Aplicando metodologia Ágil na Gestão de Documentação Técnica

Recentemente finalizei meu MBA em Gestão de Projetos e escrevi um artigo abordando a forma como a Senior transformou seu processo de desenvolvimento de software utilizando a metodologia Ágil e o Scrum como framework.

Agora, quero compartilhar com vocês sobre como o mundo Ágil também transformou a forma como o meu time, o de Gestão de Documentação Técnica, se planeja, constrói e entrega suas atividades nessa nova perspectiva.

Primeiramente, precisamos entender claramente que: “Software em funcionamento mais que documentação abrangente” está se referindo, em sua maior parte, a documentações de requisitos de sistemas e não de documentação de usuário.

Mas afinal, por que a documentação de usuário é importante?

Bom, para muitas coisas:

• Para que todos os usuários das soluções Senior saibam o que o sistema pode oferecer de benefícios à empresa;
• Para a gestão interna de conhecimento dos colaboradores;
• Para aprender como usar o sistema: entender seus fluxos, informações, configurações e resultados esperados;
• Para que consultores de implantação sejam independentes e usem conteúdo dos checklists e metodologia de implantação por processo de negócio sempre que precisarem;
• Para que o próprio cliente saiba lidar com configurações, integrações e “se virar” no dia a dia;
• Para facilitar a rotina do suporte, sanando dúvidas;
• Para divulgar implementações e melhorias que entregamos a cada release.

E você pode estar se perguntando: o sistema não deveria ser auto explicativo e fácil de usar? Geralmente é, porém, quando atendemos vários segmentos nossos sistemas podem se comportar de diversas maneiras. Sabemos também, que nem todo processo de negócio é fácil. Sim, alguns são complexos.

Enfim, precisamos de boas e construtivas documentações para muitas e muitas coisas, inclusive, temos documentações traduzidas (Sim, estamos preparados para a internacionalização — e já faz um bom tempo)!

Por isso, nosso time é especialista quando falamos em documentação, comunicação e gestão do conhecimento. :D

Este é o nosso portal de documentação: https://documentacao.senior.com.br/

Voltando a falar de ágil…

Há aproximadamente dois anos, quando começamos a ouvir falar de ágil e perceber as mudanças que estavam acontecendo ao nosso redor no desenvolvimento, logo pensamos: vamos entrar na onda, fazer parecido, inovar e transformar o nosso trabalho, pois não podemos ficar para traz.

Então, começamos nesta jornada de otimizar e buscar produtividade utilizando o Scrum. Embora este framework seja mais popular no desenvolvimento de software, ele é bem adaptativo, por isso, conseguimos aplicá-lo e adaptá-lo a nossa realidade.

Para fazer acontecer o Scrum no time, adotamos o papel do Scrum Master (por cada linha de produto que atuamos) e iniciamos com as atividades no Jira. Aprendemos a usar esta ferramenta (super ferramenta) e criamos nosso padrão para cadastrar estórias e tratar subtarefas. Realizamos filtros específicos e Dashboards, possibilitando, assim, acompanhar com assertividade as entregas do desenvolvimento e claro: planejar, controlar, priorizar e entregar as nossas atividades.

No começo não foi fácil. Tentamos trabalhar com Sprints, mas não deu muito certo.

Nesta etapa, um pouco frustrados, nós conhecemos o Kanban e começamos a trabalhar com ele. Nos identificamos com este método e ele nos ajudou bastante, e continua ajudando, pois neste ambiente dinâmico é indispensável termos a flexibilidade necessária para acompanhar o desenvolvimento nos seus desafios da release e assim garantimos estar no mesmo barco .

Isto não quer dizer que deixamos de trabalhar com Sprints. Como o nosso grupo de redatores e analistas trabalha com todos os produtos desenvolvidos pela Senior, nos adaptamos a cada um deles. Tem gente que trabalha na mesma Sprint do desenvolvimento, entregando junto a cada duas semanas, e tem gente que trabalha com a priorização do Kanban, entregando a documentação de acordo com as datas de expedição.

Falando nisso, sentimos a necessidade de ter um processo de documentação contemplando todas as nossas atividades do mundo Ágil. Então, ele foi criado, atendendo às necessidades da área e sendo flexível para demonstrar nossa forma de trabalhar.

A partir de um certo momento, sentimos falta de dar um pouco mais de visibilidade ao nosso trabalho e entregas. Percebíamos que, como somos parte do DHO, e isto significa que somos uma área de Assessoria para toda a Senior, nossos números e desempenho não eram evidentes aos gerentes e coordenadores do desenvolvimento. Como nós fazemos parte do conceito de Pronto da entrega de todo o produto, nos incomodamos com este fato.

Para mudar este cenário, tivemos apoio do gerente de projetos, que puxou a nossa causa. Juntos, criamos o Kanban físico (antes tínhamos somente no Jira). O primeiro foi feito para o grupo de redatores do ERP e depois esta prática foi se espalhando pelos demais redatores. Percebemos que com o Kanban físico, nossas entregas estavam disponíveis para que todos acompanhassem, não só nós mesmos. Outro ganho com o Kanban foi a adoção da reunião diária. Esta cerimônia conectou ainda mais o grupo, que agora tem uma visão de todas as entregas, reforçando a ideia de um time multidisciplinar.

Com as nossas entregas mais evidentes, também percebemos o quanto somos produtivos observando a cada dia nossa fila de atividades progredir.

Mesmo com o Kanban, ainda sentíamos falta de mostrar mais informações, agora um pouco mais gerenciais. Desta forma, também com o apoio do gerente de projetos, criamos um Status Report semanal, que apresenta a nossa evolução ao longo da release. Com ele, conseguimos apresentar a nossa carga de trabalho, se temos algum impedimento e como vamos resolvê-los.

Buscamos evoluir constantemente no universo Ágil, pois ainda temos muito a aprender. Realizamos leituras, trocamos ideias, testamos. Temos certeza que estamos no caminho certo junto à Senior.