Talento + Metodo + Cultura. Scalare il miglior team di Experience Design d’Italia.
Scalare per essere il miglior team di Experience Design in Italia, portando quindi alto valore su numerosi progetti complessi, richiede un lavoro costante di retrospettiva, confronto e responsabilità condivisa.
L’affermazione del titolo è certamente arrogante, ma è la sintesi della domanda che ci siamo fatti in studio quando abbiamo iniziato a scalare da 35 a 120 designer in tre anni:
Come si può scalare per cultura e qualità il miglior team distribuito di Experience Design su tutto il territorio Italiano?
Mi piacerebbe condividere come abbiamo agito, cosa sia stato necessario fare e tenere sotto controllo e di quali pratiche ci siamo dotati non solo per mantenere alta la qualità, ma anche per mantenerla identica in tutte le sedi in cui Sketchin lavora.
Un po’ di storia: dalla stanzetta a 5 studi
Sketchin è nata quattordici anni fa nel mio piccolo studio, a Lugano, e da allora ha operato dalla Svizzera verso il resto dell’Europa con l’obiettivo principe di dare forma ad esperienze in grado di superare le aspettative delle persone. È stato un lavoro duro che ci ha portati ad avere 5 studi su 4 nazioni e passare da un solo designer — me — a 120.
Nella prima parte della nostra storia, abbiamo dovuto concentrarci sulla dimensione metodologica: come perfezionare tecniche e metodi per lavorare sempre ad alta qualità. Abbiamo creato il nostro metodo di design, lo abbiamo testato, demolito ed evoluto fino ad una configurazione che, per ora, ci soddisfa.
Poi tre anni fa, consolidato l’aspetto precedente, abbiamo programmato un percorso di crescita volto a scalare su tutto il territorio italiano, anche grazie alla partnership con Bip. Abbiamo aperto uno studio a Milano — prima in un coworking e poi in spazi esclusivamente nostri — per essere più vicini ai nostri clienti sul mercato italiano e poter così rispondere meglio ai loro bisogni. Abbiamo capito che, per essere davvero efficaci ed essere in grado di guidare l’evoluzione, è necessario lavorare in stretta collaborazione con i nostri clienti: si va molto più spediti è vero, ma la cosa più importante è che, lavorando gomito a gomito, è possibile trasmettere la cultura del design a quanti lavorano con noi.
Nel frattempo abbiamo aperto un altro studio a Roma, che ora ospita circa 20 persone e consolidato un associate network su tutto il territorio.
Oltre il talento: la ricetta per scalare in qualità
La crescita ci ha portato ad assumere in tre anni circa 70 persone tra i migliori professionisti in Italia, passando da 45 persone a 116.
È stato necessario progettare un processo di assunzione distribuito, condiviso, partecipato ed equo.
Sono i designer stessi a selezionare i propri colleghi, a seguire la prima parte di selezione dei curricola che ci arrivano, a assegnare le prove pratiche per valutare le competenze dei candidati e a condurre il primo livello di colloqui. Solo superato questo passaggio, si può proseguire nel processo di selezione.
La selezione è stata feroce: abbiamo assunto circa il 2% di tutte le persone che si sono candidate. Siamo consapevoli di avere sottostimato circa il 3% delle candidature e di aver privilegiato soprattutto profili senior. Ma l’abbiamo fatto consapevolmente: in una fase di forte crescita come quella che abbiamo vissuto, è importante investire sulla tutela e conservazione della cultura dello studio.
Per questo abbiamo preferito assumere persone con skill tecniche di design consolidate, che non avessero bisogno di formazione in questo senso — come nel caso di profili più junior -, e che potessero essere socializzate soprattutto alla dimensione metodologica e culturale che contraddistingue Sketchin.
La vera sfida è mantenere costante la cultura, il metodo e le operations dello studio distribuito, in ogni luogo in cui questo lavora. Per questo non è sufficiente assumere il talento. In fondo, un team è più della somma delle sue parti.
Proviamo a esplorare tutte le dimensioni di cui si compone questa matrice
Cos’è per noi un team
Prima di proseguire, è meglio fare chiarezza su cosa si intenda con la parola “Team” in Sketchin. Un team è composto da 6 persone e permette di gestire fino a 3 stream progettuali, dette pipe (unità minima di un team, composta da 2 designer). Ogni team è autoconsistente, autonomo, indipendente e multidisciplinare. Ogni team è composto da: un service designer, un visual designer, tre designer ibridi, un eventuale praticante e si possono aggiungerefino a 2 persone di supporto temporaneo provenienti da Sketchin o dall’esterno
Scalare le pratiche
La distanza da un punto centrale, e la crescita, fanno si che il rischio di sviluppare metodologie e sottoculture sia altissimo. Per questo tutte le sedi di Sketchin e tutti i team lavorano secondo pratiche analoghe. Certo, ogni team ne adotta di proprie, ma non stravolge quelle che vengono decise, piuttosto le specificità di ciascun team sono lo spunto per migliorare costantemente le pratiche di tutti.
Armonizzare le pratiche di tutti i team, su tutte le sedi, permette alle persone di acquisire un metodo di lavoro comune e quindi di poter cambiare team o unirsi ad un’altra unità senza stravolgere il proprio modo di lavorare e anzi, facilitando l’acquisizione delle pratiche da parte dei nuovi arrivati.
A tutela delle pratiche abbiamo introdotto due gruppi di persone: il team dei coach e le figure degli enabler che agiscono come una sorta di emanazione dei coach all’interno di ogni team di design.
