Productividad personal

Singular Factory
Nov 8 · 4 min read

Miami — West Palm Beach

Siempre he estado muy interesado en todo lo referente a la productividad personal. Cómo maximizar el tiempo que dedicas a tu trabajo, ya sea colectivo o personal, es algo que creo que puede marcar la diferencia en todos los niveles.

Me voy a permitir este mes compartir un par de hábitos que he ido aprendiendo y desarrollando. Seguro que cada uno tiene los suyos y ha sabido adaptar su día a día para mejorar personal y profesionalmente. Los que aquí destacaré, son el fruto de mi propia experiencia, de haber leído mucho al respecto y sobre todo de haber leído la experiencia de otros.

Por mucho que lo intentemos, nos somos multitarea. Como mucho seremos buenos cambiando de tarea, que no es lo mismo.

- Comenzamos con un tópico: FOCO

Este es uno de los buenos. Hay muchos argumentos para apoyar esto y cualquier inversor mínimamente experimentado hará esta pregunta y además será una de las primeras ¿dónde está tu foco ahora mismo? ¿Estás al 100% en lo que realmente te aporta valor a tu proyecto?

Por mucho que lo intentemos, nos somos multitarea. Como mucho seremos buenos cambiando de tarea, que no es lo mismo.

Tener foco es algo que creo que todos sabemos, pero que muy pocos son capaces de conseguir. Esto está muy muy relacionado con el famoso saber decir “no”. Lo cual, además de ser otro tópico, es muy complicado de conseguir, al menos sin dejar cadáveres en el camino.

- El INBOX del correo. Spark.
Hay dos tipos de personas. Los que el INBOX de su correo electrónico representan tareas pendientes de realizar. Con lo que han de ordenar, eliminar o catalogar todos esos correos. Y los que tienen miles de correos electrónicos en la bandeja de entrada.

Yo soy de los primeros. Y además uso un cliente de correo llamado SPARK (hay varios que tienen estas funcionalidades) que me permite, entre otras cosas, enviar mensajes a un lugar de espera hasta que defina el momento para ser gestionados y programar el momento en el que un determinado correo será enviado. Aunque lo haya escrito con horas o días de antelación. Estas dos características convierten el correo en una potente herramienta de productividad.

-Los mensajes en el móvil.
En realidad otra vez todos conocemos este problema de distracción y todos conocemos la solución. Pero quizás esto ayude a hacerlo poco a poco. Lo más importante es quitar las notificaciones. Somos nosotros quienes elegimos lo que hacemos con nuestro tiempo, no el móvil. Pasa a las personas importantes de tu vida a otra aplicación de mensajes poco conocida, hay miles (incluso los SMS) y quita las notificaciones de las más famosas. Educa a las personas con las que interactúas a no esperar una respuesta inmediatamente. Consulta cada 2 ó 3 horas esas aplicaciones y sé feliz.

Los mensajes laborales importantes o que se puedan contestar rápidamente, los recibo en la app de mensajería WeParrots que unifica todas las comunicaciones en una única plataforma fácil de usar. SI puede ser un WeParrots, que no sea un email.

- Reuniones con el equipo o clientes.
Esta es nuestra regla. La que intentamos cumplir a duras penas en el equipo:
1 diaria, de máximo 30 minutos. A primera hora de la mañana. Presencial o en videoconferencia. Con un orden del día que se va construyendo a lo largo del día anterior.
1 semanal. De unas dos horas. Igualmente preparada previamente con un orden del día confeccionado colectivamente mediante una herramienta en la nube (hay varias, el problema nunca suele ser la herramienta).
2 días a la semana y solo durante medio día reuniones internas y/o con clientes. Solo los martes y jueves hay reuniones. Lunes, miércoles y viernes tenemos que defenderlos como sea para tener el tiempo de sacar adelante nuestros propios objetivos. INCLUSO la reunión semanal con el equipo es un martes.

El teléfono es un invento de hace dos siglos. Y es algo que te interrumpe sin importar lo que estés haciendo.

Aunque hablaremos de los correos electrónicos, esta es la regla:
SI NO ES REALMENTE URGENTE NUNCA SE LLAMA por teléfono. El teléfono es un invento de hace dos siglos. Y es algo que te interrumpe sin importar lo que estés haciendo.
Si es importante, un mensaje.
El resto son correos pero, aún así, si puede comentarse en una reunión diaria, ahórrate el correo y espera. Y si esta puede esperar a la reunión semanal, mejor que mejor. Entre todo el equipo irán ajustando y reflexionando sobre la importancia de cada tema y su canal adecuado.

Recuerda que mucha información es ruido.

- Pomodoro y OKR

Para finalizar, y habiendo mucha literatura en Internet sobre ellos, existen dos metodologías para conseguir objetivos que funcionan muy bien.

La técnica de pomodoro. Que básicamente se basa en poner alarmas de ciclos de 25 minutos de trabajo seguido y concentrado en algo concreto. Con periodos de descanso de 5 minutos y de 15 cada 3 ciclos de 25 y 5 minutos.

OKR. Una metodología basada en plantearse objetivos a medio-largo plazo y no hacerse trampas al solitario. Marcando junto al objetivo, métricas básicas para confirmar que se van consiguiendo o no. Sin engaños.

La gestión de la productividad es algo en lo que estoy convencido que todos deberíamos invertir algo de tiempo en leer, aprender e intentar aplicar.

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