Design Review na prática
Do que trata, e dicas de como fazer
Durante a criação de um produto, melhoria ou introdução de novas funcionalidades, é natural que surjam muitas ideias e opções de design que, muitas vezes, também vem acompanhadas de muitas dúvidas e incertezas sobre qual caminho seguir. Uma opção que pode ser de grande auxílio para essa escolha é a realização de sessões de Design Review.
O que é
O Design Review é um momento no qual são apresentadas ideias e propostas de design, que são analisadas e comentadas pelos participantes, com sugestões e dicas de melhoria.
Durante um Design Review é esperado que surjam novas ideias, algumas até inovadoras no contexto daquele projeto, considerando que os participantes muitas vezes abordam novas perspectivas, de alguém que está tendo um primeiro contato com um produto.
As sugestões e críticas poderão ser posteriormente amadurecidas e aplicadas de acordo com o contexto dos projetos, portanto não é esperado que uma nova proposta para o design seja profundamente detalhada durante cada sessão, cabendo aos designers responsáveis por cada produto a decisão de aplicarem as sugestões.
Porque Design Review, e não Critique
Este é um detalhe que pode parecer sem muita importância à primeira vista, podendo ser visto apenas como uma questão meramente semântica, mas que pode influenciar a maneira que os participantes entendem esse momento, e até a própria dinâmica da interação.
A escolha pelo termo Review, em detrimento ao Critique, está relacionada ao próprio conceito e proposta desse momento. O termo critique pode induzir ao entendimento que o objetivo principal, ou até único, é a crítica ao conteúdo que está sendo apresentado, o que pode limitar bastante a percepção de outros objetivos e benefícios que a prática de Design Review pode favorecer.
Design Review é um termo que soa mais abrangente: numa revisão de design, a crítica ao design apresentado está naturalmente incluída, porém, favorece a percepção de que há algo além da crítica, com espaço para outras discussões, como análises e abordagem de conceitos de uma maneira mais conceitual, e até didática.
Por que fazer?
Apresentar uma proposta de design é uma ótima oportunidade para obter sugestões de melhoria de um produto, assim como demonstrar ao time, seja do projeto ou de design, o trabalho que está sendo desenvolvido, permitindo ao grupo uma visão mais ampla dos projetos e iniciativas que estão acontecendo no momento.
A sessões de Design Review são momentos úteis também para a troca de experiências no time de design. As sugestões, críticas e discussões promovidas pelos participantes são benéficas tanto para a proposta de design que está sendo revisada, assim como crescimento individual dos participantes, que são expostos a novos contextos de projeto e desafios de design.
Desta maneira, estes são os quatro principais benefícios da realização de Design reviews:
- Enriquecimento as propostas de design apresentadas, a partir de análise crítica e sugestões de melhoria.
- Contextualização do time de design sobre os demais projetos que acontecem na empresa, incentivando a troca de conhecimento e boas práticas entre eles.
- Capacitar a equipe de design, de forma indireta, por meio de observação e participação nas análises e discussões de conceitos de design.
- Aumentar a visibilidade da equipe de design, a partir de uma realização reviews multidisciplinares, com a participação de convidados de outras áreas além do design.
Como fazer?
As sessões de design review acontecem principalmente seguindo dois modelos: centralizado, e distribuído.
O formato de review centralizado acontece apenas com participantes que compõem a equipe de design de uma empresa. Neste tipo de review, é interessante que haja a participação de designers de diversos projetos, para que seja promovida uma colaboração mais diversificada, favorecendo uma troca de boas práticas entre os participantes, sendo essa uma das principais vantagens deste modelo.
Já o modelo de review distribuído acontece no contexto de cada projeto, incluindo também participantes que não são designers, mas que também fazem parte das equipes. Este formato possibilita uma assertividade maior com relação à aplicabilidade das sugestões e propostas de melhorias, devido a todos os participantes já estarem contextualizados ao projeto, e pela abordagem de outras perspectivas, além do design.
O formato e dicas exibidos neste artigo são aplicáveis a ambos os formatos, porém, principalmente ao modelo de review centralizado.
