Zamansızlığın Dayanılmaz Ağırlığı
Haydi yazıya başlamadan içinde bulunduğunuz durum hakkında bir tahmin yapalım. Mail kutunuzda okunması gereken pek çok mail sizleri bekliyor, masaüstünüzde pek çok dosya kol geziyor, internet tarayıcınızda pek çok sekme açık durumda… Üstelik çalışmalarınıza kaldığınız yerden devam etmek için her gün bilgisayarınızı tam kapatmak yerine uyku moduna alıyorsunuz. Eğer siz de bu tarife uyuyorsanız bilin ki yalnız değilsiniz ve gerekli okumalar için doğru yerdesiniz.
Öncelikle sizlerle şu konuda mutabık kalalım; yukarıda saydığımız pek çok durum zamanı etkin yönetememek ile ilgilidir. Oysaki pek çoğumuz her sene yıl başında bir hevesle yeni ajandalar alırız ve kendi kendimize zamanı çok daha iyi yöneteceğimize söz veririz. Ancak bir süre sonra yine pek çok şeye yetişemediğimizi görürüz. Kitaplar, bloglar ve uygulamalar gibi hepsi uygulamaya hazır bir sürü araçla zaman yönetimini artırmak için oluşturulmuş tavsiyelerde kesinlikle eksiklik yoktur. Ancak, zaman yönetimini geliştirmeye çalışan bireyler için en sinir bozucu gerçek, bu araçların ne kadar etkili tasarlanırsa tasarlansınlar tek başlarına işe yaramamalarıdır. Basitçe söylemek gerekirse, bu araçlar bir kişinin temel beceri setini varsayar, ancak zaman yönetimini içeren beceriler, herhangi bir teknik veya uygulamanın etkinliğinden önce gelir. Örneğin iyi bir bıçak seti, üst düzey mutfak ekipmanı ve taze malzemeler satın almanın birini anında beş yıldızlı bir şef yapmasını bekleyen biri var mı? Benzer şekilde ön koşul olan zaman yönetimi becerileri olmadan bir zamanlama uygulaması kullanmanın da olumlu zaman yönetimi sonuçları üretmesi pek olası değildir.
Zaman yönetimi becerilerini tanımlamadan önce gelin en çok kullanılan zaman yönetimi tekniklerinden 3’ünü özetleyerek hatırlayalım;
1. Pomodoro Tekniği: Etkili zaman yönetimi teknikleri arasında en çok karşımıza çıkan yöntemlerden biri Pomodoro tekniğidir. Pomodoro tekniği, seçilen bir konu üzerinde çalışırken planlanmış aralıklarla mola verme şeklinde uygulanan bir tekniktir.
Pomodoro tekniğinin uygulama yöntemi şöyledir:
· Seçilen konu üzerinde 25 dakika çalışılır, çalışma sırasında dikkat dağıtacak bütün unsurlar devre dışı bırakılır.
· 25 dakikalık çalışma süresi bitince 5 dakikalık mola verilir ve bu molada tamamen dinlenmeye odaklanılır.
· Birbirini takip eden 4 pomodoro sonrası 25 dakikalık mola verilir.
Kimler için faydalı olabilir:
· Genellikle tüm iş günü küçük dikkat dağıtıcı unsurlarla rayından çıkan,
· Öngörülemeyecek kadar uzun zaman alabilen, çok sayıda açık uçlu çalışma yapan kişiler için etkili bir teknik olarak gözlenmiştir.
Tekniğin güçlü yönleri:
· Zihinsel yorgunluğu azaltır.
· Stresi yönetmeye yardımcı olur.
· Dikkat dağıtıcı unsurlardan uzaklaşmayı sağlar.
· Planlama yeteneğini geliştirmeye yardımcı olur.
Tekniğin kısıtlı kaldığı durumlar:
· Dikkat süresi 25 dakikadan daha uzun kişiler için tekniğin kendisi dikkat dağıtıcı bir unsur olabilir.
· Haftalık ajandası toplantılar ile dolu kişilerin kalan boşluklarda etkin pomodoro yöntemini kullanması zorlayıcı olabilir.
· Esnek bir teknik olmadığı için odaklı çalışma gerektirir, iş modeli buna elverişli olmayan kişiler için motivasyon düşürücü bir etken olabilir.
