La prima volta che siamo stati in Lasa Metalli, parecchi mesi fa, l’obiettivo dell’incontro era valutare la sostituzione del sistema ERP. GIPROS ormai aveva fatto il suo tempo, la Direzione Aziendale cominciava a manifestare l’esigenza di sistemi più moderni per monitorare l’andamento aziendale.
Facciamo però un passo indietro: chi è LASA METALLI?
Lasa Metalli spa è stata fondata a Modena nel 1961 con l’obiettivo il fornire un efficiente servizio commerciale alla fiorente realtà artigianale e industriale metalmeccanica modenese, allargando nel corso degli anni il suo raggio d’azione nelle città limitrofe. Specializzandosi su prodotti altamente professionali e di prima qualità, si è sempre distinta per la molteplicità e la completezza della gamma di articoli proposta.Per dare un servizio sempre più qualificato si è creata una struttura composta da più sottodivisioni specialistiche che abbraccia i seguenti settori: acciaio ferroso, acciaio inossidabile, allumino, pannelli coibentati, policarbonati, ferramenta e utensileria professionale, macchine utensili.Negli ultimi anni, infine, proseguendo la politica del servizio e della specializzazione Lasa Metalli ha investito risorse umane e materiali nel fornire semilavorati su misura attraverso lavorazioni aggiuntive di centri servizi, come taglio, spianatura, satinatura etc.
Quando abbiamo parlato per la prima volta della potenziale sostituzione di sistema ERP c’era preoccupazione sul tema, il sistema legacy nei suoi vent’anni di vita si era pian piano riempito di personalizzazioni e ormai aveva perso la sua identità, era diventato un mastodonte di difficile gestione, col quale era difficile assecondare anche semplici adempimenti di legge, se non con un ulteriore strato di personalizzazioni.
Come succede spesso, per capire più chiaramente quali sarebbero stati l’iter e le criticità, di un passaggio che ormai era obbligatorio, abbiamo scelto di procedere con una mappatura dei processi e delle esigenze aziendali.
Abbiamo affiancato per primo l’IT manager e successivamente tutte le funzioni aziendali per osservare il loro modo di lavorare, abbiamo cercato di individuare Lead User e Key User e di ascoltare i loro punti di vista, le loro richieste e anche le loro preoccupazioni. I due elementi che emersero con maggiore forza erano:
1. Mancanza di informazioni e difficoltà operative
2. Paura che qualsiasi altro sistema informatico potesse penalizzare le prestazioni conquistate a colpi di personalizzazioni sul sistema Legacy
Come superare questa situazione?
1) Proponendo un sistema in grado di gestire la complessità operativa di una azienda composta da 5 divisioni, che nel caso di LASA sono caratterizzate da dinamiche estremamente diverse una dall’altra sia a livello di politiche commerciali che di pianificazione.
2) Puntando al massimo sulle prestazioni e sull’ergonomia del sistema, evitando allo stesso tempo di stratificare personalizzazioni, come era successo con il sistema Legacy.
Il primo punto ci sembrava facile, Panthera, la nostra proposta in termini di ERP, è un prodotto che si contraddistingue per una ampia copertura funzionale e allo stesso tempo per la grande flessibilità e modularità.
Come avremmo però potuto garantire velocità, per mantenere l’elevato livello di servizio e contemporaneamente offrire alla direzione molte più informazioni? Come avremmo potuto ridurre il tasso di errori del processo di vendita, limando di conseguenza le attività di backoffice?
Sarebbe stato possibile gestire con la stessa interfaccia un reparto di ferramenta che ha una componente importante di vendita a banco, reparti che movimentano acciaio gestendone tutti gli aspetti di tracciabilità?
Anche su questo fronte Panthera ci offriva un’opportunità: potevamo sfruttare i Web Service REST che ci permettevano di costruire un set di servizi altamente specializzati e di facile realizzazione per interfacciare un sistema esterno sfruttando direttamente le logiche di Panthera in realtime.
Partendo da questa possibilità è nato il Portale Lasa Metalli; una piattaforma modellata sulle esigenze specifiche di ogni singolo reparto con l’obiettivo di far convergere tutte le peculiarità sullo standard Panthera.
Così abbiamo deciso di studiare interfacce specializzate per ogni reparto, in modo da tracciare il processo di vendita ideale per ogni divisione aziendale, creando allo stesso tempo un percorso condiviso e trasversale per gli Agenti.
Abbiamo affiancato gli utenti per alcuni giorni, abbiamo iniziato a misurare i tempi, a mappare le azioni che compiute con maggiore frequenza, ricostruito le sequenze delle interazioni con i clienti e con i colleghi. Poi abbiamo disegnato.
Ne è nato prima un prototipo, testato sul campo, rivisto in alcune sue parti poi ottimizzato. Alcuni mesi dopo è stato rilasciato per la prima divisione di LASA una applicazione web dedicata alla vendita.
Attraverso questa applicazione, gli utenti utilizzano Panthera, con le sue logiche standard, sia in termini di profilazione che di dinamiche di processo, allo stesso tempo seguono un percorso completamente customizzato sulle loro esigenze, progettato per offrire l’informazione giusta al momento giusto e per non richiedere un click o una scelta più del necessario.
“Quando il cliente mi chiede un prodotto ho bisogno di vedere tutti i prodotti analoghi e le loro disponibilità, POI ho la necessità di capire subito il formato e gli ingombri di questo prodotto, POI devo vedere a quale prezzo l’ho venduto nell’ultimo periodo, ALLO STESSO TEMPO voglio anche essere sicuro che il cliente sia attivo e non soggetto ad un blocco amministrativo. Tutto questo, vorrei che fosse possibile semplicemente digitando la ragione sociale del cliente e alcune caratteristiche dell’articolo, senza conoscerne il codice.”
Ora una ad una, anche le altre divisioni di LASA METALLI disegneranno il loro “percorso utente” su Panthera e lo stesso stanno facendo gli agenti.
