Neden pazartesi ve cuma günleri toplantı yapmıyoruz?

Yukarıdaki görsel aslında, SHERPA’yla çalışmanın neye benzediğini anlatmaya çalıştığımız Playbook’umuzdan alınmış bir ekran görüntüsü. Fakat, “toplantısız günler” konusuna gelmeden önce, zaman zaman çok sert bir kural gibi görünen çeşitli standartlarımıza temel oluşturan ana fikirden, SHERPA kültüründen bahsetmek isteriz.

SHERPA’da üretkenlik bizim için kutsaldır. Bu nedenle daha etkin çalışabilmek için sistemler inşaa eder ve bu çalışma sistemlerini her gün yeni baştan sorgulayarak daha optimize hale gelmelerini sağlarız. Nasıl yapacağımızı çok iyi bildiğimiz işler için bile adım adım standart tanımları yaparız, bunları dokümante ederiz. Bunu yapmamızın üç temel sebebi var;

1. Bir standart dokümanı oluşturduğumuzda yazarak düşünmüş oluruz (bizim için standart oluşturmak demek, bir konuda ilerleme önerisi, bu öneriyi neden ve ne zaman uygulayacağımız ve bunu yapmanın ortaya çıkardığı diğer durumlar gibi etraflıca düşünülmüş maddeleri yazılı bir şekilde sıralamak demek) ve bu sayede açıkta kalmış bazı konuları fark edebiliriz.
2. Başka bir SHERPA (yeni işe başlayan takım arkadaşımız örneğin) sürece bizim kadar aşina olmayabilir ve bu doküman onun için ihtiyaç duyduğunda açıp bakabileceği bir rehber olabilir.
3. Söz uçar, yazı kalır. Bir şeyleri yazıya döktüğümüzde, o şeyler hemen resmiyet kazanır ve doğru zamanda ve doğru yerde bunları uygulamak için güçlü bir istek duyarız.

İşte şimdi neden bu tip standartları belirlediğimizi ve çalışma kültürümüze ait dokümanlarımızda neden bunlardan bahsettiğimizi anlıyorsunuzdur.

Peki o zaman, esas sorumuza gelelim: Neden pazartesileri ve cumaları toplantı yapmıyoruz? Adeta toplantıların hükmettiği bir iş dünyasında, bu karar size fazla cesur mu geliyor? Bir daha düşünün.

• Kaç kere, kendinize ya da takım arkadaşlarınıza, toplantı yapmaktan iş yapamadığınızı söylediniz?
• Kaç kere basit bir e-posta ile çözülebilecek bir konuyu uzun bir toplantıda tartıştığınıza şahit oldunuz?
• Kaç kere söyleyecek hiçbir şeyinizin olmadığı ve hem toplantıdaki hem de hayattaki varlığınızı sorguladığınız bir toplantıda yer aldınız?

Peki takviminize şöyle bir bakınca, bazı toplantılarınızdan tamamen vazgeçebileceğinizi düşünüyor musunuz? Bir hafta içinde daha az toplantı yapmanın ne zararı olabilir?

Aslında, biz toplantı yapmaya karşı değiliz. Sadece toplantıları genel olarak optimize edebileceğimizi düşünüyoruz. Bize göre bir toplantının olmazsa olmazları, önceden belirlenmiş, net bir amaç (gündem & hedef maddeleri), ne az ne de çok, tam yeterli sayıda insan (katılımcılar), önceden belirlenen ve buna uymak konusunda herkesin hemfikir olduğu optimum süredir (bize göre bu 40–60 dakika arasıdır). Bunlara ekleyecek diğer standardımız ise, üretime ve sprint planlamaya odaklanmak için pazartesileri ve cumaları hiçbir şekilde toplantı organizasyonu yapmamaktır. Çünkü ancak bu şekilde haftanın kalan diğer günlerinde yürüttüğümüz toplantılara iyi hazırlanabiliyor ve katılan herkesin zamanına değmesini sağlıyoruz.

Çalışma sistemimiz olan “Design as a Service (DaaS)” prensiplerine göre, her bir projeye belirli bir Adam/Saat aloke ediyoruz ve her ayın sonunda o aya ait kişi/görev/harcanan dakika bazında detaylara sahip alokasyon raporları paylaşıyoruz. Proje sahiplerimizin zamanlarına saygı duyduğumuz kadar projenin verimliliği konusunda da sorumluluk alıyoruz. İşte bu da, toplantıları neden organize etmek istediğimize dair bir sebep.

Tüm bunların ardından, “toplantısız günler” kuralının arogan bir davranış değil, daha iyi hizmet sunabilmek için SHERPA kültürünü mümkün olan her katmana yaymak adına oluşturulmuş bir standart olduğunu söylemeye gerek yoktur. Bu gibi standartlarımız sayesinde proje sahiplerimizin bizden bekledikleri kaliteye ulaşmalarını sağlıyoruz.

Hala bir sonraki toplantınızı kesinlikle yapmanız gerektiğini düşünüyor musunuz? Eğer cevabınız hayır ise, zamanınızı ve bütçenizi en az sizin kadar önemseyen bir iş ortağıyla çalışmak için bizimle iletişime geçin.