2. Eisenhower Tekniği: Eisenhower tekniği, işlerin önem ve aciliyet durumuna göre sınıflandırılmasına dayanan bir zaman yönetimi tekniğidir.
Eisenhower tekniğine göre matriste yer alan kategoriler şunlardır:
· Acil-önemli
· Acil-önemli değil
· Acil değil-önemli
· Acil değil-önemli değil
Eisenhower tekniğine göre yapılması gereken işler bu kategorilere göre sınıflandırılır. İşler, önem ve aciliyet durumuna göre ilk sırada yer alan işten son sırada yer alan işe doğru olacak şekilde listelenerek bir plan oluşturulur.
Kimler için faydalı olabilir:
· Kendisini bütün gün yangınları söndürürken bulan,
· Uzun vadeli hedefleri olan ancak bunlarda ilerleme kaydetmek için ne zamanı ne de enerjisi kalan,
· Hayır demekte zorlanan kişilerde etkili bir teknik olduğu gözlemlenmiştir.
Tekniğin güçlü yönleri:
· Anlaşılması basit ve uygulamaya başlaması kolay bir tekniktir.
· Değişiklikler ve revizyonlar hızlı şekilde yapılabilir.
Tekniğin kısıtlı kaldığı durumlar:
· Aciliyetlerin sürekli değişiklik gösterdiği bir çalışma ortamı için bu teknik uygulanabilir değildir.
· Önem kavramı içerisinde pek çok parametreyi barındırır; şirketin vizyonuna olan katkısı, ilgili proje içerisinde söz konusu işin etki alanı, iş için harcanacak maliyet ya da yapılmadığında ortaya çıkacak maliyet gibi pek çok unsur devreye girer. Ancak genel olarak bu teknik anlatılırken parametrelerden bahsedilmez ve sanki sadece bireye göre önemi olan işler önceliklendirilir gibi algılanabilir.
3. “O Kurbağayı Ye” Tekniği: “Eğer işin bir kurbağa yemekse, bunu sabah ilk iş yapmak en iyisidir. Ve eğer işin iki kurbağa yemekse, önce en büyüğünü yemek en iyisidir.” cümlesi odak alınarak geliştirilmiş bir tekniktir.
Kimler için faydalı olabilir:
· Erteleme ile mücadele eden,
· Çok fazla iş bitirdiği halde önemli konularda ilerleme kaydetmediğini hisseden,
· Bir üretkenlik sistemine bağlı kalmakta zorlanan,
· Herhangi bir t anında hangi iş üzerine çalışacağına karar vermekte zorlanan,
· Yapılacaklar listesinden bunalmış hisseden kişiler için faydalı bir teknik olarak makalelerde yerini almıştır.
Tekniğin güçlü yönleri:
· Etki odaklı çalışmayı teşvik eder ve önemli olmayan şeylere “hayır” demeyi çok daha kolay hale getirmektedir.
· Tüm çalışma saatleri verimlilik açısından aynı değerde değildir. “O Kurbağayı Ye” tekniği, zihinsel olarak en zorlayıcı işi yapmak için en iyi saatlerin kullanılmasını sağlar.
Tekniğin kısıtlayıcı yönleri:
· Kurbağa metaforu kötü bir metafordur. En verimli çalışma saatlerinde, aslında yapmak istemediğiniz işleri yaparak kurtulun algısı yaratmaktadır. Oysaki tekniğin özü, gerçekten etkisi diğer işlere göre yüksek olan ve daha zorlu işlerin öncelikle yapılmasını amaçlamaktadır.
· İş hayatında yoğunluk seviyesi ne olursa olsun, günlük rutinde yenilmesi gereken tek bir kurbağa yoktur. Bu nedenle doğru bir önceliklendirme tekniği ile birlikte, kombine etmeden uygulanması durumunda beklenen verimlilik etkisini sağlamayacaktır.
Elbette ki zaman yönetimi teknikleri yukarıda saydıklarımız ile sınırlı değildir. Aksine denenmiş ve halen uygulanan pek çok yöntem bulunmaktadır. Kullanılan tekniklerin sağlayacağı fayda ise bağlama, projeye, kişiye göre değişiklik gösterecektir. Bununla birlikte zaman yönetimi becerisi, bütün bu teknikleri kullanmadan önce edinilmesi gereken bir yetkinliktir.
