3 conselhos sobre organização por gente desorganizada (e bem sucedida)

Vou abrir o texto com uma obviedade:

Vivemos em uma época na qual os hábitos profissionais têm mudado consideravelmente.

As pessoas querem trabalhar mais de casa (ou mais de onde elas puderem ou precisarem) e isso tem parecido cada vez menos estranho; profissionais das mais diversas áreas estão se dando conta de que podem trabalhar por conta própria e a variedade de projetos e compromissos com os quais nos envolvemos se confunde bastante com nossa “vida profissional”.

E no que esses três fatos influenciam nossa dinâmica cotidiana? Eles exigem uma organização mínima para que apenas o inevitável saia do controle (se você ainda não sabe disso, aprenda agora: alguma coisa sempre vai sair do controle). Para tentar dar forma a essa organização mínima, juntei experiências minhas com conselhos e confidências de três “organizados funcionais”, gente que não se acha organizada, mas que lida com diferentes demandas durante o dia, em ritmos distintos, com talento e dedicação para deixar tudo em ordem. Toda essa conversa fomentou os conselhos que apresentamos abaixo.

1) Liste tudo que você tem para fazer no dia. Tudo.

Comece com as tarefas pessoais, aquilo que você precisa para manter sua vida funcionando. Aqui entra: pagar suas contas, levar o cachorro pra passear, comprar remédios, fazer supermercado e tudo que acontece ao redor. São as missões do dia-a-dia, impossíveis de adiar para sempre.

Agora liste todas as tarefas que você tem no dia, e as coisas que você precisa entregar — se possível com os prazos (“fim do dia”, “16h” e por ai vai). Reuniões e compromissos também podem entrar nessa lista se você não for de consultar sua agenda (como eu). Quem ajuda a gente nessa é Lalai Persson, sócia fundadora da Remix Social Ideas. “Não sou a pessoa mais organizada do mundo, mas estou cada vez mais precisando melhorar esse ponto. Comecei a fazer uma lista num caderno, porque vi que no computador ela não era tão funcional (eu ignorava). Então listo o que tenho que resolver no dia e tento dividir o tempo de uma maneira que eu dê conta de tudo. Geralmente não dou.”

Para a publicitária, blogueira, DJ, agitadora cultural e o que mais pintar, isso ajuda a ter um panorama geral do que está na fila e a definir os momentos ideias para cada entrega. “Resolvo tudo do Chicken or Pasta e sp24hrs entre 8h30 e 10h da manhã, depois dedico a noite aos dois para que eles não se sobreponham à rotina da agência. Mas às vezes acontece se tenho alguma entrega urgente…”. Já para mim, o que funciona é intercalar atividades: uma chata (escrever um relatório) com uma divertida (escrever um post de blog), uma pessoal (pagar uma conta) com uma profissional (responder e-mails).

Independente de como você vai organizar as tarefas na sua pauta, tê-las escritas, visíveis e acessíveis o tempo todo (ao lado do computador é melhor) garante que você não se perca. Não adianta deixar a agenda na mochila, né? Com tudo listado, você visualiza o total de atividades que precisa resolver no dia e pode começar a estabelecer o que é prioridade e o que pode ficar pra depois. O que nos leva à próxima dica.

2) Comece pelas tarefas mais fáceis.

Essa foi uma lição da época da escola que eu trouxe para a vida inteira: sempre que você for começar uma prova, comece pelas questões mais fáceis, assim sobra mais tempo para as questões difíceis. O tempo da escola passou, mas as provas não. Cada entrega, cada tarefa, cada novo projeto é uma prova diferente.

Quem também funciona de um modo bem parecido com esse é o sócio fundador da New Vegas, Ian Black. “Eu começo a organizar a minha agenda entre o fim da sexta feira e o fim do domingo, para que durante a semana eu já saiba as minhas tarefas mais importantes, e seja mais fácil administrar as novas demandas que vão surgindo. Normalmente começo fazendo algumas coisas que escalam ao longo do dia (posts no Facebook, responder alguns e-mails pendentes), e outras que consigo resolver em poucos minutos. Daí valido algumas entregas com a equipe e começo a fazer as coisas mais importantes e administrando as entregas menos prioritárias.”

