Aplicando Design Sprint na rotina das equipes de produtos
Ao longo deste artigo, exploraremos em detalhes cada etapa do processo de Design Sprint. Discutiremos estratégias para adaptação do Design Sprint à realidade de diferentes projetos, considerando restrições de tempo e recursos. Com base em experiências práticas e dicas úteis, este artigo oferece uma visão abrangente do Design Sprint como uma ferramenta poderosa para a inovação e o desenvolvimento de produtos centrados no usuário.
Design Sprint: O que é?
Design Sprint é uma metodologia de desenvolvimento ágil criada pelo Google. Focada no usuário, esta é uma metodologia prática, ágil e colaborativa. Tem como base o Design Thinking e outras metodologias ágeis com objetivo de que as equipes possam criar e prototipar soluções em um curto prazo de 5 dias.
Processos
- Entender: Compreensão profunda do problema e das dores envolvidas.
- Esboçar: Geração livre de ideias e soluções potenciais.
- Decidir: Avaliação e seleção das melhores ideias para avançar.
- Prototipar: Construção de protótipos funcionais das soluções escolhidas.
- Validar: Teste dos protótipos com usuários reais para obter feedback.
Pré-working
É necessário um contexto mínimo para começarmos a planejar a Design Sprint. Sobre o que é o projeto, quais objetivos ou resultados esperados, quais áreas estão envolvidas, etc.
Se já está dentro do produto que já atuamos fica mais fácil de nos contextualizarmos, agora se não está pode ser que tenhamos um caminho um pouco maior nesta parte para percorrer.
Nessa etapa também o ideal é fazer o levantamento de insumos através de pesquisa qualitativas e quantitativas sobre os temas que irão ser abordados na Design Sprint, tais como: dados do suporte, comercial, dados de mercado, entrevistas, pesquisas anteriores, personas e etc. Quanto mais informações prévias tiver, é melhor.
Já tive um case que o projeto era muito complexo e foi necessário fazer uma Wiki com os termos técnicos e ferramentas que eles utilizavam, fluxograma dos processos, etc.
Dependendo do projeto, recomendo fazer um storytelling para contextualizar aos participantes sobre o que vamos trabalhar, pois alguns que vão ser chamados não se sabe sobre o que está acontecendo, para assim poderem contribuir na dinâmica.
Envolvidos
Recomenda-se a ter no mínimo 5 participantes, e no máximo umas 10 pessoas porque se o grupo for muito grande pode dificultar na colaboração e organização da dinâmica.
O ideal é ter representantes de áreas distintas como design, desenvolvimento, produto, stakeholders-chave. Ter uma equipe multidisciplinar permite uma variedade de perspectivas e habilidades para abordar os desafios da sprint.
Combinados
- Todos devem participar e estar envolvidos;
- Todo participante precisa de seu próprio computador (não recomendamos uso de dispositivo móvel);
- Tomar cuidado com vazamento de áudio externo;
- Notificações desativadas (tanto no desktop quanto no celular);
- Por favor seja pontual;
- Seria bom sempre ter papel e caneta do lado;
Sessões
Quebra gelos
Antes de começar a primeira sessão, é muito importante que todos da equipe possam interagir e se conhecer melhor, levando em consideração que vai ter casos que algumas pessoas da equipe podem nem se conhecer.
Quebra-gelos são atividades que costumam ser simples, divertidas e de curta duração para tornar o ambiente o ambiente mais descontraído e receptivo. Eles servem para ajudar as pessoas a se conhecerem melhor, estimular a interação, aumentar a energia do grupo e reduzir a ansiedade ou timidez que podem surgir em um ambiente novo ou diante de desconhecidos.
Podem envolver jogos, perguntas rápidas, atividades de team building ou qualquer outra atividade que estimule a participação e a comunicação entre os membros do grupo.
Além disso, se você estiver aplicando a dinâmica de modo remoto, é uma ótima forma de apresentar a ferramenta que será utilizada, assim os envolvidos já podem aprender como utilizar a ferramenta para estarem preparados para seguirem com as próximas atividades!
Dia 1 — Unpack: Entendendo o Problema e as Dores
Vamos conversar sobre como faremos para entender os desafios que nos farão chegar em nosso objetivo. Aqui vamos entender como chegar do Ponto A ao B, como é feito hoje e quais são as dores que cada um encontra neste processo.
