Desburocratização — Sistema Sim e Audiências Virtuais em benefício da administração pública
A iniciativa partiu do Departamento de Processos Administrativos Disciplinares (PAD) da Procuradoria Geral
Por: Renatta Viana
Vencedora do primeiro lugar na Categoria Gestão — Pequenas Iniciativas do 1º Prêmio Servidores Inovadores, o projeto Desburocratização — Sistema Sim e Audiências Virtuais idealizado pelos servidores públicos municipais: Andréa Vilhena, Carla Tomaz, Joyce Galante, Viviane Machado, Márcio Klayn, Stênio Cardim, Fernando Oliveira, Antônio Victor Andrade, Juliana Giannini, Fabiano Pereira, Hélio Ribeiro, Marco Antônio Benjamin e Ronaldo Batista, tem como principal objetivo otimizar e desburocratizar procedimentos.
Através do Sistema SIM/PAD, há um efetivo controle e histórico dos processos administrativos disciplinares, abolindo a planilha Excel, além disso, com a implantação das audiências virtuais (através das plataformas Google Meet e WhatsApp) foi possível dar continuidade aos processos e audiências mesmo durante a Pandemia de Covid-19.
Através do aplicativo WhatsApp, por exemplo, ao invés de enviar ofício digital para a Secretaria de lotação do servidor ou do comparecimento do mesmo até a sala das comissões, tornou-se oficial através do Decreto 140/2020 a notificação pela ferramenta. E também, a utilização de BI (Business Inteligence) para mensurar os indicadores.
Andréa Vilhena Dutra é servidora há 12 anos, lotada na Procuradoria, advogada e desde 2019 é Chefe do Departamento de PAD (Processo Administrativo Disciplinar). Ela representa a equipe e explica que essa ação aconteceu durante a pandemia e a ideia era otimizar o trabalho à distância, através das audiências virtuais.
“O sistema SIM, foi desenvolvido em parceria com a Equipe da TI, com o projeto e requisitos elaborados por mim para que tivéssemos um histórico virtual de todos os inquéritos e sindicâncias. Diante da limitação física/confinamento, nós fomos estimulados a utilizar os recursos tecnológicos para continuar trabalhando e produzindo. O sistema SIM, sempre foi um desejo que se tornou real”.
A motivação para concorrer ao Prêmio…
A servidora Carla Thomaz, membro da equipe, soube da premiação através da pós-graduação que cursava e logo se interessou em buscar mais informações e se inscrever. “Adoramos a ideia e não perdemos tempo. Nos inscrevemos e fomos os primeiros a realizar o cadastro para a premiação. A administração pública é beneficiada pois através das oitivas virtuais e procedimentos via WhatsApp os processos se tornam mais céleres, aumentando assim, a produtividade”, explicou a equipe.
Além de possuir um sistema próprio para o setor, onde se tem virtualizado os processos gerando um histórico para os futuros gestores e manutenção do sigilo, acesso restrito, se tornou mais fácil para o servidor indiciado e para as comissões de Processo Administrativo Disciplinar, além do sistema SIM/PAD ser nossa ferramenta diária de consulta.
“A sensação é de dever cumprido, que todo o esforço foi reconhecido pois a equipe é muito unida e se preocupa muito em fazer o trabalho com excelência. Ficamos em 1º lugar na categoria Gestão -Pequenas Iniciativas com muito orgulho e queremos concorrer novamente!” conclui Andrea.
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