O efeito psicológico dessa lógica é grande. Priorizar o que é mais simples até sobre as urgências faz com que você: 1) baixe a lista de tarefas a cumprir no dia — e essa sensação de dia rendendo dá um gás extra, e 2) foque mais profundamente nas tarefas mais difíceis, sem dispersar pensando no que ainda precisa cumprir.

A rotina puxada de Ian ainda é complementada pela “paternidade”. Dono de dois cachorros, o publicitário tem uma rotina específica com os bichos que precisa ser cruzada com a vida profissional. “Como eu trabalho com uma gama grande de pessoas, e elas começam a trabalhar entre 09h e 10h, começar cedo, por volta das 7h, me dá entre 2 e 3 horas de trabalho sem interrupções em coisas que demandam minha atenção imediata e intensa. Depois disso, me dedico aos cachorros, dou comida, passeamos e brincamos.”

Administrar isso tudo exige não só organização, mas uma boa dose de disciplina. Sem ela, toda a fila de atividades pode ruir por falta de empenho em cumprir prazos mantendo a excelência dos trabalhos. E isso nos leva à dica final.

3) Seja consciente sobre sua produtividade.

Ao trabalharmos por nossa conta, como freelas, ou em uma posição mais experiente, é comum lidarmos com a possibilidade de definir quanto tempo é necessário para concluirmos uma tarefa. O empoderamento dessa nova dinâmica é traiçoeiro, porém. Junto com ele, vem o desafio de resistir bravamente à procastinação e à falta de foco (infelizmente, duas coisas distintas).

Por isso, avalie de forma criteriosa como e quanto você produz e cruze isso com sua demanda de trabalho, para assim projetar prazos possíveis de serem cumpridos. Ser leviano na hora de estipular prazos ou não considerar suas próprias idiossincrasias na condução de um trabalho é dar um tiro mais que desnecessário no pé. “Avalio bem friamente o trabalho antes de estipular prazos, para ter o cenário mais realista possível. Como eu lido com Londres, quando chego ao trabalho, todo mundo lá já começou 2 ou 3 horas antes. Então se tem uma urgência, ela é realmente urgência quando eu vejo! Mas, veja bem: não há urgência que venha antes do primeiro café do dia”.

A fala é da trend strategist Rebeca de Moraes, parte da equipe da plataforma de pesquisa de tendências trendwatching.com no Brasil e uma das responsáveis pelo guia de gastronomia SP Honesta, que enxerga na rotina para realizar tarefas o melhor meio de se manter produtiva e organizada. “Costumo até chegar um pouco mais cedo para conseguir fazer tudo: começo fazendo café no escritório, ligo o computador, abro o jornal, olho para os e-mails para checar se tem alguma urgência. Se tiver, trabalho nisso para tirar logo da frente. Se não tem, continuo lendo o jornal calmamente, troco ideia com a minha colega de trabalho e, aos poucos, vou entrando de cabeça no computador.”

Essa consciência gera um efeito e tanto na nossa rotina de trabalho: reconhecendo o que nos coloca no modo de produção e o que nos leva a procrastinar, podemos concentrar em um e ignorar o outro. Parece um esforço e tanto e às vezes é mesmo. Como resistir a só mais um vídeo do seu canal preferido no YouTube ou só mais um episódio de Friends depois do almoço?

Bom, resistindo. Só por hoje, dizem os desorganizados anônimos. E pelo bem da nossa pauta.

Dois dos três entrevistados estranharam o convite para participar desse texto. “Sou muito desorganizado” e “Vou me achando no caos” foram duas frases usadas nos e-mails que trocamos. Os conselhos acima são só uma amostra de dicas possíveis e praticáveis. São parte da rotina de três profissionais relevantes em suas áreas, trabalhando com criatividade, demandas de dimensões variáveis, prazos diversos e níveis de exigência bem definidos (lá em cima). Ficam de exemplo. E se você quiser dar a sua dica, clique em Write a Response e compartilhe com a gente.