Nesta fase contextualizamos sobre o projeto, apresentamos o material coletado no pré-working e então vamos discutir e colaborar para juntos entendermos o que é a nossa solução, que dores pretendemos resolver, o que será feito em curto, médio e longo prazo, quais riscos vamos enfrentar e como vamos lidar com eles.
Sugestões de dinâmicas: É / Não é / Faz / Não faz, How Might we, 5W’s, etc.
Na prática:
- As pessoas acabam trazendo muitas dúvidas.
- A visão de diferentes áreas traz muitos insights diferentes e traz a oportunidade de outras pessoas colaborarem e a sensação de time e cooperação.
- Mapeamento de ideias que já ficam preparados para novas versões.
- Alguns riscos podem ser previstos.
Dia 2 — Sketch: inspirar e esboçar
Exploraremos soluções potenciais por meio de ideação. Examinaremos as fontes de inspiração, vendo quais ideias existentes podemos melhorar, esboçando livremente as possíveis soluções.
Às vezes, as melhores ideias já existem — elas simplesmente precisam ser reaproveitadas, apresentadas num novo contexto ou combinadas com outras ideias. Peça aos membros da equipe que pesquisem setores relacionados ou paralelos ao seu projeto e analisem problemas de negócios semelhantes e suas soluções.
E aqui a parte mais importante é fazer com que todos esbocem suas ideias e as apresente.
Sugestões de dinâmicas: Referências, Crazy8, etc.
Na prática:
- As referências ajudam muito no processo.
- A criação com o crazy8 traz muitas ideias e uma noção melhor de como deve ser a arquitetura.
Dia 3 — Decide: Escolher as ideias
Faremos uma crítica às soluções da equipe para determinar quais têm mais chances de sucesso.
Sugestões: Matriz de impacto vs esforço, Storyboard, etc.
Na prática:
- Decidimos sobre quais ideias propostas devemos focar e aprimorar;
- Fica mais fácil de entender o fluxo da solução;
Dia 4 — Prototype: O Protótipo
Vamos construir um protótipo funcional a partir das ideias do dia anterior. O foco aqui não é ser fiel ao produto final e não dar tanta atenção aos detalhes.
Aqui prototipamos juntos, porém isso exige um esforço maior para todos os envolvidos, o que recomendo pessoalmente é que dependendo da situação o responsável de fazer o protótipo deveria ser apenas o UX envolvido, e ele o apresente em uma Design Critique para que os demais possam fazer suas contribuições e assim, tornar este processo mais ágil e preciso sem perder o senso de colaboração e participação.
Design Critique é uma prática que envolve a análise e avaliação crítica de um design, geralmente feita por um grupo de colegas, mentores ou clientes. Durante a sessão, os participantes examinam um trabalho de design específico, como um protótipo, um esboço, uma maquete ou até mesmo um produto finalizado. Eles discutem pontos fortes e fracos do design, oferecem sugestões de melhoria e procuram identificar problemas que possam prejudicar a experiência do usuário, a funcionalidade ou a estética do produto.
Na prática:
- O objetivo não é apenas apontar falhas, mas também promover o aprendizado, o crescimento e a inovação no processo de design, isso pode resultar em produtos finais de maior qualidade e mais alinhados com as necessidades e expectativas do público-alvo.
- Ter um protótipo da solução, significa que temos um artefato tangível para podermos validar.
Dia 5— Validate: Chegou a hora de testar
Conduzimos os testes do protótipo em uma amostra de pelo menos cinco usuários reais, previamente agendados. Incentivamos a sinceridade do usuário e tomamos notas não só de sua navegação, mas também de suas expressões e reações. Todo dado é relevante.
Os testes podem ser feitos no papel, com wireframes ou até mesmo storyframes. Mas, também podem ser utilizadas ferramentas mais robustas como o Maze e o Useberry.
Na prática:
- A validação é uma etapa muito importante, mesmo que ela seja apenas interna.
- No final deste passo é que faz valer o que construímos nos anteriores, e depois dele sabemos como e onde devemos ir.