Üç özel beceri, zaman yönetimi başarısını başarısızlıktan ayırır: Farkındalık, düzenleme ve adaptasyon.
Öncelikle “farkındalık” parametresini ele alalım. Hiçbirimiz zamanın sınırsız olduğunu düşünmesek de gün içerisinde uğraştığımız işlerin içinde çırpınırken dakikaları ne çabuk tükettiğimizi fark edemeyebiliyoruz. Özellikle de pek çok uygulamadan gelen bildirimler, anlık cevap verme dürtüsü ve tek linkle toplantılara dahil olma kolaylığı nedeniyle çeşitli uyaranlara maruz kalıyor ve odaklı çalışmalarımızı sekteye uğratıyoruz. Bunun doğal bir sonucu olarak odaklı çalışmalarımıza tekrar tekrar döndüğümüzde nerede kaldığımızı hatırlamak için bir çaba ve zaman harcamamız gerekiyor.
Bu duruma sebep olan etkenlerden birinin de multi-tasking olduğunu biliyor muydunuz? Yarım yüzyılı aşkın cognitive science ve multi-tasking üzerine daha yeni araştırmalara dayanarak, multi-tasking yapanların daha az şey yaptığını ve bilgileri kaçırdığı gözlenmiştir. Örneğin uzaktan çalışma sisteminin sağladığı bir imkan olarak, aynı anda hem bir toplantıya katılabilir, hem de arka planda ana çalışmanıza devam edebilirsiniz. Buna karşın multi-tasking konusunda yapılan araştırmalar, uzun süreli hafızanın zarar göreceğini ve yaratıcılığın azalacağını söylemektedir. Çünkü beynimiz milyarlarca nöron ve trilyonlarca bağlantıya sahip olsa da aynı anda birden fazla şeyi yapmakta genellikle acizdir. Beynimiz hangi bilgiyi işleyeceğimizi seçer. Diyelim ki bir konuşma dinlemektesiniz, bu durumda görsel korteksiniz daha az aktif hale gelir. Bu nedenle bir müşteriyle telefonda konuşurken aynı anda bilgisayarınızda çalıştığınızda, kelimenin tam anlamıyla müşterinin söylediklerini daha az duyarsınız.
“Düzenleme” parametresi zamanı etkin bir şekilde kullanmak için hedeflerinizi, planlarınızı, programlarınızı ve görevlerinizi tasarlamak ve organize etmektir. Ancak düzenleme parametresine geldiğimizde ilk odağımız zamanla birlikte enerjimizi nasıl yöneteceğimiz sorusunun cevabı olmalıdır. Enerji kavramını fiziksel ve duygusal enerji olarak iki aşamada inceleyelim. Programımız fiziksel enerjiye odaklanarak başlar. Yetersiz beslenmenin, egzersizin, uykunun ve dinlenmenin insanların temel enerji seviyelerinin yanı sıra duygularını yönetme ve dikkatlerini odaklama becerilerini azalttığı bilgisi neredeyse hiç yeni değil.
İnsanlar duygularını daha fazla kontrol edebildikleri zaman, karşılaştıkları dış baskılardan bağımsız olarak enerjilerinin kalitesini yükseltebilirler. Bunu yapmak için, öncelikle iş gününün çeşitli noktalarında nasıl hissettiklerinin ve bu duyguların etkilerinin daha fazla farkına varmaları gerekir. Çoğu insan, pozitif enerji hissettiklerinde en iyi performans gösterme eğiliminde olur. Beklenmedik zorluklarla karşı karşıya kalan insanlar, genellikle bir gün içinde birçok kez olumsuz duygulara (savaş ya da kaç modu) kayma eğilimindedir. Sinirli ve sabırsız veya endişeli ve güvensiz hale gelirler. Bu tür ruh halleri insanların enerjisini tüketir ve ilişkilerinde sürtüşmelere neden olur. Savaş ya da kaç hali, duyguları da mantıklı ve derinlemesine düşünmeyi imkansız kılar. Kişiler hangi tür olayların olumsuz duygularını tetiklediğini fark etmeyi öğrendiklerinde, tepkilerini kontrol altına alma konusunda daha fazla kapasite kazanırlar.
