Prontuários organizados facilitam a vida dos pacientes do HPM
Projeto foi um dos premiados na última edição dos Servidores Inovadores
Por Alice Tavares e Raphael Bózeo (Secretaria Adjunta de Ensino Superior)
Antes de começar a contar a história desse projeto, uma pergunta: você sabe o que é e pra que serve um prontuário médico?
Vamos lá!
O prontuário é a ficha completa do paciente em um hospital, ou seja, é onde estão todos os detalhes registrados desde o atendimento inicial com o médico, passando pela evolução dos sintomas e os exames solicitados, até o tratamento prescrito. O acesso ao prontuário médico é direito de todo cidadão.
Cientes desse direito e do dever do poder público em criar instrumentos de acesso, uma equipe de servidores do Hospital Público Municipal (HPM) trabalhou durante o último ano na organização de cerca de 500 mil prontuários produzidos a partir do ano de 2004.
O projeto Sistema de Organização do Setor de Prontuário do Hospital Público de Macaé é desenvolvido por servidores da DINFO — Documentação e Informação da Secretaria Adjunta de Alta e Média Complexidade da Secretaria Municipal de Saúde.
Desde maio de 2021, o trabalho tem o objetivo de organizar e catalogar os prontuários médicos produzidos no HPM entre os anos de 2004 a 2022. Até o momento, no mês de maio de 2022, mais de 400 mil documentos já foram catalogados.
O projeto, que ficou em segundo lugar em 2021, no I Prêmio Servidores Inovadores na categoria Atendimento ao Cidadão — Pequenas Iniciativas, é realizado por uma equipe de seis servidores.
A equipe é composta por 1 (um) coordenador, 3 (três) servidores que atuam na organização e catalogação dos prontuários gerados até o ano de 2020, 1 (um) funcionário no HPM, responsável pelos prontuários do ano de 2021 e 1 (um) responsável pelo sistema de digitação e rastreamento de todo o processo.
O projeto
Os prontuários médicos produzidos no Hospital Público Municipal (HPM) eram armazenados em contêineres alugados na área externa do Hospital até 2016, quando foram transferidos em parte para a sede da Secretaria Municipal de Saúde no centro da cidade e parte para o Arquivo Público Municipal.
Os documentos eram armazenados em sacos, o que dificultava a busca e a entrega de prontuários solicitados pelo cidadão ou pela justiça. Para encontrar o documento era necessário procurar nos sacos plásticos não organizados.
De acordo com a equipe do projeto:
Estima-se que no local havia aproximadamente 9.000 (nove mil) sacos pretos contendo prontuários médicos, referentes ao período de 2004 a 2017, com um total aproximadamente de 650.000 (seiscentos e cinquenta mil) prontuários no prédio da antiga SEMUSA (…) João Rufino, coordenador da DINFO
Para o desenvolvimento do projeto os servidores também se basearam na Constituição Federal de 1988, nos códigos penal e civil que determinam que o prontuário tem caráter legal, científico e sigiloso; na Política Nacional de Arquivos (Lei nº 8.159/2021) que reconhece que todos têm o direito de receber dos órgãos públicos informações que sejam de seu interesse particular ou seja de interesse coletivo; na Lei de Acesso à informação (Lei nº 12.537/2011); na Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.538/2018) e no Código de Ética Médica.
Prontuário Médico
Segundo informações do Conselho Federal de Medicina (CFM), o prontuário médico é o documento onde constam:
De forma organizada e concisa, todos os dados relativos ao paciente, como seu histórico familiar, anamnese, descrição e evolução de sintomas e exames, além das indicações de tratamentos e prescrições. Feito no consultório ou hospital, o prontuário é composto de informações valiosas tanto para o paciente como para o próprio médico. Seu principal objetivo é facilitar a assistência ao paciente.
Os prontuários são necessários para a realização de perícias médicas do Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS), para o acesso ao Seguro de Danos Pessoais causados por veículos automotores de via terrestre (DPVAT) e processos judiciais.
Etapas do projeto
1- Alocação de aproximadamente 9.000 (nove mil) sacos pretos dos documentos no mesmo local;
2- Abertura dos sacos e divisão dos documentos em lotes (com 150 a 250 prontuários), contendo os números dos prontuários;
3- Estabelecimento de numeração crescente para as fileiras e posições dos lotes;
4- Digitação de numeração em planilha do Excel de forma que seja possível rastrear o prontuário e sua localização.
Quem participa do projeto?
O projeto que conta com servidores de outros setores da Secretaria e possui três servidores fixos, já contou a ajuda de oito pessoas:
João Anastácio Rufino coordenador do DINFO;
Ana Paula Rosa Baptista, responsável pela digitação;
Johnny Honorato dos Santos, responsável pela conferência da digitação;
Denir Vagner Conrado, organização de prontuários;
Paulo Sergio C. Souza, organização de prontuários;
Edna de Oliveira Gonçalves, organização de prontuários;
Vitor Marcio Mariano Alamar da Silva, organização de prontuários;
Rosimar Cardoso de Oliveira Silva, organização de prontuários;
Ranier Pinheiro.
O I Prêmio Servidores Inovadores
Sobre o I Prêmio Servidores Inovadores, realizado em 2020, o servidor Jhonny afirma que é um reconhecimento ao trabalho do servidor:
Acho que é gratificante a gente ser reconhecido pelo trabalho que a gente tem feito, para resumir em uma palavra seria reconhecimento.
João Rufino, diz que foi uma surpresa tanto para a equipe, quanto para outros profissionais do hospital que não sabiam da inscrição no Prêmio:
Hoje eles sabem do trabalho, olham com outros olhos, um outro olhar pra gente, com um olhar de seriedade para o nosso trabalho.
Como solicitar um prontuário médico de atendimento no HPM?
O prontuário pode ser solicitado por e–mail: protocolohpmmacae@hotmail.com
A retirada é presencial mediante marcação de data e horário.
