究竟總召該扮演什麼樣的角色？這是我從跳坑前到年會結束後就一直在思考的問題。
我覺得我很幸運，今年各組都能把各自組別的事情處理得很好，年會要做的所有重要事情也都分配在各組的任務當中。其實我除了主持籌會之外，好像就沒有事情要做了。隨之而來的問題是：當我不需要做任何事情時，我應該做什麼？
一方面我可以選擇什麼都不做，相信各組都能妥妥得按照時間規畫完成所有事情，只是可能年會前一周才會發現失大火了。另一方面也可以深入參與各組的事物，緊迫盯人，但可能會讓人覺得我管太多而失去做事情的動力。
究竟總召組的定位是什麼？與其他組別的關係是什麼？這題在年會剛開始一個月時有和 Camel 用文字討論過：
— — 來自 2023/09/20 總召組會議記錄 — -
我中午的時候在想總召組與籌會的定位，我覺得總召組最重要的任務是幫助各組成功，讓他們完成他們想要做到的事情。我覺得在籌備前期重要的是知道各組想要做什麼樣的事情，以及他們大概的時程安排，我們的角色是幫助他們執行任務，提供他們需要的資訊，協助不同組別間的交流。
這樣在確認各組籌備時程之前，我們要先知道各組想要做的事情是什麼。而且我們關注的應該是重要的產出什麼時候出來。所以我的想法是之前要大家填的籌備時程表當做讓大家進入狀況的暖身，一籌時要大家列的是各組的重要時程安排 (或是叫 milestone? 雖然我不確定他是甚麼意思)。我想像的 milestone 是可以明確地說這個是在進行中或是結束的任務。比方說比起規劃報到動線，完成報到動線手冊是比較好的 milestone。等一籌大家列出重要的 milestone 並列出預計完成的時間之後，就算是確認籌備時程 (不需要知道細節做什麼)。不過各組 milestone 是可以隨時間修改的，畢竟現在很難預估一月二月會發生什麼事情。
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雖然最後各組的 milestone 是我和 Camel 自己列的就是了，但反正在籌備過程中，我自己定位總召最重要的任務是知道這個月 SITCON 在衝刺哪些 milestone，以及讓大家知道這些 milestone 目前進度如何，完成到哪裡。
或許有人會好奇，既然有讓各組列出組別內的任務開始與結束時間，為甚麼不直接看甘特圖追進度就好，還要分出一個大家都不太確定是什麼意思的 milestone？
確實看籌備時程表追進度是一個好方式，但看那個總共有 140 列的籌備時程表，很難抓出有什麼任務是沒有被列到的。相對的如果是抓要完成什麼重要的事情 (像是開始徵稿)，我可以提前在腦袋中想要完成這個事情需要做哪些前置準備，以及對應的組別目前有沒有安排這項任務。如果發現沒有的話就能防範於未然，同時也確保各組都有 output 與 outcome，不至於做了三個月，投入很多時間在瑣碎的事情上，而忽略了重要的任務。
抓出 milestone 的另一個好處是在每周的重點整理時，不用一直費力地去想我該寫什麼東西，只要照著 milestone 的項目列出各項的進度，標註其他組別應該知道的東西，以及提醒重要的時程，就可以快速的讓大家知道籌備的狀況。雖然我不知道大家有沒有看，不過至少我在寫的時候有幫助我回顧這周 SITCON 發生了什麼事情，以及接下來要注意哪些事情。
至於什麼是 milestone 呢？里程碑這個詞雖然大家都可以理解，不過究竟什麼東西算是里程碑，顆粒度要抓多大是當時在和 Camel 討論時有點苦惱的事情。這種概念性的詞語最怕彼此的理解與想像不一樣，討論的時候在那邊雞同鴨講XD 但是他的準確定義是什麼，對年會來說其實幫助不大，重要的是如果每個月 SITCON 只能專心地做三件事情，那會是什麼？然後把這三件事情的 output 或 outcome 寫下來，大概就是不錯的 milestone 了。
好啦，其實會寫這些是因為在上周年會覆盤會議後，長達六個月的籌備時間終於結束時，轉頭看旁邊也籌備了三四個月的 SITCON 黑客松似乎…沒什麼改變？所以今天就盯著黑客松的總召們把剩下四個月的 milestone 寫下來，只是忘了跟他們說這個的功用是啥，所以就寫了一下 。