Enerjimizi dengelemek ilk adım olarak önemliydi, bundan sonrasında ise takvimi etkin bir şekilde düzenleme adımı gelmektedir. Bu noktada elbette hem takvimde zorunlu toplantı katılımlarının hem gün içerisinde düzenli zaman ayırdığımız işler hem de dikkat dağıtıcı unsurların farkında olmak gerekmektedir. Ancak güçlü bir farkındalıkla ve düzenleme becerileriyle kendi zamanımızı yönetebilir hale gelebiliriz. Farkındalık bize mevcut durumda zamanı nasıl ele aldığımızı görmemizi sağlar. Düzenleme ise bundan sonraki süreçte takvimimizi nasıl yöneteceğimiz konusunda kararlar almamız için çeşitli tekniklerden/yöntemlerden faydalanarak doğru zaman organizasyonu için yardımcı olur.
Adaptasyon parametresi de oluşturduğumuz yeni zaman düzenine, takvim organizasyonuna uyum, gerektiğinde öncelikleri değiştirebilmek, odağı bozan anlık dikkat dağıtıcı durumlara uyum sağlayıp tekrar odağa geri dönebilmek ile ilgilidir. Zaman yönetiminde kullanılan tekniklerin çoğunun kırılma noktası da işte tam burasıdır. Çünkü kişiler pek çok kez kendilerine yeni bir düzen geliştirmek amacıyla planlar, programlar yapar. Ancak bir aksilik durumunda ya da yaşanan üst üste plan kaymalarında genellikle motivasyonları düşer, planı esnetmek yerine zamanı doğaçlama yönetmeye devam etmeyi tercih eder.
Peki nasıl sürdürülebilir “Zaman Yönetimi” stratejisi kurabiliriz? Bu sorunun cevabı olarak herkes tarafından benimsenmiş bir teknik önermek, herkese aynı diyet listesini yazmak ile eş değerdir. Dolayısı ile bu kısımda her bireyin kendine özel sürdürülebilir bir strateji kurgulayabilmesi için Harvard Business Review’de yayınlanan “Time Management Is About More Than Life Hacks” makalesinde belirtilen etkin adımları tarifleyeceğiz.
1. Adım: Farkındalık Geliştirme
· En yüksek performans sürenizi bulun. Tipik bir gününüzü üç ila dört zaman dilimine bölün ve bir hafta boyunca, bu zaman dilimlerini en verimli olduğunuzdan en az üretken olduğunuza doğru sıralayın.
· Vaktinizi paraymış gibi değerlendirin. Tipik bir hafta boyunca saatlerinizi nasıl harcadığınızı ayrıntılarıyla anlatan bir zaman bütçesi oluşturun. Zamanı sabit zaman (“yapılması gerekenler”) ve isteğe bağlı zaman (“yapmak istediklerim”) olarak sınıflandırın.
· Zamanı ne kadar gerçekçi değerlendirdiğinizi gözden geçirin. Bir projeyi bitirdikten sonra, ne kadar süreceğini düşündüğünüzü ve gerçekte ne kadar sürdüğünü değerlendirin.
· Şu anda yaptığınız görevlerin gelecekte size nasıl yardımcı olacağını veya zarar vereceğini düşünün (örneğin, bugünün proje görevleri gelecek haftanın görevlerini nasıl etkiler?).
· “Batık maliyet yanılgısından” kaçının. Bir aktiviteye çok fazla zaman harcadığınızı düşündüğünüzde, geri çekilin ve önemini değerlendirin (örneğin, sonucun ne kadar değerli olduğu, biterse veya bitmezse kimlerin etkileneceği vb.). Eğer söz konusu iş artık önemini ve aciliyetini yitirdiyse, onun için ne kadar vakit harcamış olursanız olun, bundan sonraki aşamaya devam etme konusunda ısrarcı olmayın. Konuyu paydaşlarınızla tekrar görüşerek mutabık kaldıktan sonra yola devam edin.
2. Adım: Zamanı Düzenleme Becerisi Geliştirme
· Zorunluluk gerektiren işlere öncelik verin. Görevlerinizi, yapılacaklar listelerinizi ve toplantılarınızı listelemek yeterli değildir.