Agenda e recorrência
É recomendado que a realização de sessões de design review geralmente acontece de maneira contínua, em dias predeterminados de cada semana, para que seja estabelecida uma rotina e cultura de melhoria contínua.
O tempo dedicado a cada sessão deve ser de pelo menos 1 hora, para que haja tempo suficiente tanto para a revisão da proposta de design, como para uma boa contextualização dos participantes.
Número de participantes
A quantidade de pessoas envolvidas em cada sessão depende principalmente do modelo de Design Review. Para um design review descentralizado, o número máximo recomendado é de 10 participantes, incluindo pessoas que não são da equipe de design. Essa quantidade permite que haja mais espaço para participantes que potencialmente não estejam habituados com esse tipo de prática, e principalmente de outras áreas.
Para o Design Review centralizado, o número limite recomendado é de 25 participantes, considerando a nossa experiência com este modelo. Este número pode ser considerado alto, porém com a prática contínua e utilização de ferramentas de facilitação, torna-se uma opção viável.
Papéis
Nas sessões de Design Review temos 3 papéis principais:
Facilitador(a)
Durante as sessões, contextualiza a todos sobre o formato do design review, gerencia o tempo de cada etapa e direciona a discussão de encontro aos objetivos da dinâmica. Também é responsável por toda a preparação das sessões, incluindo apoio na definição do conteúdo que será apresentado, assim como realizar registros e anotações durante as sessões, caso necessário.
Apresentador(a)
Um ou mais designers apresentam uma proposta de design durante cada sessão. Além do artefato de design em si, também devem contextualizar os demais participantes sobre o projeto e produto em questão, possibilitando um maior embasamento das críticas e sugestões a serem feitas.
Revisor(a)
São os demais participantes da sessão, responsáveis por analisar, sugerir melhorias para o design apresentado e abordar referências e conceitos de design aplicáveis à proposta de design que está sendo revisada.
Formato
Uma sessão de design review pode acontecer tanto presencialmente, com a utilização de um espaço reservado para a reunião, como de maneira online, através de um aplicativo de vídeo conferência e com apoio de ferramentas de colaboração online.
Atualmente, devido a pandemia, temos realizado sessões de review exclusivamente online, o que tem possibilitado a presença de um número maior de participantes. Também tem ocorrido uma maior agilidade na preparação, por não haver a dependência do agendamento de locais físicos e nem com a organização destes ambientes.
Cada sessão pode ser dividida em 4 momentos: Introdução, Contextualização, Apresentação do Design e Revisão.
1. Introdução
Facilitador(a) explica o formato da dinâmica e introduz os apresentadores aos demais participantes.
2. Contextualização
Apresentadores explicam sobre o contexto do projeto e/ou da solução de design que será apresentado.
3. Apresentação do design
Apresentadores demonstram o design (da solução) ou o problema a ser discutido.
4. Review
Revisores comentam de maneira livre sobre o design que foi apresentado. Durante este momento o papel do facilitador será o de estimular a participação de todos os integrantes, além de levantar dúvidas e questões pertinentes sobre o projeto e direcionar as críticas aos objetivos da sessão, favorecendo o enriquecimento da discussão.
A divisão em etapas é recomendada para que haja um controle maior do tempo, evitando que momentos como a apresentação do design, se estendam demais, ou que as discussões e sugestões aconteçam de maneira caótica. Contudo, também é importante que esta divisão não torne a dinâmica restritiva demais ou desconfortável para os participantes.
Preparação
O passo inicial da preparação de um review é reservar uma data para a realização. É recomendada a criação de uma agenda compartilhada, para que as pessoas interessadas em participar possam acessar e escolher algum dos dias disponíveis.
Na agenda já podem constar todas as datas predefinidas de cada semana, indicando os dias disponíveis para as próximas sessões, as próximas datas que estão reservadas e os respectivos participantes, assim como as apresentações que também já aconteceram, mantendo assim um histórico das sessões.
O passo seguinte é a preparação do conteúdo a ser apresentado. O facilitador de cada sessão de review deve oferecer apoio aos apresentadores para definição e revisão do conteúdo a ser apresentado, como também auxiliar na preparação e organização do conteúdo, que em sessões presenciais se refere principalmente à preparação do espaço físico, e no caso sessões realizadas de maneira remota, da preparação do ambiente virtual da ferramenta de colaboração a ser utilizada.
