CONSEIL N°2 : La préparation de réunion
“By failing to prepare, you are preparing to fail.” — Benjamin Franklin.
Après avoir déterminé le type de réunion dont votre équipe a besoin (voir chapitre 1), il vous faudra penser à l’organisation de celle-ci. Voici une liste type de ce qu’il y a à faire en amont pour préparer votre réunion :
1. Préparer l’ordre du jour
- Quels sujets seront abordés et combien de temps leur sera consacré ?
- Proposer une présentation visuelle (diaporama du programme)
2. Définir les rôles
Nommer : Un leader, un secrétaire, un garant du temps, un hôte et un pousse décision
Nous vous expliquerons la signification de ces rôles plus en détails lors d’un prochain article. En attendant vous pouvez les retrouver sur le site d’Alain Cardon, à l’origine des processus délégués .
3. Préparer un communiqué qui :
- Annonce le type de réunion : voir chapitre 1 sur les types de réunion
- Précise le lieu et l’heure aux participants : Si vous n’avez pas le temps de vous en occuper, vous pouvez nommer une personne en charge du lieu de réunion : l’hôte
- Demande aux participants de préparer les éléments qu’ils veulent partager en réunion (présentations ou retours d’expériences : mes actions, points positifs et points bloquants)
- Précise vos attentes par rapport à votre équipe : Doivent-ils préparer du contenu en particulier ? Quelle posture attendez-vous de vos collaborateurs (décisionnaires, questionnants, challengeants ou simplement à l’écoute) ?
Si nous reprenons un de nos deux communiqués du chapitre précédent, voici à quoi il pourrait ressembler en tenant compte des conseils ci-dessus :
“Bonjour à tous ! Je vous propose de nous réunir mercredi à 10h dans la salle du conseil pour négocier et trouver ensemble un accord sur la répartition du budget au sein des départements pour cette année. L’ordre du jour sera le suivant :
Je prendrai 30 min pour rappeler les lignes directrices de la stratégie de Nedeo ;
Martine de la comptabilité, exposera les budgets pour 2019 pendant 10min ;
Martine, peux-tu préparer ta présentation s’il te plait ?
À tous, j’attends de vous que vous soyez à l’écoute, pour en débattre par la suite.
Nous prendrons 45min pour faire un tour de table de vos besoins financiers pour l’année
Pouvez-vous, chacun, préparer une présentation sur les dépenses 2018 et les changements prévu pour 2019 s’il vous plaît ?
Je dirigerai cette réunion, Dominique pourras-tu prendre des notes cette-fois s’il te plait ? Bertrand, est-ce que ça te va d’être garant du temps ? Et Martine, peux-tu prendre le rôle de pousse décision ? Comme à chaque réunion, nous ferons tourner les rôles la prochaine fois.”
Cet article est tiré de notre ebook “Nos 11conseils clés pour impliquer vos équipes pendant les réunions”
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