Hackeando a gestão de tempo
Separe o que é urgente do que é importante.
O urgente toma seu tempo, e o importante define seu futuro.Mário Sergio Cortella
Como designers, sabemos que o tempo é um recurso precioso. Precisamos ser capazes de gerenciar o tempo de forma eficaz para podermos entregar projetos no prazo e dentro do orçamento. Neste artigo, trago algumas dicas que uso no meu dia a dia para gestão de tempo, ou como gosto de falar, dicas para hackear o trabalho.
1. Organização
Tudo deve ser registrado
Seja em reuniões de alinhamento ou até mesmo nas reuniões diárias do projeto, você precisa registrar tudo o que deve fazer para não dar margem ao esquecimento. Mesmo que considere sua memória boa, você vai esquecer algo eventualmente, ainda mais se o dia for corrido e cheio de interrupções, como normalmente é.
Tudo precisa ser entendido
Não tenha medo de questionar o que é dito, ou aquilo que não ficou claro. Como designers, devemos resolver problemas. E uma das partes do processo é saber perguntar e ter certeza de que está tudo entendido. Questione, mesmo que possa parecer uma dúvida óbvia ou boba na sua cabeça, é questionando o que se parece óbvio que chegamos a boas soluções.
Tudo precisa ser compreensível
Desde suas anotações às dúvidas, tudo precisa estar claro para você em qualquer momento. Não é incomum anotarmos algo importante de forma genérica e depois olhar para aquilo e não fazer ideia do que se trata. Então, já que vai anotar, ou questionar, pense nos detalhes. Coloque tudo o que é relevante inclusive o contexto de onde saiu aquela informação, quando precisará dela, etc.
Tudo precisa ser feito?
Sim, essa é uma pergunta difícil, mas que deve ser feita no seu dia a dia.
É comum que os stakeholders nos encham de demandas, mas será que realmente é preciso fazer? O que isso vai trazer de valor? É urgente ou importante? O valor que será gerado (caso haja) é para agora ou somente no futuro?
Resumindo, seja controlador das suas demandas, não saia dizendo sim para tudo, pois quando você não entregar aquilo com que se comprometeu, ficará pior do que ter dito não quando a demanda surgiu.
E é claro, justifique o seu NÃO.
(Neste ponto costumo ver muitas pessoas dizendo ser impossível aplicar, mas eu sempre recomendo iniciar essa prática o quanto antes, pois ela é muito importante para sua vida e carreira.)
Descanse
Isso mesmo, coloque pausas programadas no meio do seu dia, a sua mente e a sua produtividade agradecem. É comum ficarmos horas sentados na frente da tela, mas quando você começa a perder o foco constantemente, pare, saia da cadeira, dê uma volta, beba uma água, converse.
Unplanned interruptions don’t just take up time, they also degrade the overall quality of people’s work.
Psychological scientists from George Mason University.
2. Como fazer
Utilize uma aplicação de agenda ou de tarefas (Dicas em: O que usar). Se você não tem o hábito vai ser difícil no começo, mas fazendo isso diariamente, como parte do seu trabalho, esse hábito será útil até mesmo para sua vida.
Coloque tudo o que precisa ser feito na agenda, com uma data de início e fim, ou seja, o período durante o qual você se compromete com aquela tarefa. Mas o seu dia provavelmente não será inteiramente dedicado a uma única tarefa, então escolha um horário ideal para executá-la.
Você se conhece melhor do que ninguém, então sabe quando você está mais produtivo, quando sofre interrupções e quando está começando a se cansar. Então aproveite esses momentos para fazer coisas diferentes, coloque tudo o que é importante no momento de mais foco, e aquilo que é extra para os outros momentos.
O ambiente faz muita diferença, se não tem controle do ruído e conversas, invista em um bom fone de ouvido com cancelamento de ruídos, sua produtividade agradece.
Se puder sair desse ambiente e ir para um lugar mais calmo, faça isso, se é melhor trabalhar fora do escritório, no ar-puro, faça isso. Experimente diferentes lugares, logo você irá entender para onde ir quando precisar fazer uma tarefa específica e, o mais importante, para onde não ir.
Você não tem que ser melhor que os outros;
Mas sim, o seu melhor.Mário Sergio Cortella
3. O que usar
Calendário
Dependendo da empresa em que trabalha, você terá um calendário, quer queira ou não. Então já que temos, vamos fazer bom uso dele. (Se for freelancer, tenha um calendário, você é sua empresa.)
Normalmente, o calendário servirá somente para marcar suas reuniões, mas pode ser muito mais do que isso.