A etapa final da preparação é a verificação do acesso de todo material que será disponibilizado online durante a sessão. Caso seja a primeira vez que uma ferramenta esteja sendo utilizada pela equipe, é interessante pedir que os cadastros dos participantes sejam realizados antecipadamente.
Conteúdo apresentado
Uma das principais dúvidas dos participantes é quanto ao formato e nível de detalhe do conteúdo a ser apresentado numa sessão de Design Review.
De maneira geral, o conteúdo e formato do material pode ser definido livremente pelos participantes, que poderão optar por produzir apresentações estruturadas, contando com apoio de slides e outros elementos visuais, como poderão também seguir numa linha mais simplificada e objetiva, abordando principalmente os próprios artefatos de design ou mesmo apresentando conteúdos oriundos das documentações dos projetos em que participam.
Consideramos que o mais importante é que haja uma boa contextualização dos demais participantes, independentemente do formato escolhido. A contextualização é essencial para um melhor embasamento das críticas e sugestões que surgirão durante a sessão, tornando-as mais condizentes com a realidade e necessidades do produto ou projeto apresentados.
Portanto, a apresentação de conteúdos estruturados não precisa ser obrigatória: em algumas das nossas sessões, os participantes optaram por contar a história e contexto dos projetos sem recorrer a nenhum tipo de apresentação, porém tendo como apoio a demonstração do próprio produto.
Ainda com relação ao conteúdo, um ponto de atenção importante é com relação ao compartilhamento prévio deste conteúdo com os demais participantes da sessão. A disponibilização de maneira antecipada traz alguns benefícios, como a possibilidade de um tempo maior de preparação pelos participantes que vão revisar a proposta de design.
O compartilhamento prévio do conteúdo, porém, pode trazer algumas desvantagens:
- Nas nossas sessões de design review contamos em média, com mais de 20 participantes. Portanto, o tempo total consumido por todo o grupo na realização de uma análise prévia do conteúdo provocaria um impacto considerável no tempo dedicado aos demais projetos.
- A primeira impressão dos participantes também é muito valiosa durante a revisão das propostas. Portanto, uma análise realizada no mesmo momento deste primeiro contato permite que as impressões iniciais sejam genuínas e evidenciadas durante o próprio review.
- O compartilhamento prévio pode induzir à necessidade da criação de um. conteúdo muito estruturado ou detalhado, limitando a realização de apresentações com foco na demonstração de cenários de uso nos próprios produtos.
Ferramentas de colaboração
A prática de trabalho remoto vem tornando-se cada vez mais comum, e assim, a utilização de meios que possibilitem uma boa colaboração online também se torna cada vez mais essencial.
Existe atualmente uma boa oferta de ferramentas especialmente dedicadas à mediação e realização de sessões de criação online, que são bastante úteis na realização de design reviews.
A utilização deste tipo de ferramenta permite uma colaboração em tempo real, permitindo que todos os participantes tenham o seu próprio espaço para opinar, sem as limitações de uma sessão realizada apenas através de videochamada.
A seguir temos algumas recomendações de ferramentas para colaboração online.
Miro
O Miro é uma ferramenta que apresenta uma grande flexibilidade na criação dos quadros de colaboração, com uma grande variedade de recursos específicos para diferentes tipos de sessões de criação e artefatos de design, como brainstorming, jornada de usuário, mind mapping e até para criação de fluxos de interação.
Na plataforma há uma grande quantidade de templates, que são úteis para acelerar a preparação das sessões.
Possui um plano de uso gratuito, porém com algumas limitações, como a quantidade de quadros que podem ser editados ao mesmo tempo, e principalmente, limitações na organização dos participantes de cada projeto, não sendo oferecido um controle de acesso dos participantes, o que pode ser um problema para equipes grandes.
Mural
O Mural possui uma grande tradição na facilitação de sessões de criação online, sendo uma das pioneiras.
A proposta do Mural é ser um meio focado para colaboração e criação visual, oferecendo uma grande quantidade de templates para facilitar a realização dos diversos tipos de sessões de colaboração.
