デザインスプリントのDay2, Day3部分をZoomとmiroでやってみた

私が働いている会社でも全社リモート勤務体制となっている中、リモートでのアイデア出しワークをファシリテーションすることになり、いろいろ工夫しながらやってみました。主にZoomとmiroを使った知見として参考になれば幸いです。

使用ツールの概要

Zoom : 最近では説明不要なビデオ会議ツール。

miro : ホワイトボードをオンラインで共有したようなコラボレーションツール。複数人でリアルタイムに付箋を書いたり図形を描けたりできる。ボードに参加してる人のカーソル位置がリアルタイムで見えるので、他の人が同じ空間で作業してるのが見えたり、距離感を感じられたりしておもしろい。

アイデア出しワークのアジェンダ

デザインスプリントの説明 : 5分
アイスブレイク : 10分
目標と背景の共有 : 5分
miroの使い方 : 10分
スプリントクエスチョン : 20分
ブレインストーミング : 10分,5分,5分,ヒートマップ5分
光速デモ : 調査15分,発表3分×5
メモ : 10分
ソリューションスケッチ : 30分
美術館＋ヒートマップ : 15分
スケッチの説明と質問 : 3分×5
投票 : 5分
今後のアクション決め : 10分

合計 : 190分
説明の時間入れて3.5時間で行いました。
ブレインストーミングは全体でのアイデアの発散があったほうがいいと思ってるので入れてます。

アイデア出しだけ切り出した理由

デザインスプリントの6h×5Daysというのは参加者の時間の確保・時間調整が難しく、できたとしても1回で終わってしまった失敗経験がありました。短い時間で分割して日々の業務になじませて改善を繰り返したいと思っています。

アイデア出しの前と後

長期目標にあたるものはすでに固まっていたので今回のワークのはじめにスプリントクエスチョンで課題を詳細化してからアイデア出しをすることにしました。

またこのワークが終わったあとはプロトタイプ作成、ユーザーテストをいくつかのアイデアで行うという流れです。ですのでデザインスプリントのDay2, Day3（「ストーリーを固める」を除く）に相当します。

Zoomの使い所

Zoomは常時つないだ状態でファシリテーターからの説明、ワーク中の会話など。

進行用の資料を画面共有してそれぞれのワークのやり方や目的などを説明しながら進めました。

miroの使い所

ほとんどのワークをmiro上で行いました。

1つのボード上で、スプリントクエスチョンのエリア、ブレインストーミングのエリアなど作業エリアをつくりながら進めていきました。

概要にも書きましたが他の参加者がボード上のどこで何をしてるかが見えるので一緒に作業してる感がすごくありました。

付箋を書いて貼る作業は初めてmiroをさわるメンバーでもすぐに馴染めました。

付箋に絵文字でリアクションできる機能があり、ドット投票に使ってみました。悪くなかったですが、ただの丸をコピーして貼り付けるほうがどの部分に貼ったかがわかってよかったです。

ソリューションスケッチをmiro上で描くのは慣れが必要そうだったので各自紙に手書きしてmiroにアップするようにしました。また紙の代わりにiPadのProcreateというアプリとApple Pencilで描いたメンバーがいましたがとても作業しやすかったそうで、アウトプットもきれいでした。

miroにあるタイマー機能で時間を測ったのですがみんなが見れる位置に表示されるので非常に使いやすかったです。

miroにもビデオ通話機能がありますが、ビデオや音声の品質はZoomのほうが上でした。

その他の工夫

光速デモは事前に用意しておいた空のGoogleスライドを共有して、各自ページを追加して資料をつくってもらいました。

直面したリモートならではの課題

Zoomとmiro両方使うとPCが重い

CPUをかなり使っていて途中でZoomから落ちるメンバーもいました。
→Zoomのビデオを全員オフにするとPCの負荷は抑えられそうです。miroで作業状況を共有できるので音声だけでも意外と問題ないかもしれません。

Zoomでのリアクション

対面での会議では「うんうん」と頷いたり、難しい顔をしてると相手が読み取ってくれたりしますが、リモートでの会議ではなかなか伝わりづらいのでリアクションは声に出して意図的にやろう、ということにしています。
もう一歩進んでシステムでカバーしたり、ルール化できるとよいのですが現状なるべくそうしようで留まっています。

会社で契約してる有償版のZoomの会議室が埋まっててとれなかった

会議室とれない問題はリモートでも健在でした…
無償版だと最大40分という制約があるので制限時間が近くなったらタイミングみて会議をつくりなおすのが面倒でした。

ソリューションスケッチの時間が短かった

予定も30分で短めでしたが、各自手書きのコマを写真撮ってmiroアップするというのがぶっつけだったため時間とられました。

ファシリテーターの説明中や誰かが話してるときに割り込みづらい

→質問などはZoomのテキストチャットを併用するといいかもしれません。

まとめ

事後のKPTでは「意外とリモートでもできる！」という意見と「miroでの共同作業がやりやすかった」という意見が多かったです。
こういうときこそ「どうすれば◯◯できるか」という精神大事ですね。