Como foi a criação do Guia de Escrita Sicredi

Confira como criamos essa documentação, que tem como objetivo principal ajudar a manter uma comunicação de produto consistente de ponta a ponta dentro de uma empresa.

Logo depois de ter iniciado no desafio de ser UX Writer aqui no Sicredi, no final de 2021, busquei entender quais seriam os meus primeiros passos após a formalização do meu papel.

Nesta busca, a qual já havia falado um pouco neste artigo anterior, foi possível perceber a necessidade da criação de um documento que explica e desenvolve os padrões de escrita na chapter de UX.

Para criar esse guia de escrita do zero e, mais do que isso, um documento que fosse simples e aderente ao que as pessoas precisavam no momento, precisei voltar alguns passos e fazer o que o design nos ensina: ouvir a pessoa usuária. Pensando nisso, fiz uma pesquisa dentro da chapter de design.

Explorando as oportunidades

Uma das coisas que eu queria saber com a pesquisa era o que não poderia faltar em um guia de escrita e como esse tipo de material iria ajudar no dia a dia.

Também aproveitei para pedir referências de outros guias, pois assim eu conseguiria entender qual estrutura poderia funcionar melhor para a nossa necessidade.

Entre as respostas, o que mais se destacou foi a necessidade do guia oferecer exemplos práticos e referências a serem seguidas. Além disso, também foi citada a importância de ter diretrizes de gramática, tom e voz, boas práticas estruturais de conteúdo para as telas (como títulos, descrições e botões) e um caminho para solucionar dúvidas quando fosse necessário.

Hora de partir para a ideação

Eu já sabia quais eram as necessidades das pessoas e o que precisava entregar, então comecei pelo básico: definir a estrutura da documentação com os pontos principais que precisavam ser entregues com mais agilidade.

A estrutura definida para o guia foi essa:

Para montá-la, optei por trazer os pontos principais citados na pesquisa e foquei em ter o conteúdo básico inicial em cada tópico.

Desde o início, eu sempre tinha em mente que o objetivo principal do guia de escrita é fazer com que qualquer pessoa que lesse odocumento pudesse entendê-lo com facilidade e escrever em nome da marca, sem qualquer dificuldade. Parece simples, mas o desafio é grande.

Com a estrutura desenhada, entendemos que a ferramenta que melhor corresponderia às nossas necessidades de documentações de design seria o Zeroheight. Após essas definições, o próximo passo (e o mais difícil) era incluir os conteúdos.

Como ponto de partida para começar a definir os padrões de escrita, fui atrás das documentações da área de marketing sobre a identidade verbal do Sicredi. Além de estudar isso, analisei também as telas de fluxos do aplicativo para identificar os padrões de texto que já existiam, ainda que não tivessem sido documentados.

Em conjunto com essas análises, o livro Redação Estratégica para UX, da Torrey Podmajersky, foi o meu maior companheiro.

Cruzei todas essas informações riquíssimas, entendendo o que funcionava e precisava ser mantido e o que seria ideal ajustar, para refletir melhor a nossa voz.

Aos poucos, fui documentando tópico por tópico da estrutura definida para o guia. Ao todo, foi um trabalho de quase 3 meses dedicados à construção da primeira MVP, que seria um grande começo para contribuir com a consistência das nossas comunicações.

Validação e teste

A próxima etapa foi testar com algumas pessoas. Para isso, chamei 4 colegas, misturando pessoas que faziam parte da guilda de Writing que existia antes da formalização do meu papel, e pessoas de design engajadas com o assunto.

Fiz um grupo no Teams com essas pessoas e enviei o link do guia de escrita. O retorno recebido foi positivo e com insights que contribuíram com a melhoria de alguns tópicos.

Lançamento e comunicação

Aproveitando as energias de início de ano e recomeços, programei o lançamento do guia para a primeira semana de 2022. Afinal, comunicar uma documentação que estava sendo tão esperada combinaria bem com este momento.