É uma plataforma bastante similar ao Miro, porém traz mais algumas funcionalidades específicas que auxiliam na facilitação, com destaque para as opções de controle de tempo e de votação.
O Mural também possui uma opção de licença gratuita, porém com limitações semelhantes às do Miro, referentes à quantidade de quadros ativos e controle de acesso.
FigJam
O FigJam é uma das mais recentes alternativas para a realização de sessões colaborativas, e se apresenta como uma opção muito interessante para equipes que já estão habituadas com o uso do Figma.
A proposta do FigJam é bastante similar às do Miro e do Mural, e apresenta um diferencial muito interessante, que é a possibilidade da criação de plugins e templates pelos próprios usuários da plataforma. Esta flexibilidade permitirá no longo prazo uma grande variedade de templates e um alto nível de customização da plataforma, atendendo as necessidades de cada equipe.
Atualmente o FigJam encontra-se em fase beta, com acesso gratuito.
Revisão dos resultados
Uma situação ideal de design review seria aquela em que todos os principais assuntos foram devidamente discutidos e esclarecidos, restando aos participantes apenas priorizar e pôr em prática as sugestões que tragam mais valor para o projeto apresentado. Porém, na prática, ao final de cada sessão ainda podem haver várias de atividades a serem realizadas, resultantes principalmente da dinâmica e ferramentas escolhidas.
Nos reviews em que os comentários e sugestões dos participantes são anotados, manualmente, pelo mediador, é necessária uma etapa posterior de revisão, para tornar as anotações mais claras e fáceis de serem entendidas.
Em sessões em que foram utilizadas ferramentas de colaboração online, grande parte da revisão dos comentários e sugestões dos participantes já pode acontecer durante o próprio review, reduzindo muito, e até eliminando, o trabalho de revisão posterior. O conteúdo deve ser organizado no próprio quadro, adicionando comentários que facilitem a posterior consulta pelos participantes.
Além das anotações e conteúdo dos quadros, também é interessante realizar a gravação das sessões, que pode ser feita através dos próprios aplicativos de videoconferência. As gravações funcionam como um tipo de backup, permitindo uma análise posterior mais detalhada caso os participantes julguem necessário.
Principais desafios
Participação de grupos grandes
A realização de reviews com grupos grandes, com 8 ou mais participantes, torna-se um desafio bem relevante para a dinâmica de cada sessão, pois quanto mais participantes, mais sugestões e críticas tendem a serem postas em discussão, tornando mais difícil o gerenciamento do tempo da sessão.
No contexto de um design review com um grupo numeroso de participantes, consideramos essencial a utilização de uma ferramenta de colaboração online, pois além de todos os benefícios citados anteriormente, permite que todos os participantes possam se expressar livremente, sem necessariamente utilizar o meio da videoconferência, um conceito conhecido como crítica silenciosa, tornando um meio mais para possibilitar a participação de todos.
Diferenças na familiaridade de cada participante sobre os assuntos
Durante sessões colaborativas, sejam realizadas de maneira presencial ou online, é comum que alguns participantes tenham mais engajamento que os demais, seja pela própria personalidade de cada um, como até pela familiaridade sobre o tema abordado.
Uma maneira de mitigar a potencial falta de conhecimento sobre determinado assunto, é reforçar a etapa de contextualização do produto e projetos a serem apresentados ainda na etapa de preparação. Esta prática é especialmente válida quando uma proposta de design aborda algum conceito muito específico ou diferente em relação ao que o grupo está habituado.
Manutenção dos níveis de engajamento
A prática recorrente de sessões de design review se demonstra um desafio que não deve ser menosprezado. As atividades do dia-a-dia de projeto muitas vezes tornam difícil a dedicação de tempo e esforço para a participação nas sessões de design review, seja apresentando uma proposta de design ou participando com críticas e sugestões.
A simplificação do formato do conteúdo a ser apresentado nos reviews se apresenta como um meio para estimular a participação daqueles que não possuem muito tempo para dedicar na preparação deste material. Apresentações de slides estruturadas ou com conteúdo muito detalhado podem ser tratados como itens opcionais que, porém, sempre são bem-vindos.
A participação do mediador das sessões também pode acontecer neste momento de preparação, oferecendo templates disponíveis, assim como auxiliando da revisão do material proposto.
