讓ShowEasy告訴你5點在安排參展工作人員時需要知道的事項！
講到「參展」，我們第一個會想到怎麼裝潢攤位、擺設商品，或者是怎麼將我們的展品運到展場。但是，你有想到其實工作人員的安排也是一件很重要的事嗎? 安排人員是一件很繁瑣的事情，不過只要提前計畫好流程，並注意以下5個重點，就能讓整個參展過程輕鬆一半!
1. 內部參展工作人員選擇
當我們確定好參加的展覽以後，就可以開始規劃哪些部門該去展會現場。以ShowEasy的經驗，最常在展場見到的部門不外乎是:
# 銷售部門(Sales) — 銷售部門主要的任務是介紹公司的主打商品、副商品還有其他周邊商品，除了介紹商品給客戶之外，還必須要有能力與客戶接觸及建立關係、提升客戶的購買意願。
# 行銷部門(Marketing) — 行銷部門跟銷售部門的不同，在於有沒有跟客戶有直接的接觸，行銷部門主要針對市場分析、制定行銷計劃、品牌形象的維持與建立等。
# 產品研發部門 — 產品研發部門顧名思義就可以想到是專門開發公司產品的單位，而這個部門在展場主要工作，通常是回答偏技術性的專業問題、講解一些產品比較細節的部份，或是進行市場調查等。
參加一個展覽光是簡單的攤位跟裝潢，動則花費數十萬，再加上人員出差費用等雜支，是一筆不小的數字，所以在安排內部人員時要不斷提醒自己，到底這個展覽我們帶哪些人可以達到最大效益、給公司帶回最佳結果。
一旦確定好要帶哪些部門跟哪些人去展覽之後，可以跟主辦單位申請入場證，有些主辦商對於入場證比較嚴格，所以在申請入場證的時候要順便詢問配合的展會服務廠商是否需要幫忙申請喔！免得造成自己佈展時間delay或是工人被阻擋在門口外的尷尬情況。
在開展前也要確保每個去的人都有足夠的名片以及資訊正確性，特別是手機的號碼要打上國碼（尤其是海外參展時），免得好不容易有生意來了卻無法聯繫到人。
2. 次要人員安排及選擇
主要人力安排的差不多以後 我們就該來想想次要人力的安排，例如：工讀生、showgirl、翻譯。
# 工讀生 — 依ShowEasy的經驗，一般我們工讀生會請1~2個，他們負責的內容不外乎一些基本的發傳單、接待、倒茶水、最後收拾打掃的工作等。需要特別注意的事項有:
應聘工讀生該具備能力:
外語基本能力、擅長應對不確定性且善於與人交流的。展場即戰場，工讀生其實也是代表我們自己品牌的一部分，所以他們的表現好壞也會影響到客戶對我們的看法。
工讀生的時薪:
每個國家訂定的法律不一樣，拿台灣來舉例：須符合勞基法基本時薪＄168~＄200來給付，也有公司會支付日薪作為薪水的給與方式。那如果我們今天是要出國參展的話，也要特別注意當地的基本時薪再去招聘工讀生，可以避免掉不必要的紛爭。
中午休息時間:
展覽期間展館周圍的人流量大、食物的選擇又有限，如果今天配合的工讀生是跟我們一整天的話，通常會一起幫他們訂便當，但是也可以給他們時間去吃飯、自行運用午休時間。一整天下來我們也會在人潮可能沒有那麼多的時候讓工讀生休息一下，看他們想在展覽逛逛還是說在旁邊休息，千萬不要忘記要給他們合理的休息時間喔!
# Show Girl — 坦白講，見仁見智，有的話當然很吸睛、可以吸引多一點的觀眾還有帶動氣氛，加深現場觀展者對品牌的印象。
Showgirl的選擇:
高的、矮的、苗條的、豐滿的，又或是口條清晰、台風穩健的，各種選擇都要看我們想要呈現給大眾及客戶們什麼面向的印象。
服裝的挑選:
取決於各個公司的要求，有些公司可能會希望她們不要穿的太過暴露，但是也些公司也會要求她們穿清涼一點來吸引更多關注，不過重點還是必須符合品牌形象來要求她們的服裝!
