CONSEIL N°4 : Posez un cadre de fonctionnement en début de réunion
Beaucoup d’équipes oublient de poser des règles en début de session car, pour elles, ce n’est pas nécessaire. Or, une réunion où un cadre n’a pas été défini clairement peut devenir contre-productive et même déboucher sur des incompréhensions et du conflit. Pour éviter cela, il suffit de rappeler les règles de dialogue au début de votre réunion, en quelques minutes. Vous verrez que cet investissement de temps vous sera profitable par la suite. Le cadre est à adapter en fonction de votre culture d’entreprise, cependant il y a quelques éléments essentiels à expliquer :
Authenticité : Dire de manière honnête que ce l’on ressent par rapport à une situation (que ce soit positif ou négatif).
Écoute : Lorsque quelqu’un parle, tout le monde se met en posture d’écoute active (ex : pas de téléphone ou d’activité annexe qui peut nuire à la compréhension).
Respect du dialogue : Être attentif au dialogue en évitant les conversations simultanées, attendre son tour pour parler. Éventuellement utiliser un bâton de parole. Il va de soi que les SMS, les emails et les appels téléphoniques sont à éviter durant les réunions pour permettre une attention maximale et une pertinence des échanges. Par ailleurs, il est désagréable de prendre la parole et de réaliser qu’une partie du public ne vous écoute pas.
Coopération : Travailler les uns avec les autres et se soutenir mutuellement au delà des différends et des passifs qui peuvent être présents dans l’équipe.
Fun : Vivre à fond l’expérience, s’amuser, faire preuve de légèreté. Évoluer dans une ambiance sympathique permet d’avancer plus vite. Professionnalisme n’est pas synonyme de tristesse.
Bienveillance : Faire preuve d’empathie, veiller au bien du groupe, au bien de l’autre et au bien de l’organisation. La bienveillance permet la confiance, l’émergence d’idée et garantie la sécurité dans une équipe.
Engagement : L’implication de chacun est nécessaire pour le bon déroulement de la réunion, ce qui permet de générer : la confiance.
Suspension du cynisme : En France nous sommes champions du monde du cynisme. Ce que vous devez savoir, c’est que l’ironie et le sarcasme sont des poisons relationnels qui freinent le dialogue, la confiance et l’authenticité.
Suspension du jugement : De même, porter un jugement sur soi-même ou sur les autres ralenti la progression de l’équipe.
Respect (de l’autre, du temps, du cadre, de l’organisation et du rôle de chacun) : Il est important de respecter le cadre global mis en place pour le bon déroulement de la réunion.
La mise en application du cadre ci-dessus semble simple a priori. Dans la pratique, il est très difficile de l’appliquer entièrement, cela demande de l’entrainement et une volonté de la part de l’équipe de le mettre en place. Aussi afin de se s’assurer qu’il soit respecté. Nous vous conseillons d’avoir dans l’équipe une personne qui sera garante de ce cadre, c’est généralement au leader de la réunion qu’incombe ce rôle. Il doit évidement être soutenu dans cette tache par tous les membres de l’équipe.
Cet article est tiré de notre ebook “Nos 11conseils clés pour impliquer vos équipes pendant les réunions”
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