Um outro aspecto importante é relacionado à ao agendamento e antecipação da preparação das sessões pelos participantes. Para evitar que haja pouco tempo disponível de preparação, é recomendado que as sessões sejam agendadas com duas semanas de antecedência, pelo menos.
Para permitir uma maior previsibilidade aos participantes, sugerimos a criação de uma agenda compartilhada das sessões de design review, contendo as próximas datas disponíveis, e estimulando que os próprios participantes complementem essa agenda indicando o tipo de assunto que gostariam de abordar, assim como em que momento.
Boas práticas e dicas
Para a realização de uma sessão de design review com um bom engajamento, um dos aspectos mais importantes é uma boa contextualização. Apresentar informações tanto sobre o projeto e o produto, incluindo uma visão geral ou histórico, é um passo fundamental para que os participantes do review possam compreender o contexto, e terem assim um melhor embasamento para realizar suas críticas e sugestões.
O conteúdo utilizado para uma boa contextualização não precisa seguir um mesmo formato ou padrão em cada sessão: os participantes podem decidir a melhor maneira de como apresentar, tanto de acordo com o tempo que terão disponível para preparação como também de acordo com o tipo de projeto. O importante é que a história do produto em questão seja bem contada.
Já com relação ao material de design em si, não é recomendado que seja muito extenso. Quanto mais focado em partes específicas de um produto ou serviço, mais detalhadas serão as sugestões e críticas dos participantes. Não é necessário apresentar um produto por inteiro de uma vez só, pois o tempo da sessão poderá ser insuficiente para que tudo seja apresentado e revisado.
O design é o centro da discussão. O que será revisado e criticado durante as sessões de design review são as propostas, e não os seus apresentadores. Portanto, as discussões devem focadas nas propostas e na construção de ideias, favorecendo um ambiente para uma discussão aberta e sincera.
Também é natural que surjam críticas que, porém, jamais devem ser levadas para o lado pessoal. O centro da discussão é o design, e o objetivo de todos os participantes, com suas críticas e sugestões, deve, no final das contas, tanto enriquecer o design apresentado como também estimular a integração do grupo.
E por último, mas não menos importante: cordialidade sempre é essencial.
Como ir além
Ao longo da nossa jornada de implantação e realização dos review, várias oportunidades de melhoria foram identificadas e endereçadas. Uma dessas, que particularmente identificamos como de grande valor, é a possibilidade de tornar as discussões de design mais abertas e inclusivas.
Uma boa oportunidade para aumentar a riqueza da discussão e variedade de opiniões é realização de sessões de review multidisciplinares, com a participação de convidados de áreas além do design, como desenvolvimento, teste e gerência de projeto e produto. A experiência oferecida por um produto ou serviço é o resultado final do esforço conjunto de diversos setores e equipes distintas, portanto, nada mais natural do que incluir a participação de pessoas dos mais diversos perfis que estão envolvidos nos projetos.
A realização de design reviews com participantes com experiências e conhecimentos técnicos em áreas distintas pode contribuir para a disseminação de uma cultura de design mais colaborativa e multidisciplinar, além de um sentimento de influência e responsabilidade pelo produto ou serviço em desenvolvimento.
Concluindo
A realização de design reviews promove uma série de benefícios, tanto para melhorias das propostas de design apresentadas como para estimular uma maior colaboração e integração das equipes de design, que muitas vezes estão distribuídas em projetos distintos.
O tempo e recursos dedicados para a realização de cada review podem ser ajustados de acordo com a disponibilidade dos participantes e as necessidades de cada projeto, porém, sendo importante priorizar uma boa contextualização durante as sessões. A utilização de plataformas de colaboração online e templates são boas opções para tornar todo o processo de preparação e realização mais dinâmico e ágil.
E, considerando os benefícios que vão além da crítica, a realização de design reviews é uma prática que facilita a disseminação de uma cultura de colaboração e inclusão das diversas áreas envolvidas no desenvolvimento dos produtos e serviços de uma empresa, servindo como um meio para destacar que a responsabilidade pela entrega de uma boa experiência é de responsabilidade de todos, e não apenas das equipes de design.