# 翻譯 — 如果公司內部人員的外語程度沒有辦法在短時間提升，而且來的客戶都是國外廠商，那就可以考慮請一個翻譯在旁邊待命。去國外參展的時候請翻譯人員機率較大，畢竟各個國家的語言不一樣，有些地區使用英文可能還是沒有那麼方便，建議直接請一個翻譯以免雞同鴨講鬧出笑話。當我們在找翻譯人員的時候，會著重在他們對我們產業的了解，以及一些專業知識、單字量的多寡。話說「術業有專攻」，如果找一個廚師來翻譯電子元件相關的展覽，可能不太合理吧?！
3. 服裝選擇
當出席人員安排都處理好之後，我們要注意的還有服裝的部分。針對男、女生的不同我們也整理出以下重點:
男生 — 大部分的人還是會選擇穿西裝或是其他正式一點的服裝，雖然活動起來可能不是那麼方便舒服，但是在外人看來，還是會覺得「哇 看起來好專業喔!」
西裝顏色的選擇: 深色系的黑、灰、深灰、深藍
領帶、配件的挑選: 可以搭配公司的logo配色、形象色系又或者是當次行銷計劃顏色去做顏色的搭配。
女生 — 除了西裝、套裝外，女生的服裝選擇其實會比男生多一些。
褲裝: 連身褲 寬褲 等
裙裝: 連身裙 稍微正式的小洋裝 鉛筆裙 等
各種不同的配件
這些也都可以搭配公司的顏色、天氣變化的不同去做選擇，不過要注意也不要穿的太暴露跟隨便，在搭配的同時也要顯示出自己的專業感，才能讓客戶也用專業的眼光去跟你溝通交流。
鞋子的話，不分男女，要穿好看又乾淨但是也要好穿好走的，不然穿了一雙新皮鞋、15公分的高跟鞋站一天逛整個展場，我光是想都覺得好痛好痛!
4. 參展人員的準備
最後，也是最重要的，開展前最好讓參加人員上一些課程、對他們做一些培訓。主要分成三個部分: 開展前、參展中、展覽結束後
# 開展前 — 除了針對自己負責部分有足夠的了解及講解推銷，還需要具備以下兩種基本能力：
能配合時事與客戶small talk的能力:
時事、天氣、展場發生的事情、客戶服裝上的小細節都是很容易觀察而且很沒有威脅性的，可以拿來當成small talk的話題，這個的主要目的是讓你說話的人也不會覺得一直在處在被推銷的壓力之下或是一直被迫聽你講話的感覺。
基本外語能力:
對於身處在一個international世代的我們，豈能不對外語知道一二吧! 學習一些簡單的英文、日文、或是我們主要客戶群的語言都是加分項目以及拉近距離很好的方式。
反正，千萬不要劈哩啪啦自己講完就覺得對方都聽完了，說不定他們還在慢慢消化你剛剛10分鐘前講的事情呢! 除了講話的內容很重要，講話的配速也是非常重要，所以大家才會說「說話是一門藝術」啊!
# 參展中 — 俗話說計劃趕不上變化，展期期間每一天一定都會有不同的突發狀況，以下兩點一定要知道
開晨會:
Brief出今天一整天該做的準備，該避免的狀況、該注意的事項等，讓大家清楚自己該做的事情、該達到的目標，也讓大家做好可能會遇到的突發狀況的心理準備。
突發狀況的發生:
確保參與人員知道逃生路線、急救箱還有警衛、保全的位置，以備不時之需。
# 展覽結束後 — 當整個展期結束時，不要忘記也把大家聚集起來；說些鼓勵的話，去吃個飯慰勞大家辛苦了幾天，除了這些，也要請部門主負責人召開檢討會議，提出有哪些不足的、有哪些下次可以改進的、又或者是有哪些是該保持的地方、仔細分析什麼原因造成這樣的結果。
參加展覽、做展前準備、處理展後收拾，這些都不是因為一己之力可以完成的，但是該點出的不足還是需要提醒大家，該值得嘉獎的優點還是需要給予鼓勵。
5. 總結
總而言之，看了這麼多關於參展工作人員安排的注意事項，有沒有比較了解、更有概念了呢? 如果下次主管交給你規劃參展人員的任務，身為一個參展新手小白，只要注意跟follow以上幾點，絕對會被老闆稱讚一番，給客戶留下好印象! 除了上面幾點注意事項外，如果還有什麼其他有關工作人員安排的問題也歡迎傳封email給ShowEasy，我們很樂意收到你的來信喔!