Utilize para separar os seus horários de trabalho, e categorize por cores ou até mesmo emojis. Por mais que pareça algo desnecessário, com o tempo você perceberá o poder de algo tão simples, pois poderá olhar seu calendário e saber o que você tem para fazer, sem precisar ler o que está escrito. Além disso, manter seu calendário atualizado ajuda quem precisa marcar uma reunião com você a descobrir os seus momentos livres.
(Evite marcar reuniões encadeadas, você se sentirá cansado ao final.)
Apps recomendados: Fantastical, Calendars 5, Google Calendar, Outlook e Teams Calendar.
Gerenciador de tarefas
A minha escolha preferida são os gerenciadores de tarefas. Desde que conheci essa ferramenta, nunca mais me esqueci de algo, ou perdi alguma data, e isso pode ter um impacto enorme no seu trabalho e vida pessoal.
O importante dessa ferramenta é estar sempre disponível e sempre que pensar em algo a ser feito, registrar. Pode ser um hábito difícil de conseguir no primeiro momento, mas eu garanto que vale a pena.
Instale esses aplicativos no seu Smartphone e computador para que sempre esteja a seu alcance.
Com o tempo, você irá guardar algumas tarefas na sua memória até que passe para o gerenciador ou calendário. Depois do registro, você naturalmente irá esquecer dessa pendência, aliviando sua carga cognitiva, mas a ferramenta irá te lembrar da tarefa quando e onde ela for relevante.
Independente da escolha da aplicação, utilize no dia a dia, explore e descubra todas as possibilidades dentro dela.
Apps recomendados: TickTick, Todoist, Microsoft ToDo, Google Tasks.
Focus Mode
Um recurso que está nos sistemas operacionais a um tempo, mas que poucas pessoas conhecem. O focus mode ou modo foco pode te ajudar muito naqueles momentos em que não pode ser interrompido. E ele está tanto no seu smartphone quanto no seu computador a um clique de distância.
Então se não quer ser interrompido por notificações de mensagens ou email, ative o modo foco. Vou deixar abaixo tutoriais de como ativar nos diferentes sistemas operacionais.
Como utilizar: iOS, Android, MacOS, Windows.
Atalhos de texto
Quem utiliza atalhos de teclado já conhece o poder de alguns atalhos a partir do momento em que eles ficam naturais em nossa rotina, fazemos um CTRL+C + CTRL+V sem notar.
Pensando nisso vou sugerir um recurso bem poderoso, que pode economizar vários minutos no seu dia, horas na sua semana e até dias no seu ano.
Os atalhos de teclado (Text Replacement) são uma solução simples que transforma uma entrada curta em uma saída completa de texto.
Ou seja, eu posso digitar: #us e o sistema irá transformar isso em: Como um usuário eu gostaria de…
Esse texto de saída pode ter o formato e tamanho que você precisar, literalmente te salvando um bom tempo de digitação desnecessária, veja no exemplo abaixo:
Esse recurso funciona em qualquer aplicativo ou parte do sistema em que esteja utilizando, ou seja, não te deixa preso a uma única aplicação ou rotina.
Como utilizar: MacOS, Windows, iOS, Android, TextExpander.
4. O que fazer
Nada mais agradável do que um passo a passo para o seu dia, então vamos lá. Inicie seu dia de trabalho olhando seu calendário e/ou Gerenciador de tarefas, analise se há necessidade de mudanças ou alteração de tempo em alguma tarefa/reunião.
Não esqueça as pausas, faça alarmes ou lembretes recorrentes para não deixar horas passar até você lembrar disso, ou sentir necessidade/dores.
Faça reuniões em pé ou até mesmo andando, fará bem para sua coluna e postura corporal. (Funciona em reuniões de daily ou alinhamento.)
Tenha hora para começar o seu dia de trabalho e o mais importante, hora para terminar*, não seja aquela pessoa que fica trabalhando até tarde quando não há necessidade, ou que fica no trabalho só para fugir da vida pessoal, se você faz isso, procure ajuda.
*(Quando o deadline está próximo, não é um problema, mas seguindo as dicas, raramente isso acontecerá.)
Não deixe seu celular na mesa, caso contrário estará aceitando distrações e perda de foco, pense: A interrupção será mais importante que a tarefa?
Conclusão
Trouxe várias dicas de como melhorar sua rotina e ganhar mais tempo no trabalho e na vida pessoal, mas sempre reflita profundamente e com calma alguns pontos para tomar decisões mais assertivas:
- O que é importante para você?
- O que é essencial na sua vida?
- O que não pode faltar na sua vida?
- Quem é sua prioridade?
- Você está presente nas conversas, nas tarefas?
Saia desse artigo fazendo uma, duas ou todas as sugestões, pratique, modifique, encontre o seu caminho, mas faça antes de afirmar que não funciona para você.
E se você encontrou alguma dica útil aqui, compartilhe.
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