Como se adaptar a realidade do projeto
Não é sempre que conseguimos o tempo necessário sugerido pela Design Sprint, devido a custos, agenda dos participantes. Então fomos adotando medidas para alinhar a nossa realidade.
Já que geralmente são novas features ou módulos apartados nós costumamos fazer em duas sessões de 3 horas a parte do Dia 1 (entender) com o Dia 2 (esboçar). O dia 3 (decidir) já vamos alinhando no primeiro dia o que vai ser feito de fato.
O Dia 4 (prototipar), nós aproveitamos o que todos esboçamos no Dia 2 e o UX fica encarregado de entregar e agendar uma Design Critique com os participantes. O Design Critique é uma prática comum no campo do design, envolvendo a revisão e avaliação construtiva do trabalho dos profissionais, os designers apresentam seus projetos a colegas ou revisores, que oferecem feedbacks e sugestões para melhorias.
O Dia 5 (testar) o UX é responsável por validar a solução gerada. Após as alterações feitas na Design Critique agendamos com clientes ou colaboradores internos (que estejam apartados do projeto) para validar nossa ideia final. Os usuários são geralmente decididos pelo P.O e agendamos com eles conforme disposição de agenda, mas geralmente são uma semana e com no mínimo 5 usuários.
Após os testes, compilamos os resultados e fazemos os ajustes finais, apresentamos ele para a equipe e assim já fica pronto para o desenvolvimento.
Ao final, é gratificante ver os resultados e também mostrar a equipe o valor do UX, o de que estamos ali pra ajudar e trabalhar juntos. Muitas vezes que apliquei a dinâmica senti que ficamos mais próximos as outras áreas e principalmente ao time de desenvolvimento. A solução final tem um pouco de cada um que se envolveu, então a entrega se torna mais gratificante e a comunicação muito mais fácil já que todos os participantes estão alinhados desde a idealização até a entrega.
Com a aplicação da Design Sprint na rotina dos produtos houve uma taxa considerável de queda de retrabalho e maiores chances da solução ser testada antes dos produtos ou seus upgrades irem para o mercado. E as squads que adotaram esse método continuam procurando o UX para facilitação quando tem algo novo a ser desenvolvido, principalmente aquelas que antes não tinham contato conosco.
Conclusão
O Design Sprint ou qualquer outro método não são uma entidade milagrosa que vão sanar todos os problemas, tenha isso em mente, seja flexível e se adapte a realidade do projeto, ajustando o tempo e o formato conforme necessário. Por exemplo, pode ser necessário dividir o Sprint em sessões mais curtas ou ajustar algumas etapas para se adequar às restrições de tempo e recursos. Afinal, os métodos foram inventados para se adaptarem a algo, então porque nós não podemos também, certo?
“Decidir o que não fazer é tão importante quanto decidir o que fazer.”
Steve Jobs
Lembre-se também que o resultado pode ser que a solução não vai ser adequada ao cenário que temos, e isto não é ruim, porque nesse curto espaço de tempo você não perdeu o tempo futuro para dar andamento numa solução que não vai ser viável.
O sucesso da Design Sprint não depende unicamente do facilitador, é muito importante a colaboração dos envolvidos. Já estive em casos que a equipe não quis se envolver e tivemos problemas com a solução final que foi enviesada pela área que participava mais. Aconteceu também do Tech Lead não poder estar presente e quando fomos validar a solução ele apontou problemas cruciais que tivemos de reestruturar.
Na prática não é só entregue a solução, mas também a aproximação dos envolvidos e as áreas. É uma ótima oportunidade de mostrar para os demais como o UX está ali pra ajudar, como todos podemos colaborar e que do início ao fim todos em conjunto são responsáveis pela experiência do usuário.
Em resumo, o Design Sprint é uma abordagem eficaz para solucionar problemas de forma colaborativa e ágil, proporcionando resultados tangíveis em um curto espaço de tempo.
Dicas finais
Ferramentas de apoio
Para facilitar a execução do Design Sprint, existem diversas ferramentas e templates disponíveis que podem ajudar na organização e na documentação do processo.
Livro
No livro você vai encontrar todo o tipo de instruções, cases e dicas, é uma leitura muito importante antes de você aplicar sua primeira Design Sprint.
