Akış şemalarında kulvar kullanımı

Akış şeması çizerken obje yerleşimi kararlarını doğru verebilmek ve akış şemanızın olabildiğince okunaklı ve anlaşılır olmasını sağlamak için objelerinizi yatay veya dikey kulvarlar (swimlane) yardımı ile düzenleyebilirsiniz.

Akışın içinde sonuca ulaşmak birbirine paralel yürümesi gereken süreçler bulunması halinde elzem hale gelen kulvarlar, akışın içinde birden fazla aktör bulunan tedarik zinciri, üretim ve organizasyon planlaması gibi ardışık süreç adımlarının farklı lokasyon, sorumlu/departman ya da makine parkı arasında trafik ve etkileşim barındırdığı durumlarda ya da çok modüllü (sunucu-istemci) yazılım geliştirme süreçlerinin planlamasında sıklıkla kullanılır. Kullanıcı deneyimi tasarlarken de, makine-insan etkileşimini ya da sisteme farklı roller çerçevesinde müdahil olan aktörlerin aksiyonlarını kolay anlaşılır şekilde dökümante edebilmek için kulvarlara başvuruyoruz.

Konuyu biraz daha netleştirmek için Flowdia Diagrams Play Store sayfasından bir kulvarlı akış şeması örneği verelim:

Yukarıda telefonuna uygulama indiren bir kullanıcının, uygulamayı ilk defa çalıştırması üzerine işleyen süreç resmedilmiş. Bu aslında tümüyle ardışık ilerleyen bir süreç olmasına karşın, adımların kullanıcı, tarayıcı, uygulama ve erişim kontrol mekanizmaları arasındaki dağılımının da görselleştirilmesi sayesinde kullanıcının aslında bu sürece hiç dahil olmadığını açıkça görebiliyoruz. Üstelik herhangi bir adımda sorun oluşması halinde, bu sorunun sistemin hangi parçasından kaynaklandığını tespit (ya da izah) etmek de çok kolaylaşıyor.

Yatay mı, dikey mi?

Akış şemanızda kullandığınız kulvarlar, azami okunaklılığı sağlayabilmek için akış yönüne paralel olmalıdır. Dolayısıyla, akışın yatay olarak gösterildiği bir BPMN şeması üzerinde çalışıyorsanız kulvarlarınız yatay; bir UML şeması üzerinde çalışıyorsanız, akış dikey olarak gösterildiğinden, dikey olmalıdır. Eğer kulvarlarınız zaman akışını ya da süreç aşamalarını temsil ediyorsa, akış yönüne dik olarak da oluşturabilirsiniz.

Yukarıda verdiğimiz örnekte dikey kulvarlı bir akış şeması vardı; yatay kulvar kullanımına da bir örnek vermek gerekirse, aşağıdaki arabaya sipariş verme akışını inceleyebiliriz:

Burada 4 adet yatay kulvar kullanıldığını görüyoruz. Aynı zamanda, kulvar tanımlarının birbirine benzeyen objeler olması gibi bir gereksinim olmadığını belirtmek için de uygun bir akış. Arabaya sipariş akışında gördüğümüz kulvarlar: Kasiyer (kişi), müşteri (kişi), kasa (cihaz) ve mutfak (ortam/sistem). Akışın kulvarlara ayrılmış olması sayesinde, kasanın bu süreçten çıkarılmasının müşterinin sipariş verip yemeğini almasını engellemeyeceğini açık şekilde görebiliyoruz. Aynı şekilde, mutfağın siparişi hazırlamaya başlamak için ödemenin tamamlanmasını beklememesinin sipariş başlangıcı ve sonlanması arasındaki süreyi kısaltacağını da bir bakışta görmek mümkün.

Akış şemalarında kulvar kullanmanın bazı faydalarını özetlemek gerekirse;

1. Süreç adımlarını sorumlu kişi ya da alanlar altında sunmak, akış şeması ile daha önce fazla kaşılaşmamış kişilerin de kolayca anlayabileceği bir sonuç verdiğinden; kulvarlı akış şemaları eğitim ve oryantasyon için çok kullanışlıdır.
2. Süreci şema kanvası üzerinde farklı aktörler ve/veya sistemlere bölmek, hem akış şemasını hazırlayan kişinin yerleşim kararları vermesini kolaylaştırır hem de sürecin muhtemel problemlerinin sistem çalışmaya başlamadan gün yüzüne çıkmasına olanak verir.
3. İş süreçlerini şemalaştırırken, sürecin adımlarından sorumlu olan departmanları da kulvar olarak akış şemasına eklemek süreç içinde bulunan gereksiz adımların, yaşanan gecikme ve hataların kaynaklarının tespit edilmesine olanak sağlar.

Süreçler, yalnızca profesyonel hayatımızda karşımıza çıkmıyor. Gerek iş hayatımızda gerekse gündelik yaşamımızda girdiğimiz tüm etkileşimleri birer süreç olarak görselleştirmek mümkün. Örneğin; sabah sizi uyandıran çalar saati kurmanız, çaldığında içine girilen susturma, bekleme, tekrar çalma döngüsü ve uyanabildiğinizde alarmı kapatmanız iki aktörlü bir süreç. Bir yemek kitabındaki tüm tarifleri kulvarlı akış şeması formatında görselleştirmek mümkün. Böylelikle niçin anneniz gibi karnıyarık yapamadığınızı bile analiz edebilirsiniz. Daha da önemlisi, problemli gördüğünüz ya da hoşunuza gitmeyen herhangi bir süreci bu şekilde görselleştirerek, derdinizi bir türlü anlamayan patronunuza (ya da ailenize, eşinize, ev sahibinize) sorunun nerede olduğunu ya da tam olarak neden rahatsızlık duyduğunuzu parmakla gösterebilirsiniz.

Originally published at blog.designedbysherpa.com on June 15, 2016.