
• É muito fácil dispersar do assunto em pauta

As Células

A célula é a menor unidade dos seres vivos com formas e funções definidas

Nossa solução pra isso foi limitar reuniões a discussões apenas a nível direcional e decisões maiores.

Para tarefas específicas, definidas e pontuais, nos dividimos em grupos menores, de 3 a 6 pessoas. Chamamos esses grupos de células.

Assim, essas tarefas recebem maior atenção, de um grupo reduzido de pessoas, dedicadas somente àquilo.

Como funciona?

1. A necessidade de uma nova célula é evidenciada durante reuniões gerais
2. As pessoas interessadas em fazer parte da célula emergem. Essas pessoas são a) interessadas em aprender sobre o assunto (por exemplo, design) ou b) familiares com o assunto
3. Os membros da célula reúnem-se e identificam tarefas pro backlog, que pode ser incrementado enquanto a célula existir
4. As células operam individualmente e apresentam os resultados de suas tarefas nas reuniões gerais pra validação de toda a galera
5. Quando o backlog acaba, a célula se desfaz e os membros vão participar de outras células

Ganhos

Chegar a consensos é mais prático, brainstorms são mais densos e ricos, a atenção aos detalhes durante a execução é maior e os resultados tendem a ter maior qualidade.

Essa é uma abordagem ainda nova, em fase de descobrimento e amadurecimento — mas já está nos ajudando durante a organização.

Esse texto faz parte da série Bastidores, onde contamos sobre como fazemos acontecer a Semana da Tecnologia da Fatec Sorocaba.