CONSEIL N°6 : Attribuez des rôles aux participants
Pour qu’une réunion se déroule au mieux, il existe une technique d’organisation très simple : l’attribution de rôles.
Attribuer des rôles aux participants de vos réunions offre à votre équipe un gain en efficacité et en engagement exceptionnel. Le fait que chacun se sente responsable d’un élément essentiel au bon déroulement de la session vous permettra d’éviter le désengagement de vos coéquipiers tout en vous soulageant (au moins partiellement) d’une somme de responsabilités que vous assurez en temps normal.
Explications
Pour ce conseil, nous nous sommes inspirés des Rôles Délégués d’Alain Cardon. Ce que nous vous présentons ici en est une version simplifiée et applicable rapidement. La mise en place de ces rôles en début de réunion, vous permet de structurer son déroulement et d‘expliciter les responsabilités de chacun afin d’aboutir à une dynamique d’équipe optimale. Cela permet aussi aux leaders ou aux managers de ne pas porter seul le poids de la réunion (vigilance quant au respect du cadre, du timing, de la préparation de la salle, de la prise de notes…) et d’impliquer tout le monde dans le bon déroulement de celle-ci. Enfin, ce fonctionnement garantit d’aboutir à des actions concrètes pour chaque sujet abordé.
Les rôles peuvent être tournants. Nous vous conseillons donc de les faire tourner d’une réunion à l’autre pour que chacun puisse développer les compétences propre à chaque fonction.
Sur le long terme, ce fonctionnement vous permettra de transmettre les bonnes pratiques que vous aurez développées dans vos équipes n-1, n-2 et au delà. Par rapport à la thématique de la transmission de ces bonnes pratique à l’ensemble de l’entreprise, cela fonctionne mieux si le comité de direction commence par montrer l’exemple.
Les rôles en détails :
Le leader : prépare les supports pour la réunion et s’assure que les participants aient fait le travail préparatoire s’il y en a. Durant la réunion, c’est lui qui s’assure que celle-ci avance et que tout le monde suive.
Le garant du temps : s’assure du respect du temps attribué à chaque présentation et avertit l’équipe lorsqu’il est nécessaire de passer à l’étape suivante.
Le pousse décision : s’assure que tout ce qui a été abordé aboutisse à des actions concrètes, il a le rôle de faire avancer les prises de décisions lorsque celles-ci s’éternisent en débat.
L’hôte : accueille le groupe, prépare la salle, communique l’ordre du jour, s’assure que tout le monde sera présent.
Le secrétaire : il assure la prise de note afin que toutes les actions et décisions se retrouvent par écrit.
Comment appliquer ce conseil ?
- Avertissez votre équipe de la mise en place de ce nouveau système.
- Répartissez les différents rôles dans votre équipe et avertissez les personnes concernées.
- Précisez à chaque personne en quoi consiste réellement son rôle et ce que vous attendez d’elle.
- En fin de réunion, faites un feedback à chacun sur son implication dans son rôle et demandez comment la personne s’est sentie dans ce rôle.
- À chaque réunion, tournez les rôles en veillant bien à ce que personne n’ait tout le temps le même.
Et maintenant ?
Appliquer les rôles délégués lors d’une réunion développe vraiment l’implication de vos collaborateurs et vous permet d’obtenir un gain d’efficacité non négligeable. De plus c’est un système relativement facile à appliquer de par son côté ludique. Si vos collaborateurs sont sensibles au fait d’avoir des responsabilités et d’être impliqués dans le bon déroulement d’une réunion, cet outil est idéal pour vous.
À vous de jouer maintenant ! Sondez vos collaborateurs. Est-ce que ça leur plairait d’être davantage impliqués dans le bon déroulement de votre réunion ? Si oui, lancez-vous sans tarder !
Source : Site d’Alain Cardon : https://www.metasysteme-coaching.fr
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