Structurer son espace de travail sur Notion
Il existe des milliers d’outils de productivité que l’on utilise au quotidien, que ce soit dans notre vie personnelle mais surtout dans notre vie professionnelle. Cela peut être des outils de gestion de tâches / projets (Trello, Asana, Todoist …), de prise de notes (Evernote, Paper, Google Doc …), de tableur (Excel, Numbers …), et bien d’autres encore. Avec la multiplication de ces outils, on se retrouve souvent avec des documents, fichiers et dossiers rangés à divers endroits et dans différents formats. Pour les moins organisés d’entre nous, cela peut vite rendre notre quotidien bordélique et les informations de plus en plus difficiles à retrouver.
Il y a quelques mois, constatant que nous pouvions grandement améliorer notre organisation et donc notre productivité, nous avons exploré différentes pistes d’outils pouvant nous aider dans cette démarche. Nous sommes rapidement tombé sur Notion, qui se vend comme étant “l’espace de travail tout-en-un”, promettant de se débarrasser de la multitude d’outils pour n’en avoir qu’un seul.
Aux premiers abords, Notion peut donner l’impression d’être un outil très compliqué à prendre en main et à comprendre. Après plusieurs semaines d’exploration et de prise en main des possibilités existantes pour donner vie à une page — entre du texte, des fichiers, des images, des embeds ou même une base de données et ses systèmes de vues personnalisées — nous trouvons peu à peu l’organisation qui nous correspond afin de limiter le nombre de nos outils et de pouvoir être efficace au quotidien, notamment dans la gestion de projets.
Je vais vous présenter ici un aperçu de la façon dont on s’en sert au quotidien chez Simundia.
🏡 1. La page d’accueil
La première chose que nous avons voulu mettre en place c’est une page d’accueil à notre espace de travail, qui soit en tout point ressemblant à une landing de site web. Nous pouvons alors y retrouver tous les éléments utiles et importants à la vie quotidienne de l’entreprise, que ce soit par des liens de pages utiles comme les accès rapides ou les pages dédiées à chaque équipe, mais également un calendrier des évènements à venir, une visibilité sur les projets en cours et un petit trombinoscope.
Pour réaliser les sections des évènements à venir ainsi que les projets en cours, nous avons fait des liens vers les bases de données correspondantes, en paramétrant des filtres pour obtenir des vues synthétiques et limitées dans le temps afin de ne pas surcharger la page et d’afficher l’essentiel des actualités en cours. De cette façon, nous pouvons tous être au courant facilement de ce qu’il se passe actuellement, aussi bien au niveau des évènements qui sont organisés que des projets en cours pour chaque équipe.
Nous venons clôturer notre page d’accueil avec un trombinoscope de l’équipe afin de retrouver facilement des informations sur chacun dont on pourrait tous avoir besoin un jour (n° de téléphone par exemple).
📝 2. Les meeting notes
Nous accordons une certaine importance à la documentation car il est fondamental de constamment garder une trace écrite de tout ce qu’il se dit ou se fait. C’est pour cette raison que nous avons un espace dédié aux prises de notes de réunions. Que ce soit des réunions au sein d’une équipe ou entre plusieurs, nous prenons l’habitude de toujours tout noter. De cette façon, chacun peut consulter ces notes quand il veut et/ou en a besoin. Cela permet également de ne pas créer de malentendu et de faire en sorte qu’on ait tous les mêmes informations.
🎯 3. Les pages d’équipes
Toutes nos pages équipes sont construites de la même façon :
- Des pages de documentation, spécifique à chaque équipe (missions / guides / process / organisation …).
- Les meetings notes — avec une vue filtrée en fonction de l’équipe.
- Un trello, à la fois pour l’équipe entière, mais également avec des vues individuelles pour que chacun puisse s’y retrouver facilement.
Pour le trello, nous avons une base de donnée globale qui contient tous les projets et les tâches de chacun, puis chaque équipe à son propre trello grâce à une vue filtrée au sein de sa page.
🗂 4. La gestion de projet
La gestion de projet est sans doute la partie où ça à été le plus compliqué de trouver une bonne organisation sur Notion. Chaque personne ayant sa propre façon de gérer et prioriser ses tâches, que ce soit sur Trello, Todoist, ou d’autres outils encore, il a fallu trouver un moyen pour structurer un projet, avec ses tâches et ses deadlines, de la meilleure façon possible afin d’avoir une utilisation optimale de la part de tout le monde.
Nous avons alors fait un template de page de projet contenant des propriétés de base telles que les personnes et pôles concernés, la deadline, l’état du projet, son niveau de priorité et ses tâches associées. C’est également à cet endroit que nous mettons le brief complet. Je pourrai vous détailler dans un prochain article comment créer des templates de pages pour profiter au mieux de ces fonctionnalités qui rendent notre vie plus simple au quotidien.
Nous pourrons retrouver ensuite le trello du projet. Afin de faciliter la lecture et de suivre l’avancée des tâches facilement, nous les avons divisées en deux vues séparées. La première liste les user stories du projet, qui sont les grandes fonctionnalités que l’on va réaliser et qui demandent l’intervention de plusieurs personnes et / ou pôles. La deuxième est une vue sous forme de board trello de toutes les tâches détaillées et individuelles qui sont rattachées aux user stories juste au-dessus. Cela permet d’avoir à la fois une vue pour suivre l’avancée de chaque tâche individuellement, mais également de savoir rapidement où on en est dans l’avancée des grandes fonctionnalités du projet.
Pour conclure, je dirais qu’il n’est jamais facile d’introduire un nouvel outil dans l’organisation d’une entreprise. Il faut toujours du temps pour que chacun s’y habitue, prenne l’habitude de l’utiliser et bien-sûr constater si ce dernier à réellement un impact positif sur notre flux de travail et notre productivité. Au fil des mois et à force d’utilisation, nous constatons au quotidien la plus-value de Notion vis-à-vis de l’organisation et de la fluidité des informations entre tout le monde. Fini de passer des heures à chercher à droite à gauche le fichier ou l’information que l’on cherche, sans savoir dans quel outil il se trouve, quasiment tout est au même endroit désormais : sur Notion.
Au long de cet article, que j’aurai pu pousser beaucoup plus loin, je vous ai présenté la façon dont on s’en sert, mais la force et la puissance de ce outil sont sa flexibilité et sa capacité à s’adapter aux besoins de chacun. Avec un peu de doc et en explorant toutes les possibilités, tout le monde peut trouver la meilleure façon de s’en servir et en faire son allier du quotidien.