Coach
I Coach aiutano Sketchin a coltivare ed evolvere la propria cultura e supporta le persone ad agire nel rispetto dei valori dello Studio, della cultura Agile e delle esigenze di Business. I Coach, garanti del miglioramento continuo, mantengono un costante livello di ascolto verso le persone e i Team di cui fanno parte, permettendo loro di focalizzare i loro margini di miglioramento e supportandoli nel percorrere il cammino per colmarli. L’operato di un Coach è orientato a mantenere un equilibrio sano tra il benessere delle persone, del metodo e del business.
Enabler
In ogni team è presente un “enabler”, un designer che ha la responsabilità di facilitare l’esercizio delle pratiche e di un continuo miglioramento e che concilia le iniziative e le cerimonie di Sketchin con le attività del proprio team. Si occupa di osservare e gestire eventuali problematiche interne al team, coordinandosi con i coach e richiedendone supporto in caso di necessità.
Linea di design distribuita
La linea di design dello studio non discende in modo monolitico da me per essere poi diffusa in tutti i team su tutte le sedi, ma è un processo collettivo e partecipato che vede coinvolto tutto lo studio attraverso un organo collegiale, il Design Council, e viene tutelata all’interno dei team dai Design Director e dai Lead Designer.
La linea di design è un processo collettivo e partecipato che vede coinvolto tutto lo studio
Design Council
Questo gruppo raccoglie persone da tutti gli studi e, ogni due settimane, si riunisce per un momento di confronto e discussione sull’esperienza di design maturata nella gestione dei progetti e nel contatto con gli stakeholder così da definire il nuovo modello operativo, nuove pratiche e raffinare costantemente la visione di Sketchin, riportandola poi all’interno dei singoli team.
Design Director
Il loro compito è definire l’approccio e la visione esperienziale del progetto. Hanno la responsabilità di sviluppare la proposta per il cliente e condividere la visione progettuale di Sketchin con tutti gli stakeholder coinvolti.
Il Design Director stila le attività del team governandole attraverso il backlog e indica gli outcome necessari lasciando i designer liberi di definire l’approccio e i deliverable, controllandone però la qualità.
Lead designer
Sono designer senior e qualificati con il ruolo specialistico di facilitare il percorso operativo del team su un progetto o su uno stream progettuale.
I lead designer sono detentori della conoscenza sulle pratiche operative utilizzate in Sketchin e assicurano la comunicazione e la gestione tra i referenti operativi del cliente e il proprio team di design.
Garantiscono che il team stia svolgendo tutti i compiti in modo metodologicamente corretto e impostano il lavoro sull’iterazione raffinando e dettagliando il backlog, segnalano infine eventuali criticità allineando i director sull’andamento del progetto.
Gestire il portfolio in modo unitario
Abbiamo deciso di gestire il portfolio progetti in modo unitario in approccio Kanban, durante una cerimonia settimanale specifica in cui le opportunità, i progetti in partenza e le necessità dei progetti in corso vengono affrontare e gestite.
La Project Review è il momento in cui i Director e un rappresentante per ogni Team discutono sull’andamento dei progetti in essere, presentano i progetti in partenza che i team possono “pullare” e le necessità di business development che necessitano del supporto di un team nell’iterazione o nelle iterazioni successive.
Questa cerimonia permette di avere una visione condivisa e collettiva dello stato delle attività, dell’occupazione dei team, del tipo di progetti e del loro andamento. Anche a livello superficiale, tutti sono informati su quali progetti è impegnato lo studio e delle necessità specifiche di ciascun team.
Cultura, cultura e cultura
Due anni fa, sulla spinta dell’ipercrescita, ci siamo resi conto di come la dimensione culturale fosse fragile e avesse bisogno di attenzioni specifiche: eravamo tanti, molti del team non si erano mai nemmeno visti di persone, le differenze tra gli studi cominciavano ad essere evidenti. Il pericolo che tutto si sfasciasse era reale e concreto.
La chiave per mantenere integra l’intera costruzione è la cultura dello studio che va difesa, ribadita e vivificata in modo regolare.
Per questo abbiamo deciso di chiuderci tre giorni insieme e condividere: parola, volti, idee, pratiche e metodi. Era questo lo scopo principale dello YaRRR. È vero che tre giorni nella bellissima cornice di Villa Erba non sono sempre possibili, ma momenti di effervescenza culturale come è stato lo YaRRR invece si.
Per questo, ogni tre mesi, abbiamo un momento simile — di scala inferiore — in cui però ci occupiamo delle medesime cose: rinsaldare i valori che definiscono lo studio e i legami tra le persone.
Coltivare il talento
Ora che abbiamo consolidato la cornice culturale dello studio, possiamo tornare ad occuparci in modo sistematico della crescita individuale dei singoli designer.
Per questo stiamo conducendo un lavoro di censimento e valutazione di tutte le skills di ciascuno di noi, valutando non solo il livello di competenza, ma anche le aspettative di ciascuno.
Questo lavoro permetterà di predisporre, grazie all’aiuto dei Coach, un percorso formativo ad hoc per ciascuna persona e di fissare degli obiettivi di crescita quantificabili e misurabili per ciascuno di noi, secondo il metodo degli OKR.
Lo scopo è, evidentemente, quello di bilanciare le competenze di ciascun team nei confronti degli altri.
Talento per metodo per cultura
Mantenere integra la struttura dello studio e dei singoli team ed essere così i migliori su larga scala richiede quindi un lavoro costante di confronto, retrospettiva e condivisione della responsabilità. Quella che emerge è una matrice a tre dimensioni fatta di talento, metodo e cultura.
Nello spazio che questi tre assi definiscono c’è la qualità che Sketchin è in grado di offrire.