Em uma das cerimônias da chapter de design, apresentei o guia de escrita, focando em mostrar a estrutura, navegação e os itens principais que haviam sido citados na pesquisa inicial que fiz. Também usei o momento para comunicar como funcionaria o processo para solicitar meu apoio caso fosse necessário, sendo eu a única UX Writer da chapter.

Como sempre procuro fazer, deixei claro que o guia é um produto e, portanto, é vivo. Sempre vai estar em constante atualização. Como temos muitos produtos, diversas aplicações e cenários, as atualizações do documento passariam a acontecer a partir das sugestões e necessidades apontadas pelas pessoas da chapter e, aos poucos, nosso guia iria se completando.

A expansão do guia

Em julho de 2023, após 1 ano e meio da entrega do guia ao time de design, tivemos um grande avanço. Em parceria com o time de endomarketing do Sicredi, comunicamos o guia sistemicamente para toda a empresa.

Entendemos que as boas práticas que temos no guia não se limitam apenas à escrita das interfaces digitais. Elas refletem o nosso jeito de nos comunicar com as pessoas usuárias e, por isso, precisavam ser de conhecimento de toda a empresa: desde as pessoas que atendem nas agências até o time que presta suporte interno aos colaboradores.

Nunca acaba quando termina

Como citado anteriormente, entendo que o guia de escrita é como um produto e, portanto, sempre vai estar em constante atualização, se adaptando às diversas aplicações e cenários que possuímos.

Estamos em 2024 e já se foram 2 anos desde a entrega da primeira MVP do guia de escrita. O time de design duplicou de tamanho, alguns processos mudaram e, no guia, algumas coisas também foram atualizadas. Hoje, a estrutura do guia já está um pouco diferente, mais completa. Além disso, o processo para solicitação de ajuda também mudou.

Avançamos em alguns tópicos e adicionamos outros, sempre ouvindo as necessidades das pessoas que o utilizam. Por exemplo, agora temos uma parte dedicada às boas práticas de escrita comercial, algo que identificamos que estava fazendo falta.

Além de manter o guia atualizado, essas mudanças são necessárias para que a documentação também siga sendo necessária e atrativa.

Confira como está nossa nova estrutura atual:

Além da mudança de estrutura e adições que tivemos no guia, constantemente dedico tempo para atualizar prints de exemplos de aplicações das boas práticas, já que isso é algo tão procurado.

Sempre que possível, também adiciono novos exemplos ou altero aqueles mais antigos, além de realizar algumas melhorias buscando promover uma documentação mais completa e acessível para todas as pessoas.

Há pouco mais de um ano, iniciamos o mapeamento do guia de escrita na ferramenta Hotjar para gerar insights e feedbacks que contribuam para a melhoria da experiência. A cada três meses, separo um momento para analisar os dados gerados, acessos recebidos e os diversos elementos que são disponibilizados, realizando ajustes para deixar a documentação sempre atrativa.

Aprendizados

Ter seguido as etapas do processo de design me ajudou muito a criar o guia de escrita, que como disse antes, considero como um produto.

Priorizar as necessidades do público ajuda a ter uma entrega mais assertiva e contribui para que a documentação seja mais facilmente utilizada pelas pessoas.

Entregar em partes também foi essencial, pois com o lançamento da primeira MVP foi possível começar a identificar as melhorias e atualizações necessárias. Com o documento já disponibilizado, as pessoas tinham mais autonomia para criar os conteúdos e indicar o que precisava ser adicionado no guia.

Com certeza, o maior resultado de ter esse tipo de documento foi a autonomia conquistada pelos times de design de produto e a maior agilidade no trabalho dessas pessoas. Por consequência disso tudo, foi possível contribuir para promover a consistência e padronização de mensagens da nossa marca, colaborando com a entrega de melhores experiências para a pessoa usuária final.

Espero que você tenha gostado de conhecer o processo de criação do nosso guia de escrita!

Se quiser saber mais sobre o Sicredi, é só nos seguir no LinkedIn e no Instagram do Sicredi.

E se quiser fazer parte desse time, acompanhe nossas diversas oportunidades de carreira em https://techsicredi.gupy.io/ e https://www.sicredi.com.br/site/carreiras/.