Hệ thống Quản lý thông tin sản phẩm (PIM) là gì?
Vì sao doanh nghiệp sản xuất và phân phối cần hệ thống PIM? Hệ thống PIM khác với hệ thống ERP như thế nào? Điều kiện để triển khai hệ thống PIM là gì?
Dữ liệu và thông tin luôn là xương sống của các tổ chức và doanh nghiệp. Trong thời gian gần đây, nhiều chuyên gia đã bắt đầu chú ý đến các hệ thống Quản lý thông tin sản phẩm (Product Information Management). Theo định nghĩa, PIM là một hệ thống được thiết lập cho việc tổ chức và chia sẻ thông tin hiệu quả trong tiếp thị và kinh doanh. Khi một giải pháp PIM được triển khai, nó tạo thuận lợi cho việc tổ chức và tập trung thông tin liền mạch, theo dõi các thay đổi, tăng tốc quy trình, lưu trữ tất cả thông tin ở một nơi và cung cấp thông tin sản phẩm hoàn chỉnh cho các đối tác và khách hàng tiềm năng.
Tầm quan trọng của quản lý thông tin sản phẩm
Với vai trò là một công cụ để quản lý nội dung thống nhất cho mọi kênh tiếp thị và truyền thông tới khách hàng, PIM là một hệ thống quản lý có tầm quan trọng cần được nhấn mạnh. Dưới đây là một số lí do:
- Tăng tốc sản xuất
Trong doanh nghiệp sản xuất, quy trình sản xuất là một điểm rất quan trọng để xem xét liệu doanh nghiệp có thể vận hành trơn tru hay không, và do đó, rất quan trọng. Việc tích hợp phần mềm quản lý thông tin sản phẩm với mô hình kinh doanh của bạn sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể cung cấp các thông tin toàn diện và thích hợp liên quan đến sản phẩm và cung cấp đầy đủ ở các kênh khác nhau cho các bộ phận khác nhau.
- Tăng tốc tiếp cận khách hàng
Fax đơn đặt hàng? In catalogue sản phẩm? Lục tung máy tính để tìm đúng hình ảnh hoặc mô tả sản phẩm để đăng trực tuyến? Dán dữ liệu vào bảng tính Excel? Một sai lầm hoặc sự chậm trễ có thể là nguy cơ làm vuột mất khách hàng. Sử dụng phần mềm PIM là cách tốt hơn, hiệu quả hơn để quản lý thông tin sản phẩm.
Các doanh nghiệp sản xuất ngày nay đang tìm cách thúc đẩy tăng trưởng trên đa kênh, đa thị trường. Sẽ khó khăn hơn để đảm bảo cho thông tin sản phẩm hấp dẫn, nhất quán và chính xác. Hệ thống PIM sẽ giúp bạn giảm đáng kể các quy trình thủ công không hiệu quả để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường.
Có cần tới hệ thống PIM khi đã có hệ thống ERP?
Hệ thống PIM xử lý thông tin sản phẩm. Hệ thống ERP tổ chức các quy trình kinh doanh. Hệ thống PIM tập trung và quản lý thông tin sản phẩm từ nhiều nguồn khác nhau. Hệ thống ERP tập trung thông tin kinh doanh và kiểm soát hàng tồn kho, mối quan hệ khách hàng, giá cả, đơn đặt hàng và các loại hình logistics khác.
Hệ thống PIM cho phép lấy thông tin sản phẩm từ hệ thống ERP và nhiều nguồn khác như từ nhà cung cấp, bộ phận quản lý sản phẩm. Từ đó thông tin sản phẩm được chia sẻ tới nhiều bộ phận sản xuất và vận hành trong doanh nghiệp. Đồng thời thông tin sản phẩm được làm phong phú thêm cho mục đích tiếp thị và bán hàng, được truyền đi tới nhiều kênh bán hàng, nhiều đối tác ở nhiều thị trường. Điều này rất giống với cách mà hệ thống CRM cho phép bạn lấy dữ liệu khách hàng từ ERP và làm phong phú nó theo cách thân thiện với người dùng để theo dõi và quản lý các mối quan hệ.
Lợi thế của hệ thống PIM nằm ở chỗ các tính năng được tối ưu cho công việc quản lý và chia sẻ thông tin sản phẩm. Những tác vụ này nếu thực hiện ở hệ thống ERP sẽ khá phức tạp. Lí do vì ERP thiên về giải quyết các quy trình chứ không đi sâu vào thiết lập các trường thông tin đa dạng dành riêng cho sản phẩm và phân quyền theo trường thông tin và loại sản phẩm.
Ngoài ra, hệ thống ERP dạng SaaS thường cho chi phí cao cho mỗi người dùng. Vì vậy khi muốn tối ưu khâu quản lý thông tin sản phẩm, giải pháp hiệu quả hơn là đầu tư cho hệ thống PIM với chi phí thấp hơn cho nhiều người truy cập ở cả trong và ngoài doanh nghiệp.
Một tính năng ưu thế của hệ thống Lookuq PIM là khả năng làm việc dễ dàng với hình ảnh sản phẩm. ERP không được thiết kế để xử lý và hiển thị thông tin dạng hình ảnh một cách dễ dàng. Với danh mục sản phẩm đa dạng về mặt hình ảnh và thường yêu cầu nhận diện thông qua hình ảnh, hệ thống ERP sẽ bộc lộ hạn chế. Lookuq PIM thậm chí còn cho phép định danh sản phẩm ngay từ hình ảnh sản phẩm. Đây là một tính năng hữu ích cho nhân viên mới và các đối tác, khách hàng ít quen thuộc với mã SKU hay gặp khó khăn trong việc nhận biết danh mục sản phẩm quá đa dạng.
Hai hệ thống PIM và ERP là bổ sung cho nhau. Mặc dù có phần chồng lấn, chúng phục vụ các mục đích khác nhau. Mặc dù không bắt buộc phải có cả hai, các nhà phân phối và nhà sản xuất có cả hai hệ thống sẽ có thể cung cấp thông tin sản phẩm chi tiết và chính xác cho nội bộ và cho khách hàng của họ nhanh hơn và nhất quán hơn, với công sức ít hơn.
Khi nào nên triển khai hệ thống PIM?
Một số điều kiện khiến cho hệ thống PIM phát huy được hiệu quả bao gồm:
- Doanh nghiệp có nhiều kênh bán hàng và nhiều đối tác. Nếu doanh nghiệp vừa bán B2C, vừa bán B2B, cách tiếp thị của hai kênh này có nhiều sự khác nhau và đòi hỏi nhiều điều chỉnh. Nếu doanh nghiệp phân phối trên nhiều nền tảng thương mại điện tử khác nhau, hoặc làm việc với nhiều đối tác phân phối khác nhau, khâu cập nhật thông tin sản phẩm sẽ trở nên khá phức tạp nếu không được tự động hóa. Nếu doanh nghiệp bán hàng cho nhiều thị trường có ngôn ngữ khác nhau, việc chuyển ngữ thông tin sản phẩm cũng cần công cụ PIM hỗ trợ để tiết kiệm thời gian.
- Doanh nghiệp cần quản lý số lượng sản phẩm lớn, với nhiều biến thể và thay đổi thường xuyên. Điều này khiến cho việc xử lý, cập nhật thông tin sản phẩm trong hệ thống ERP trở nên quá phức tạp và khó hình dung bao quát.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn triển khai hệ thống PIM phù hợp cho bộ phận IT, bộ phận quản lý sản phẩm và bộ phận marketing của doanh nghiệp bạn.
