Io e le mie lettere. Ecco come funziona la posta elettronica
Tutti i giorni abbiamo a che fare con mail, posta elettronica, client vari di posta (si sto parlando proprio di quell’Outlook che spesso vi fa dannare) o con le webmail (qualcuno ha detto Gmail?), ma come funziona veramente la posta elettronica? In questo articolo andrò a spiegare in modo semplice i 3 protocolli che permettono alle nostre email di essere scaricate sui nostri dispositivi: computer, portatili, telefoni, tablet, e inviate ai nostri contatti. Per quanto riguarda la ricezione, che spesso è la più “problematica” farò degli esempi concreti con casi d’uso reali in cui è preferibile utilizzare un metodo rispetto ad un altro.
POP3: scarico, leggo e a volte cancello
Il protocollo POP3 è l’acronimo di Post Office Protocol versione 3 ed è un protocollo che permette, attraverso un’autenticazione, di leggere dei messaggi di posta presenti su un server di posta elettronica, o più precisamente un mail server. Per fare questo però i messaggi devono essere scaricati sul dispositivo che comunica tramite POP3 e successivamente possono essere cancellati o lasciati sul server (ogni client di posta ha nelle sue impostazioni questa opzione che può essere abilitata o meno).
Dato che il protocollo scarica la posta per poterla leggere ed elimina le mail dal server (se non gli è stato detto di non farlo) spesso può creare qualche “grattacapo” nelle situazioni in cui si deve poter leggere la posta da più dispositivi o si accede alla webmail (quindi direttamente dal browser) e questa non ha più i messaggi scaricati precedentemente sul computer. Quali sono quindi le situazioni in cui è consigliato o preferibile utilizzare questo metodo per leggere la posta? Vediamolo nel prossimo paragrafo.
Quando si usa
- La posta elettronica viene visualizzata su un solo dispositivo, spesso un computer, e non c’è la necessità di leggerla altrove, per esempio in mobilità o su altri dispositivi;
- Il proprio provider di posta, cioè colui che vi fornisce un indirizzo email, ha delle limitazioni di spazio sul server, non vi permette di mantenere i messaggi sul server oppure lo spazio è talmente poco che non può essere usato nelle situazioni in cui si ricevono molti messaggi;
- Non ci si fida del proprio provider (forse sarebbe meglio cambiarlo in questo caso…) o non si vuole mantenere su server di cui non si ha la proprietà i propri messaggi di posta elettronica.
Quando NON si usa
- Si deve poter leggere la posta elettronica da più dispositivi contemporaneamente, in mobilità e tutti i dispositivi devono essere sincronizzati per quanto riguarda la posta ricevuta e inviata;
- Il protocollo POP3 non è indicato nelle situazioni in cui più persone, per esempio più segretarie di una azienda debbano leggere le mail dello stesso indirizzo di posta, spesso la info o la contatti, da postazioni diverse in quanto se non correttamente configurato potrebbe capitare che le segretarie si “rubino” la posta a vicenda a seconda di chi la scarica per prima (vi ricordate quando ho detto che POP3 scarica ed elimina la posta dal server?) e le stesse non possono sapere se la collega ha già letto e risposto ad una mail in quanto POP3 non sincronizza la posta inviata su diverse postazioni.
IMAP: sincronizzo e leggo
Il protocollo IMAP è l’acronimo di Internet Message Access Protocol arrivato alla versione 4 che si configura come alternativa al protocollo POP3. La principale caratteristica che lo differenzia da POP3 è che IMAP non scarica i messaggi dal server, ed eventualmente li elimina, ma attraverso procedure di sincronizzazione li lascia sempre sul server di posta e li memorizza temporaneamente nella cache del dispositivo su cui li si sta leggendo.
Vi sembra complicato come funzionamento o non così essenziale? Vediamo qualche esempio che renderà il tutto più chiaro e il suo utilizzo essenziale in particolari situazioni.
Quando si usa
- E’ necessario visualizzare la posta elettronica su dispositivi diversi e su tutti questi è essenziale la sincronizzazione di cartelle e di posta inviata e ricevuta. Vi ricordate l’esempio di prima delle segretarie? Per risolvere i problemi di sincronizzazione o di “furto” si potrebbero configurare i client di posta con IMAP e automaticamente tutte saprebbero le mail inviate e ricevute dalle proprie colleghe;
- Non si hanno problemi di spazio sul server o c’è un rapporto di fiducia verso il proprio provider che permette di lasciare i messaggi sul server in tutta tranquillità.
Quando NON si usa
- Spesso i provider di posta non permettono un accesso IMAP ma solo POP3, la maggior parte delle volte per questioni di spazio, e quindi obbligatoriamente si deve utilizzare POP3 per questioni “tecniche”.
A questo punto dovreste avere un panoramica più o meno chiara e completa dei due protocolli per la ricezione della posta elettronica, ma una domanda resta ancora in sospeso: che cosa permette di inviare la posta? La risposta nel prossimo paragrafo.
SMTP: invio… e basta
Per poter inviare la posta è utilizzato il protocollo SMTP che è l’acronimo di Simple Mail Transfer Protocol. Il suo funzionamento è abbastanza semplice: prende un testo che deve essere inviato, prende un insieme di destinatari e, una volta verificata la loro esistenza, invia il messaggio. Questo funzionamento semplice unito ad alcune “estensioni” permette di mandare messaggi di qualsiasi tipo, di qualunque lunghezza a cui possono essere aggiunti anche degli allegati.
Conclusioni
In questo articolo sono stati descritti i 3 protocolli che fanno funzionare la posta elettronica sia in invio che in ricezione e ne è stata data una infarinatura generale riportando casi d’uso reali con cui gli utenti hanno a che fare; volutamente e per non appesantire troppo l’articolo non sono stati riportati esempi riguardo la configurazione dei dispositivi a seconda del protocollo scelto o approfonditi argomenti legati alla sicurezza dei protocolli. Nel caso ci fosse l’interesse fatemelo sapere nei commenti e scriverò un articolo di approfondimento su queste tematiche.
Alla prossima, Alberto