· “Önemi Vurgulanmamış Aciliyet” etkisinden kaçının. Aciliyet ve önem birbiriyle ilişkili ancak farklı kavramlardır. Acil görevler, anında eylem gerektirirken önemli görevler daha odaklı ve uzun vadeli sonuçlara sahiptir. Hem acil hem de önemli olan işler önce yapılmalıdır.
· Zaman yönetimine bütüncül olarak yaklaşın. Gün içerisinde enerjinizin en yüksek olduğu saatleri, hafta içerisinde en verimli olduğunuz günleri kaydedin. Stratejik açıdan en önemli işlerinizi bu günlerde ve bu saatlerde çözümlemeye çalışın.
· Fiziksel ve duygusal enerjinizi doğru yönetebilmek için etkin molalar tasarlayın. Beslenme düzeninizi, spor aktivitelerinizi zaman planlamanıza dahil edin.
· Bir takvim uygulaması kullanın. Görevler ve randevular için bitiş tarihlerini kaydedin.
· Odaklı çalışma zamanları planlayın. En önemli projelerinize kesintisiz zaman ayırmak için kendinizle takvim randevuları oluşturun.
· Eksik tahmin hatalarını azaltın. Planlar oluştururken, tarafsız birinden (mentorunuz var ise belki ondan isteyebilirsiniz) tahmini süre gereksinimleriniz hakkında geri bildirim isteyin.
· Büyük hedeflerinizin daha küçük ölçekli halini öncelikli olarak deneyin. Çok zor görünen bir hedefe ulaşmak için mücadele ederken, hedefin daha az zor bir versiyonunu belirleyin. Böylece o hedefin ulaşılabilirliğini önceden deneyimlemiş ve test etmiş olacaksınız.
3. Adım: Adaptasyon Becerisi Geliştirme
· “Alışkanlık istiflemeyi” deneyin. Zaman yönetimi davranışlarınızı zaten sergilediğiniz alışkanlıklara bağlayın (örneğin her akşam yemeğine oturduğunuzda günlük ilerlemenizi takip edin).
· Görevler bunaltıcı göründüğünde, ertelemeyi önlemeye yardımcı olmak için 15 ila 30 dakikalık aralıklarla maksimum çaba gösterin.
· Zaman izleyici veya kontrol listesi uygulamalarıyla denemeler yapın.
· “Hatırlatıcı” kullanmaktan çekinmeyin. Hatırlatıcılar, görevin önemini, beklenen kalitesini vb. açıklamakta başarısız olan bir veya iki kelime değil, ayrıntılı açıklamalar veya açıklamalar içermelidir.
· Acil durum planları oluşturun. Planlarınızın olası sonuçlarını özetlerken en iyi durum/ en kötü durum senaryolarını düşünün.
· Zamanı boşa harcayanları azaltmaya çalışın. Rahatsız edilmeyeceğiniz odaklı çalışma için zaman aralıkları oluşturun ve kritik çalışma saatlerinde sosyal medya, Slack kanalları, e-mail gibi anlık bildirimleri sessize alın.
· Plana uymadığınız istisnai durumlar sonrasında planınıza tekrar nasıl geri dönebileceğinize dair bir kural seti belirleyin. Örneğin odaklı çalışma saatiniz ile çakışan anlık önemli bir toplantı daveti iletildi. Bu durumda odaklı çalışma saatini tamamen iptal etmek yerine odaklı çalışma süresini bölerek iki ayrı Pomodoro oturumu olarak ele alın gibi…
4. Adım: Kendiniz İçin En Uygun Teknikleri Seçin ve Stratejinizi Kurgulayın
· Zaman yönetimi için kendinize en uygun teknikleri gözden geçirin. Bu tekniklerin limitli kaldığı durumlarda başka bir teknik ile kombinasyon yapmanın faydasını göz ardı etmeyin. Örneğin Eisenhower matrisi ile ortaya çıkardığınız “Acil ve Önemli” işlere doğru bir şekilde odaklanabilmek için Pomodoro yöntemini kullanmayı deneyebilirsiniz.
· Operasyonel işler ile stratejik işleri ayrı ayrı ele alın. Harvard Business Review’de yayınlanan “Stop Wasting Valuable Time” makalesine konu olan bir araştırmaya göre başarılı olarak tanımlanan şirketlerde operasyonel süreçler ile stratejik süreçlerin ayrı ayrı ele alındığı, toplantılarının dahi farklı organize edildiği gözlemlenmiştir.
· Gündemdeki her maddenin gerçek değerini ölçün. Yapılacaklar listenizde her işin size, projeye ya da şirkete katkısı eşit değildir. Doğru önceliklendirmeyi yapabilmek ancak bu işlerin etki alanını bilmekle mümkündür. Ayrıca tüm bu işlerin etki alanını değerlendirirken risk unsuru açısından da ele almak önemlidir. Yapmadığınız durumda risk yaratacak işleri önceliklendirmemek sizi stratejik bir hataya sürükleyecektir.
· Planlama stratejinizi ve bunun sonucunda ortaya çıkardığınız zaman yönetim planınızı sürekli gözden geçirin. Teoride mükemmel görünen ancak pratikte uygulanması gerçekçi olmayan kararlarınız var ise en kısa zamanda yeni bir düzenleme yapmaktan çekinmeyin.
· Her yeniliğin bir adaptasyon süresi gerektirdiğini unutmayın. Planlama stratejinizde bazı hatalar yapmanız da öngörülemeyen problemler nedeniyle plan dışı hareket etmeniz de normaldir. Önemli olan ana stratejiye bağlı kalmak, aksilikler sonrasında yeniden plana uyum sağlamak olacaktır.
Zaman Yönetimi konusunda bireysel adımlar atılmadıkça içinde bulunduğunuz kurumda zamanı verimli kullanmaya yönelik adımların bir faydası olmayacaktır. Bireylerin zamanı verimli kullanması konusunda ise özetle yukarıda ele aldığımız üç temel yetkinliği kazanmak gerekmektedir; farkındalık, düzenleme ve adaptasyon.
Her şey farkındalıkla başlar. Neye ne kadar zaman harcadığının farkında olmayan kişilerin etkin bir zaman planı yapmasını bekleyemeyiz. Düzenleme yetkinliği ise kişinin kendi yaşamına bütüncül bakabilmesi ile mümkündür. Çünkü takvime sadece matematiksel olarak bakmak yeterli değildir. Kişinin fiziksel ve duygusal olarak enerjisini doğru yönetebildiği etkin zamanları tespit ederek zorlu görevleri bu zamanlara delege etmesi gerekecektir. Adaptasyon süreci ise boyutundan bağımsız her yeni stratejinin zorlandığı, eski konfor alanı ile sınandığı alandır. Zorlukları kabul etmek, sıfır noktasındaki güçlü motivasyonu koruyabilmek, rotadan çıkılan durumlarda tekrar rotaya dönmenin yollarını keşfetmek ise en kıymetli olandır.
Zamanı yönetebilmenin tek bir sihirli yöntemi yoktur. Çünkü denenmiş yöntemlerin verimliliği kişiden kişiye, projeden projeye değişiklik gösterecektir. Zaman odağında en kritik olan kişinin öz farkındalığını edinerek zaman yönetimi yetkinliklerini geliştirerek tamamen kendine özgü zaman yönetim planını hazırlayabilmesidir. Gününüzü, haftalarınızı hatta bütün planınızı etkileyen değişiklikler her daim olacaktır. Buna uyum sağlamak için kullanacağınız kasları geliştirmek ise sizin elinizdedir!
Kaynakça:
https://istanbulbogazicienstitu.com/zaman-yonetimi-teknikleri-nelerdir https://thenextfind.com/pros-cons-of-pomodoro-technique/ https://www.creativitymesh.com/eisenhower-matrix-pros-and-cons/ https://todoist.com/productivity-methods/eisenhower-matrix https://todoist.com/productivity-methods/eat-the-frog https://todoist.com/tr/productivity-methods/pomodoro-technique https://hbr.org/2010/12/you-cant-multi-task-so-stop-tr https://hbr.org/2020/01/time-management-is-about-more-than-life-hacks https://hbr.org/2004/09/stop-wasting-valuable-time https://monday.com/blog/productivity/we-tried-it-eat-that-frog-time-management-technique/
